Um betriebswirtschaftliche Software zu implementieren, brauchen Unternehmen eine Strategie, eine Methode, ein Change-Management und ein Training der Mitarbeitenden. Funktioniert dieses Zusammenspiel nicht, droht ein Fehlschlag, warnt der Standardsoftwerker Planat.
Plan und Strategie: Nach der Auswahl einer betriebswirtschaftlichen Standardsoftware (ERP/Enterprise Resource Planning) kommt das Implementieren. Hier sind die Erwartungen meist groß, wie Christian Biebl, Geschäftsführer des, auf den produzierenden Mittelstand spezialisierten, Standardsoftwerkers Planat berichtet: „Während die Entscheidung für das neue ERP-System meist in einem kleinen Kreis getroffen wird, ist bei der Einführung der Zuspruch der Mitarbeitenden nötig, um vom Start weg den maximalen Nutzungsgrad zu erzielen. Daher kommt der Implementierung der Strategie eine besondere Bedeutung zu.“
Bei der Einführung in ein Unternehmen identifiziert der Implementierungspartner gemeinsam mit dem Unternehmen Key User, die schrittweise auf der neuen Plattform arbeiten und auch inhouse für die nötige Akzeptanz sorgen. „Widerstand bei den Mitarbeitenden kann die Effizienz eines neuen Werkzeugs drastisch verschlechtern“, erläutert Biebl. „Key User sind daher als Botschafter für die ganze Belegschaft anzusehen und sollten auch dementsprechend ausgewählt und einbezogen werden“.
Schlüsselkennzahlen überwachen Abläufe
Die Key User sind der verlängerte Arm des Projektteams im Unternehmen. Eine Schulung sollte stets mit dem Anbieter des Systems stattfinden, der im Optimalfall auch die Prozesse im Unternehmen gemeinsam mit dem Unternehmen analysiert und einen optimierten Weg zwischen Software und Firmenprozessen sucht. Ein System, das während dieses Prozesses an den speziellen Bedarf des Unternehmens angepasst werden kann, schafft zudem Vertrauen. „Mit fortschreitender Einführung empfiehlt es sich außerdem, einige Schlüsselkennzahlen im Auge zu behalten, um den Nutzungsgrad zu überwachen und Schwierigkeiten im laufenden Betrieb zu identifizieren“, erläutert Biebl.
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Oft ziehen kleine Hindernisse bei der Einführung Schattenprozesse nach sich, die findige Mitarbeitende zur Vermeidung von Problemen entwickeln. Diese Workarounds laufen oft an der ERP-Lösung vorbei. Das sollte laut Biebl nicht sein: „Anhand der Echtzeitdaten, die ein ERP-System zur Verfügung stellt, zeigt sich schnell die Effizienz der internen Prozesse. Mit Dashboards auf Basis dieser Daten lassen sich kritische Prozessschritte überwachen. Außerdem geben diese Daten Hinweise auf Störungen in der Produktion, die dann umgehend behoben werden können.“
Mitarbeiterzufriedenheit als wesentlicher Wert
Eine oft übersehene Kennzahl, die den Erfolg einer ERP-Einführung belegt, ist die Termintreue. Damit sind nicht nur Liefertermine gemeint, sondern auch die Termintreue interner Prozesse. Die ERP-Lösung zeigt auf, ob die Ziele erreicht werden, oder ob sich bestimmte Arbeiten und Tätigkeiten aufgrund von Problemen verzögern. Ein weiterer Indikator ist die Lagerumschlagshäufigkeit – eine sauber aufgesetzte Produktion ermöglicht auch zeitlich optimierte Lagerzyklen. So lassen sich die Investitionen in Rohmaterial oder die Lagerhaltung mit fertigen Produkten dynamisch an die Erfordernisse anpassen und die finanzielle Belastung durch ‚totes Kapital‘ reduzieren.
Das wesentliche Merkmal für den erfolgreichen Start mit einer ERP-Lösung ist die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. „Viele Unternehmen leiden bereits unter Fachkräftemangel, und dieser verstärkt sich zumindest gefühlt, wenn Prozesse im Unternehmen nicht optimal funktionieren“, berichtet Biebl. „Das Implementieren oder das Erneuern eines ERP-Systems reduziert und optimiert im Idealfall die Arbeitsbelastung, erhöht die Automatisierung von Prozessen und sorgt zudem für Entlastung und weniger Anfälligkeit für Fehler.“ Jürgen Frisch
