In einem digitalen, cloudbasierten Vertragsmanagement sind sämtliche Unterlagen gebündelt an einem Ort gespeichert. „Dadurch können alle berechtigten Personen jederzeit auf Dokumente zugreifen – egal, von wo aus sie arbeiten“, erläutert Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft Contracts GmbH, einem europaweit agierenden Anbieter von Vertragsmanagement-Software. „Das ist besonders für Vertriebsteams entscheidend, die viel unterwegs sind. Zudem spart es wertvolle Zeit: Mit wenig Aufwand lassen sich Vereinbarungen und Anhänge generieren, die bereits die richtigen, aktuellsten Produktbeschreibungen und tabellarischen Aufstellungen enthalten.“ Eine smarte Vertragsverwaltungs-Software ermöglicht dank Versionierung zudem das Aufrufen und Wiederherstellen aller alten Vertragsversionen und macht damit Duplikate sowie langwierige Suchen nach dem Letztstand eines Dokuments obsolet.
Schnellere Abschlüsse dank automatisierter Abläufe
Bei der Vertragserstellung greifen die Vertriebsmitarbeiter:innen auf bereits von der Rechtsabteilung hinterlegte und geprüfte Vorlagen, Textbausteine und Klauseln zurück. Das reduziert nicht nur Fehlerpotenzial und Risiken (wie Vertragsstrafen, Umsatzeinbußen, Verlust von Zertifizierungen oder Schadenersatzleistungen), sondern sichert auch die Qualität der Verträge sowie die Einhaltung von Datenschutz– und Compliance-Vorgaben.
Nach Erzeugung des Kundenvertrags durch den Vertrieb gelangt dieser automatisiert mittels digitaler Workflows zur Freigabe an die verantwortlichen Ansprechpartner. Im Anschluss startet der Zeichnungsprozess mittels elektronischer Unterschrift, in den der Kunde direkt eingebunden ist. „Digitale Signaturen gehören mittlerweile zu den Grundfunktionen eines modernen Vertragsmanagements“, so Schmeisser. Die Anforderungen sind allerdings hoch: Die Signaturen müssen eindeutig, fälschungssicher und überprüfbar sein. Fabasoft Contracts bietet dafür sowohl eine systemeigene „fortgeschrittene elektronische Signatur“ als auch die vollständige Integration einer „qualifizierten elektronischen Signatur“ gemäß eIDAS-Verordnung der EU an.
