Start ECM/DMS Vertrieb 2.0: Warum digitales Vertragsmanagement den Unterschied macht

Vertrieb 2.0: Warum digitales Vertragsmanagement den Unterschied macht

Produktbeschreibungen, Preistabellen, Lieferzeitpläne, produktspezifische Klauseln – das sind nur einige Beispiele für wichtige Bestandteile von Kundenverträgen. Das händische Aufsetzen und Warten solcher Vertragsdokumente stellt eine administrative Herausforderung dar – vor allem aufgrund des hohen Zeitaufwands. Abhilfe schafft ein digitales Vertragsmanagement.

digitales Vertragsmanagement
©cherdchai chawienghong, istockphoto.com

In einem digitalen, cloudbasierten Vertragsmanagement sind sämtliche Unterlagen gebündelt an einem Ort gespeichert. „Dadurch können alle berechtigten Personen jederzeit auf Dokumente zugreifen – egal, von wo aus sie arbeiten“, erläutert Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft Contracts GmbH, einem europaweit agierenden Anbieter von Vertragsmanagement-Software. „Das ist besonders für Vertriebsteams entscheidend, die viel unterwegs sind. Zudem spart es wertvolle Zeit: Mit wenig Aufwand lassen sich Vereinbarungen und Anhänge generieren, die bereits die richtigen, aktuellsten Produktbeschreibungen und tabellarischen Aufstellungen enthalten.“ Eine smarte Vertragsverwaltungs-Software ermöglicht dank Versionierung zudem das Aufrufen und Wiederherstellen aller alten Vertragsversionen und macht damit Duplikate sowie langwierige Suchen nach dem Letztstand eines Dokuments obsolet.

Schnellere Abschlüsse dank automatisierter Abläufe

Bei der Vertragserstellung greifen die Vertriebsmitarbeiter:innen auf bereits von der Rechtsabteilung hinterlegte und geprüfte Vorlagen, Textbausteine und Klauseln zurück. Das reduziert nicht nur Fehlerpotenzial und Risiken (wie Vertragsstrafen, Umsatzeinbußen, Verlust von Zertifizierungen oder Schadenersatzleistungen), sondern sichert auch die Qualität der Verträge sowie die Einhaltung von Datenschutz– und Compliance-Vorgaben.

Nach Erzeugung des Kundenvertrags durch den Vertrieb gelangt dieser automatisiert mittels digitaler Workflows zur Freigabe an die verantwortlichen Ansprechpartner. Im Anschluss startet der Zeichnungsprozess mittels elektronischer Unterschrift, in den der Kunde direkt eingebunden ist. „Digitale Signaturen gehören mittlerweile zu den Grundfunktionen eines modernen Vertragsmanagements“, so Schmeisser. Die Anforderungen sind allerdings hoch: Die Signaturen müssen eindeutig, fälschungssicher und überprüfbar sein. Fabasoft Contracts bietet dafür sowohl eine systemeigene „fortgeschrittene elektronische Signatur“ als auch die vollständige Integration einer „qualifizierten elektronischen Signatur“ gemäß eIDAS-Verordnung der EU an.


Anzeige | Kostenloses Webinar der Trovarit-Academy

A

ECM/DMS als strategischer Partner der Digitalisierung
Vom linearen Prozess zum fortwährenden Kreislauf

30.08.2024
11:00 - 11:45 Uhr

Thema: Strategie, ECM, Dokumentenmanagement, Digitalisierung
Referent: Marc Müller, Trovarit AG
Im Rahmen der zunehmenden Digitalisierung oder Business Transformation gewinnt auch das Thema ECM/DMS immer mehr an strategischer Bedeutung. Denn oftmals reichen vorhandene Architekturen und Lösungen nicht aus, um erforderliche unternehmensweite Informations- und Geschäftsprozess-Services digital zur Verfügung zu stellen. Somit ist ECM/DMS ein Thema, welches sämtliche Abteilungen vom Vertrieb und Service über die Produktion und Logistik bis hin zum Rechnungswesen anspricht. Aus einem bislang oftmals - meist durch organisatorische Grenzen bedingt - linearen Prozess entsteht ein fortwährender Kreislauf aus z.B. Entwickeln, Produzieren, Akquirieren, Verkaufen und Betreuen. ECM/DMS hat somit den Anspruch Menschen, Prozesse und Informationen unternehmensweit zu synchronisieren, um so erkenntnisorientiertes Handeln und Denken zu ermöglichen. Unter dieser Voraussetzung ist auch eine Einführung einer entsprechenden Lösung sehr individuell zu betrachten und birgt somit auch seine unternehmenseigenen Herausforderungen.
Anmeldung


Einfaches Generieren monatlicher Berichte

Eine Software für digitales Vertragsmanagement unterstützt den Vertrieb auch beim laufenden Monitoring und Reporting. Nach einmaligem Einstellen der Parameter, wie Produktart, Vertragssummen, Laufzeit oder andere relevante Metadaten, generiert das Tool auf Knopfdruck die gewünschten Berichte. „Damit müssen Vertriebsteams ihre Reportings nicht länger händisch warten und sparen sehr viel Zeit“, betont Schmeisser.

Neben den regelmäßigen Berichten ermöglicht ein digitales Vertragsmanagement auch die Beantwortung von spontanen internen Anfragen. Möchte eine Führungskraft beispielsweise wissen, wie viele Kunden in einem bestimmten Zeitraum Produkte einer Kategorie gekauft haben, gelangen die Mitarbeiter:innen in wenigen Sekunden an die gewünschte Information. Auch während eines Kundentermins greifen die Vertreter:innen mobil auf sämtliche Verträge und Auswertungen zu und sind damit stets über den aktuellen Stand der festgelegten Vereinbarungen und Konditionen auf dem Laufenden.


Der Autor

Quelle: Fabasoft

Robin Schmeisser ist Geschäftsführer der Fabasoft Contracts GmbH.