Mit schlanken Geschäftsabläufen sparen Unternehmen Geld. Beim Process Mining identifizieren Prozessarchitekten Ineffizienzen. Die anschließende Prozessoptimierung senkt Kosten und schöpft Potenziale bestmöglich aus.
Im Tagesgeschäft bleibt Unternehmen nur wenig Raum, ihre Geschäftsprozesse zu analysieren, Optimierungspotenziale aufzuspüren und umzusetzen. Eine fundiertes Process Mining und das anschließende Optimieren macht den Ressourcenverbrauch messbar, die Erfolge sichtbar und trägt zum Geschäftserfolg und zur Wettbewerbsfähigkeit bei.
Eine Prozessanalyse ermittelt die Prozesskosten, indem sie den Ressourcenverbrauch quantifiziert. Berücksichtigt werden dabei direkte Kosten wie Arbeitszeit und Material und darüber hinaus indirekte Kosten, die etwa aufgrund von Fehlern oder Wartezeiten entstehen. Durch die detaillierte Analyse und das anschließende Optimieren von Geschäftsprozessen lassen sich Engpässe, die Verschwendung von Ressourcen oder ineffiziente Abläufe aufdecken und beseitigen.
Unternehmen aller Größen und Branchen
Sinnvoll ist dieses Verfahren für Unternehmen aller Branchen und Größen, von kleinen Start-ups bis hin zu großen Konzernen, beispielsweise im Finanzsektor, im Versicherungswesen, im produzierenden Gewerbe oder im öffentlichen Sektor. Überall verbinden Unternehmen Einzeltätigkeiten zu Prozessen, um bestimmte Ziele zu erreichen.
Um Effizienz und Leistungsfähigkeit zu steigern, analysieren und optimieren Prozessarchitekten Abläufe in verschiedenen Feldern, etwa in der Produktentwicklung, Beschaffung, Produktion, im Vertrieb, Kundenservice oder Finanzmanagement. Sowohl operative als auch unterstützende Prozesse sind Gegenstand der Analyse. Im Fokus stehen sowohl komplette End-to-End-Prozesse, wie beispielsweise Order-to-Cash als auch einzelne Teilprozesse.
Ergebnisprotokolle und Simulationswerkzeuge
Bei der Prozessanalyse kommen verschiedene Methoden und Tools zum Einsatz, darunter Prozessmapping, Interviews mit den Beteiligten, Datenanalyse, Künstliche Intelligenz für eine bessere Entscheidungsfindung und Vorhersage zukünftiger Entwicklungen, Prozesssimulation und Benchmarking. Spezialisierte Software bildet die Visualisierung und Modellierung ab und leitet das Automatisieren von Prozessen.
Mit Ereignisprotokollen (Event Logs) aus IT-Systemen, wie SAP, lassen sich die tatsächlichen Abläufe von Geschäftsprozessen analysieren. Im nächsten Schritt gibt das Process Mining Empfehlungen für konkrete Verbesserungsmaßnahmen. So lassen sich versteckte Probleme, wie etwa Lieferengpässe oder Qualitätsprobleme aufdecken. In der Business-Process-Management-Software, wie etwa SAP Signavio und dessen Prozess-Simulationstool, lassen sich Kennzahlen für Prozesse hinterlegen, um gezielt Kosten- und Ressourcenverbräuche zu simulieren.
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Transparenz, Effizienz und Change Management
Die Kombination aus Process Mining und Process Management bietet Unternehmen an fünf Stellen Vorteile:
- Transparenz: Hierdurch lassen sich effiziente und reproduzierbare Prozesse erreichen.
- Messbarkeit: Kennzahlen unterstützen die optimale Steuerung und kontinuierliche Verbesserung der Prozesse.
- Moderne Prozessorganisation unterstützt die rasche Umsetzung von Ideen in konkrete Verbesserungen.
- End-to-End-Prozesse sind die Basis für das Realisieren des Digitalisierungspotenzials im Unternehmen.
- Integriertes Change Management: bezieht Mitarbeiter in die digitale Transformation ein.
Externe Expertise zur Unterstützung bei der Prozessoptimierung
Für Unternehmen kann es sinnvoll sein, für die Prozessoptimierung externes Fachwissen hinzuzuziehen. Bei der Auswahl der passenden IT-Prozessberatung sollten Unternehmen darauf achten, dass die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Beratung während des Prozessanalyse- und Optimierungsprojekts auf einer engen, partnerschaftlichen Kooperation basiert, um die aktuellen Prozesse zu durchdringen. So kann man gemeinsam eine effektive Strategie entwickeln, Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungspotenziale bestmöglich auszuschöpfen.
Die Analyse und das Optimieren der Prozesse umfasst idealerweise die folgenden Schritte:
- Definition von End-to-End-Prozessen, Verantwortlichen und Process Owners.
- Identifizieren von Risiken und Schwachstellen und Ermitteln von Optimierungspotenzialen mittels Bewertungsmetriken, zum Beispiel auf Basis von Prozessschritten, Prozesssequenzen oder Durchlaufzeiten.
- Bewerten der Kritikalität von Prozessen für die Geschäftsabläufe.
- Erstellung einer Digitalisierungsroadmap mit priorisierten Maßnahmen.
- Umsetzung der Digitalisierungsmaßnahmen.
- Gewährleistung einer nachhaltigen Organisationsentwicklung durch das Etablieren von Kennzahlen, um die kontinuierliche Verbesserung zu steuern.
Wichtig sind regelmäßige Kommunikation, Schulungen und Workshops, mit denen die IT-Prozessberatung die Mitarbeiter des Unternehmens von Anfang an in das Projekt einbindet, um maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln und nachhaltige Verbesserungen zu erzielen.
Ein fundiert umgesetztes Prozessmanagement steigert Effizienz, Transparenz und Flexibilität, senkt die Kosten und schafft Chancen, neue Geschäftsmodelle zu erschließen. Unternehmen evaluieren damit ihre Arbeitsabläufe kontinuierlich, steigern ihre Profitabilität und sichern zudem ihre Wettbewerbsfähigkeit. Jf
Der Autor
Martin Hinz ist CEO und Mitbegründer der ConVista Consulting AG.
