Den Digitalisierungsschub aus der Coronapandemie richtig nutzen: Das ist sicher ein erklärtes Ziel vieler Unternehmen. Denn auch wenn einiges trotz oder gar wegen Homeoffice und Co. schneller und effizienter wurde – in anderen Bereichen sind alte Schwachstellen erst so richtig sichtbar geworden. Einer dieser Bereiche ist der Rechnungs- und Belegeingang. | Kurzinterview mit Tim Roßky, Experte für eInvoicing und digitalisierten Belegaustausch
Recht sicher kennen Sie eines dieser Probleme auch aus Ihrem Unternehmen: Belege werden weder von einer zentralen Stelle versendet noch empfangen. Sie trudeln sowohl in Papierform als auch als E-Mails im Unternehmen ein und nehmen auch schwer nachvollziehbare Wege, wenn sie das Unternehmen verlassen. Bisweilen müssen die Daten der Rechnungen sogar noch per Hand abgetippt werden, damit sie vom eigenen Abrechnungssystems verarbeitet werden können!
Und über allem hängt das ungute Gefühl, den gesetzlichen Verpflichtungen zum Beispiel in Sachen Datenschutz so nicht im Ansatz gerecht zu werden…
Was sind die Ursachen für diese vielen, zeitraubenden Abläufe im Arbeitsalltag, wie haben sie sich eingeschlichen? Und wie lassen sie sich am smartesten lösen? Dazu sprechen wir im Folgenden mit Tim Roßky. Der Dokumenten- und Belegmanagement-Experte hat sich intensiv mit dem Phänomen befasst. Und bestätigt: Bei zahlreichen Unternehmen haben sich spätestens im Homeoffice der letzten Monate Arbeitsabläufe herausgebildet, die weder sinnvoll, noch sicher oder gar „compliant“ sind.
Matthias Haupt: Herr Roßky, wie gut meistern denn Unternehmen aktuell den Bereich Rechnungseingang?
Tim Roßky: Wenn es um Rechnungen geht, herrscht in vielen Unternehmen Chaos. Und sie stehen alle vor den gleichen Herausforderungen: Statt Belege möglichst effizient digitalisiert zu empfangen und zu verarbeiten, hapert es schon an den einfachsten Absprachen zwischen Abteilungen und innerhalb der Verarbeitungsprozesse. Das verschlingt unnötig Geld und Zeit.
Matthias Haupt: Sie haben mit Ihrem Experten-Team die größten Herausforderungen beim Rechnungseingang auf den Punkt gebracht. Konnten Sie auch universelle Lösungen finden?
Tim Roßky: Unsere Strategien bieten sich besonders für die Kosten- und Prozessoptimierung von Unternehmen mit über eintausend Eingangsrechnungen oder anderen Belegen pro Monat an. Prinzipiell aber können sie zu großen Teilen von Unternehmen mit geringerem Belegeingang sehr gut übernommen werden!
Von einer „digitalen Supply Chain” in der Rechnungsverarbeitung sind fast alle Unternehmen, ob groß oder klein, ja noch weit entfernt. Unsere Ansätze sind daher sehr praxisnah.
Matthias Haupt: Welche Herausforderung beim Rechnungseingang würden Sie als die größte bezeichnen?
Tim Roßky: Dass die automatisierte Verarbeitungskette schon so früh reißt. Denn oft kommen Rechnungen in den verschiedensten Formaten und Abteilungen im Unternehmen an – und das Chaos ist ab da vorprogrammiert. Zwei kurze Tipps sind hier der Schlüssel zur Effizienz: Digitale Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen dürfen nur noch in einem zentralen korrekten Postfach ankommen, beziehungsweise müssen von den MitarbeiterInnen dorthin weitergeleitet werden. Automatisierte (in Copy) Weiterleitungsregelung für dezentral eingehende E-Mails mit eindeutigen Schlüsselbegriffen wie „Rechnung“ oder „Invoice“ im Betreff können dabei unterstützen.
Und Zweitens: Für die wirklich Unbelehrbaren müssen echte Anreize geschaffen werden, Rechnungen nicht mehr zu faxen oder per Post zu schicken – zum Beispiel das Versprechen, dass digitale Belege deutlich schneller bearbeitet werden.
