In so gut wie allen Unternehmensbereichen findet im Rahmen der digitalen Transformation derzeit eine Umstrukturierung manueller Arbeitsprozesse statt. Insbesondere administrative Tätigkeiten profitieren vom Funktionsumfang zeitgemäßer Lösungen, da die Prozessautomatisierung und Effizienzsteigerungen Kapazitäten freisetzen. So hat sich die robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) als ein wegweisender Ansatz in der Lohnbuchhaltung etabliert. Und das Potenzial scheint noch lange nicht ausgeschöpft.
Prozessautomatisierung in der digtalen Personalabrechnung
Komplexe, teils selbstlernende Algorithmen und KI-Modelle helfen im Rahmen der robotergesteuerten Prozessautomatisierung dabei, die gängigen Arbeitsabläufe in der Lohnbuchhaltung noch präziser und effizienter zu gestalten. Zu diesem Zweck übernehmen viele professionelle Lohnsoftwarelösungen selbstständig wiederkehrende Aufgaben wie das Einlesen von Gehaltsdaten aus unterschiedlichen Quellen, die Berechnung der Steuerabzüge oder die Anpassung der Tarifgruppe. Auch die Berichterstellung gehört häufig zum Funktionsumfang. Aus Lohnabrechnungen gewonnene Daten lassen sich so analytisch für Personalentscheidungen nutzen. Im Hinblick auf die Datenvalidierung hat die RPA im direkten Vergleich mit menschlichen Lohnabrechnern sogar die Nase vorn. Eingaben und Datensätze werden automatisch auf Fehler, Dopplungen oder Unstimmigkeiten geprüft. Durch diesen maßgeblichen Trend in der Personalbuchhaltung werden Experten für die Lohnabrechnung allerdings nicht überflüssig – sie können sich in der eingesparten Zeit verstärkt mit komplexeren Aufgaben befassen.
Mit digitalen Lösungen gegen den Fachkräftemangel
Die Digitalisierung ist immer öfter auch Teil der Strategie zur Begegnung des akuten Personalmangels in vielen Unternehmen. Wo zeitintensive und ohnehin repetitive Aufgaben von der Personalbuchhaltungssoftware übernommen werden, fühlen sich unterbesetzte HR-Abteilungen entlastet. Das wiederum wirkt sich positiv auf das Arbeitsklima aus und beugt Konflikten im Büro vor. Wenn Fachkräfte dank digitaler Tools effektiver und präziser arbeiten können, sind sie zufriedener mit dem eigenen Arbeitsplatz. Damit wird die Digitalisierung im Personalwesen auch zu einer Maßnahme für die verbesserte Mitarbeiterbindung. Auch müssen Personalabrechner dank implementierten Chatbots und Employee-Self-Service-Portalen (ESS-Portalen) nicht zwingend jede Anfrage aus der Belegschaft selbst beantworten. Der Zugriff auf personenbezogenen Daten und elektronischen Lohnabrechnungen erfolgt bei ESS-Portalen ganz einfach per sicherer Multifaktor-Authentifizierung.
Zeiterfassung: mobil und digital
Die digitale Transformation der Personalabrechnung trägt auch den technischen sowie organisatorischen Anforderungen an flexiblere Zeiterfassungsmodelle Rechnung. Insbesondere Remote-Arbeitsmodelle wie das Home-Office erfordern moderne Lösungen, die sich nahtlos in die ortsunabhängige Arbeitsweise von Mitarbeitern einfügen. Dank oft recht intuitiv zu bedienender Apps, können sich die Mitarbeiter mittlerweile sogar problemlos von Smart-Geräten aus ein- und ausstempeln. Das Registrieren von Überstunden und die korrekte Dokumentation von Urlaubszeiten erfolgt oft über direkte Schnittstellen zur Personalbuchhaltung. In Unternehmen mit Betriebsstätten ist die Integration von Zeiterfassungssystemen mit ERP-Lösungen unerlässlich und auch daran haben zeitgemäße digitale Lösungen gedacht. Durch die Verknüpfung werden Daten synchronisiert, sodass keine Datensilos entstehen. Doppelte oder fehlerhafte Datensätze gehören damit der Vergangenheit an.
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E-Government: digitale Brücke zur Bürokratie
Durch die Integration von E-Government-Schnittstellen in die Personalabrechnungssoftware haben HR-Abteilungen ganz neue Möglichkeiten zur effizienten und transparenten Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und staatlichen Behörden gefunden. Die elektronische Übermittlung von Gehaltsdaten, Steuerabzügen und anderen relevanten Informationen sowie die Zustellung von Dokumenten erfolgt mit wenigen Mausklicks, direkt aus dem Programm heraus. Ein zeitraubender Wechsel zu den einzelnen Portalen und Plattformen der Behörden wird dadurch überflüssig. Die Nutzung digitaler Schnittstellen bietet Unternehmen somit klare Vorteile in der Abwicklung behördlicher Angelegenheiten. Sicherheit und Datenschutz sind für ein funktionales E-Government-Konzept selbstverständlich von entscheidender Bedeutung. Deshalb nutzen moderne digitale Lösungen zuverlässige Protokolle zur Verschlüsselung sensibler Daten und teilweise sogar VPN-Clients.
Zukünftige Entwicklung
Die Möglichkeiten und Vorteile für die digitale Personalabrechnung wachsen bei einer konsequenten digitalen Transformation zusammen mit der technischen Entwicklung. Ein großer Hoffnungsträger ist die KI. KI-gestützte Analysen und Prognosen sind schon jetzt dazu in der Lage, recht zuverlässig Muster in großen Datenmengen zu erkennen. Das wird dann bedeutsam, wenn Big Data auch im Personalwesen für Trend- und Entwicklungsvorhersagen genutzt werden soll. Dabei können verschiedene Aspekte in den Fokus gerückt werden, z. B. Gehaltsentwicklungen, Mitarbeiterfluktuation oder steuerliche Auswirkungen von Personalentscheidungen. Werden Daten über längere Zeiträumen gesammelt, könnte ein KI-Modell das Personalwesen so bei der Personalbedarfsplanung oder dem Optimieren von Gehaltsstrukturen unterstützen.
Die Autorin
Nicole Pfeiffer ist freie Redakteurin und als ausgebildete staatliche Buchhalterin Spezialistin für HR- und Finanz-Themen. Als Autorin ist sie vor allem im Themenbereich Unternehmensbuchhaltung und Digitales HR aktiv und hat schon zahlreiche Ratgeber, Blogartikel und Fachbeiträge geschrieben.
