Die Pandemie hat den digitalen Arbeitsplatz deutlich verändert, und die Entwicklung ist längst nicht abgeschlossen. Um Mitarbeiter intelligent zu unterstützen, brauchen Unternehmen moderne Business- und Software-Architekturen. Pegasystems erklärt, wie sie diese aufbauen.
Startschuss: Über Homeoffice haben viele Unternehmen jahrelang diskutiert, doch Realität wurde die neue Arbeitswelt erst mit der Corona-Pandemie. Damit einher ging zumeist die Einführung von neuen Kommunikations- und Kollaborationstools, um Mitarbeitern im Heimbüro den Austausch zu erleichtern. Doch ein digitaler Arbeitsplatz, der Mitarbeiter intelligent unterstützt, braucht mehr als Videokonferenzen und Cloud-Services – er muss auf spezifische Aufgaben und Rollen zugeschnitten sein. Die Zusammenarbeit an komplexen Themen in einer großen Gruppe erfordert andere Arbeitsmethoden, Formate und Werkzeuge als die Arbeit eines Einzelnen an einem bekannten Thema.
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Die unterschiedlichen Anforderungen lassen sich nur mit intelligenten und flexiblen Business- und Software-Architekturen umsetzen. Um diese aufzubauen, sollten Unternehmen ihre Strukturen und Prozesse ganzheitlich betrachten und stetig verbessern. Die nachfolgend beschriebenen Schritte haben sich in der Praxis bewährt:
1. Arbeit kontinuierlich neu denken
In vielen Unternehmen sind Arbeitsprozesse etwas, das historisch gewachsen und nie richtig designt und kontinuierlich hinterfragt wurde. Wer einen modernen, intelligenten Arbeitsplatz schaffen will, der muss seine Arbeitsabläufe besser verstehen, neu strukturieren und dann immer weiter optimieren. Das schaffen Unternehmen am besten, indem sie ihre Services und die damit verbundenen Arbeitspakete in Einzelteile zerlegen und diese besser aufeinander, den geschäftlichen Nutzen und die Anwender abstimmen sowie wiederverwendbare und skalierbare Elemente definieren. Anschließend gilt es, dieses Framework immer wieder infrage zu stellen und kontinuierlich für neue Anforderungen anzupassen.
2. Adaptive Prozess- und Service-Architekturen aufbauen
Die internen Strukturen und Architekturen müssen für stetige Anpassungen ausgelegt sein. Hilfreich sind dabei Prozesse, die Einblicke in die Effizienz und Wirkung der täglichen Abläufe und Arbeitsweisen gewähren und Verbesserungspotenziale aufzeigen. So gelingt es Unternehmen, beständig dazuzulernen und Veränderungen gezielt voranzutreiben.
3. Prozesse ganzheitlich und Ende-zu-Ende betrachten
Ein Bremsklotz bei Veränderungen ist das Denken in Silos, das sich einschleicht, wenn sich Unternehmen zu sehr auf einzelne Fachbereiche oder Systeme konzentrieren. Nur die wenigsten Prozesse enden an den Grenzen einer Abteilung oder umfassen nur eine einzige Anwendung. Wichtig ist es daher, Prozesse wirklich Ende-zu-Ende zu betrachten, um benutzerzentrierte und dienstleistungsorientierte Strukturen aufzubauen, die Mitarbeitende und Arbeitsschritte sinnvoll verbinden.
4. Intelligente Technologien einsetzen
Mitarbeiter brauchen smarte Tools, um ihre Arbeit effizient zu erledigen und Herausforderungen im Tagesgeschäft zu meistern. Solche Tools basieren auf intelligenten Technologien: Sie automatisieren einzelne Arbeitsschritte oder ganze Prozesse, unterstützen durch aufbereitete Daten oder konkrete Handlungsempfehlungen bei Entscheidungen und zeigen mithilfe von Process Mining kontinuierlich Verbesserungspotenziale auf.
5. Forschungsergebnisse nutzen
Die voranschreitende Digitalisierung und die durch Corona angestoßenen Veränderungen der Arbeitswelt haben auch die Forschung zur Zukunft der Arbeit noch einmal beflügelt, etwa zur Zusammenarbeit zwischen Mensch und Maschine. Unternehmen sollten sich daher regelmäßig über neue Forschungsergebnisse informieren und versuchen, sie zu nutzen, um Arbeit effizienter und effektiver zu gestalten.
Die Modernisierung des digitalen Arbeitsplatzes zeigt sich momentan vor allen an zwei Dingen: neuen Kollaborationstools für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten und Themen sowie neuen Anwendungen für die Automatisierung von Workflows. Ein sehr vielversprechender Ansatz ist darüber hinaus die Idee einer Process Fabric. Hier werden alle Aufgaben aus den verschiedenen Anwendungen herausgelöst und in einem einzigen Arbeitskorb gesammelt. Das verbessert die Übersicht, erleichtert es, Aufgaben zu priorisieren, und verhindert, dass Mitarbeiter sich in der Vielzahl unterschiedlicher Systeme verlieren.
Die größten Verbesserungen für den digitalen Arbeitsplatz versprechen Systeme für die intelligente Entscheidungsunterstützung und die intelligente Automatisierung, die auf daten- und logikgesteuerten Regeln oder selbstlernenden intelligenten Systemen basieren. Mit solchen Tools lässt sich die typische Büroarbeit massiv verbessern, weil Maschinen die einfachen und repetitiven Arbeiten übernehmen, sodass sich Mitarbeiter auf differenzierte und komplexe Aufgaben und Entscheidungen konzentrieren können. jf
Der Autor
Florian Lauck-Wunderlich ist Senior Project Delivery Leader bei Pegasystems, einem Anbieter von Software zur Vereinfachung komplexer Arbeitsprozesse.