Matthias Haupt: Das klingt tatsächlich handfest und nicht nach „Digitalisierung um jeden Preis“…
Tim Roßky: Richtig. So lässt sich mit minimalem Aufwand eine ganz konkrete Hürde schon zum Start der Prozessabläufe überwinden. Doch weil die verschiedenen Formate, in denen nicht zuletzt auch digitale Belege bearbeitet werden müssen, ein echtes Problem sind, raten wir spätestens ab hier zu moderner Technik. Schon bei einem mittleren Belegaufkommen lohnt es sich kaum noch, dabei auf das “händische Abtippen” zu setzen, das sehr fehleranfällig ist.
Bauen Sie stattdessen auf so genannte OCR-Technologie, der „Optical Character Recognition“ (deutsch: Texterkennung)! Damit können Dokumente zügig erfasst und für die weiteren Kreditorenprozessschritte verfügbar gemacht werden. Mithilfe von Künstlicher Intelligenz verbessern sich gute Systeme über die Zeit wie von selbst.
Matthias Haupt: Ist das auch für Mitarbeiter umsetzbar, die sich mit Technik kaum auskennen?
Tim Roßky: Ja. Gerade damit innerhalb aller Abteilungen Belege korrekt weitergeleitet und eingereicht werden können, muss der einheitliche Prozess vor allem einfach sein – oder eben vereinfacht werden. Die Erfahrung hat gezeigt, dass Scan-Apps dafür eine äußerst praktikable Lösung sind. Sie führen dazu, dass auch persönlich übergebene Rechnungen ohne großen Aufwand direkt vor Ort digitalisiert werden können.
Matthias Haupt: Damit ist es erfahrungsgemäß aber noch nicht getan. Wo konnten Sie und Ihr Team die nächsten Hürden im Rechnungseingang ausmachen?
Tim Roßky: Stimmt. Der zentrale Rechnungseingang ist die eine Sache. Doch wie sich gezeigt hat, verzögern sich danach gerne entscheidende Schritte im Freigabeprozess wie zum Beispiel der Rechnungsabgleich oder auch die digitalisierte Dokumentenfreigabe. Die Folge: Wichtiges bleibt liegen oder Skonti können nicht mehr genutzt werden. Es lohnt sich daher fast immer, in ein nachvollziehbares (und vor allem: dokumentiertes) Freigabesystem zu investieren. Darin sind Vertretungsregelungen, verbindliche Schritte und Deadlines derart abgebildet, dass sie nicht mehr zum Verhängnis werden können.
Matthias Haupt: Wie kann ein solches Freigabesystem ins Unternehmen integriert werden?
Tim Roßky: Eine entsprechende Lösung kann bestenfalls direkt in das ERP-System des Unternehmens integriert werden oder gar Teil des ERP-Systems sein. Es sorgt übrigens auch dafür, dass alle Schritte rechtskonform dokumentiert sind. Für die gesetzlich geforderte GoBD-konforme Archivierung bieten sich dann professionelle Dokumentenmanagement-Systeme an.
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Matthias Haupt: Ist es überhaupt möglich, alle gesetzliche Verpflichtungen im Rechnungseingang auch in Zeiten des Homeoffice zu erfüllen?
Tim Roßky: Auf alle Fälle! Aber für eine GoBD-konforme Protokollierung und DSGVO-gerechte Archivierung im Kreditorenprozess dürfen eben keine Notlösungen herhalten. Denn spätestens in Homeoffice-Zeiten steigt nicht nur das Risiko, dass die Abläufe ineffizient und unübersichtlich werden – sondern eben auch rechtswidrig. Der digitale Rechnungseingang ist bei erfahrenen eBeleg-Dienstleistern in besten Händen – und vor allem in einer Hand. So finden sich passgenaue Lösungen für die Rechnungsverarbeitungsprozesse in jedem Betrieb.
Das praxisnahe Frage-Antwort-Workbook „Belege digitali(siert) empfangen und verarbeiten!“ von Herrn Roßky steht zum kostenlosen Download zur Verfügung.
Der Experte
Tim Roßky ist seit Juli 2021 Geschäftsführer der Ximantix Software GmbH mit Sitz in München. Zuvor arbeitete der erfahrene Manager bereits an zahlreichen Stationen und erfolgreichen Engagements in der Belegdigitalisierungsbranche, unter anderem in multikulturellen Umgebungen.
