Optimierte Beschaffungsprozesse und automatisierte Bestellungen – diese Ziele lassen sich mit intelligenten IT-Systemen erreichen. Voraussetzung für den Projekterfolg sind gut gepflegte Stammdaten.
Künstliche Intelligenz in der indirekten Beschaffung: Die Digitalisierung transformiert Unternehmen. Eine Schlüsseltechnologie hierbei ist Künstliche Intelligenz. Laut einer Umfrage des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik nutzen allerdings lediglich 23 Prozent der Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz diese Technologie im Einkauf. Dabei eröffnen sich gerade im indirekten Einkauf enorme Chancen, indem intelligente IT-Systeme die Beschaffungsprozesse optimieren und automatisieren.
Künstliche Intelligenz wird häufig als Wunderwaffe gehandelt. In der Praxis sind allerdings nur wenige Unternehmen gut genug vorbereitet, um aus dieser Technologie Mehrwert zu ziehen. Studien der IHK Heilbronn – Franken zeigen die Gründe dafür: Zu den größten Hürden zählen unklare rechtliche Rahmenbedingungen, mangelndes Fachwissen, datenschutzrechtliche Bedenken sowie unzureichende Verfügbarkeit und Qualität benötigter Daten.
Vier Fragen prüfen die Projektgrundlage
Im Procurement, insbesondere in der indirekten Beschaffung, bietet der Einsatz von Künstlicher Intelligenz zahlreiche Chancen. Bevor Unternehmen Künstliche Intelligenz implementieren, sollten sie sich vier zentrale Fragen stellen:
- Sind unsere Einkaufsprozesse klar definiert?
- Nutzen wir die Automatisierungsmöglichkeiten unseres ERP-Systems vollständig aus?
- Wie steht es um die unsere Daten-Qualität und -Verfügbarkeit?
- Haben wir die Digitalisierungspotenziale unserer aktuellen Beschaffungslösungen ausgeschöpft?
Ein weitgehend automatisiertes ERP-System sowie digitalisierte, integrierte Beschaffungslösungen bilden das Fundament für einen erfolgreichen Einsatz Künstlicher Intelligenz. Eng verzahnte Prozesse und ein durchgängiger Dokumentenfluss entscheiden über den langfristigen Erfolg. Idealerweise können Einkaufslösungen in Echtzeit auf relevante ERP-Daten zugreifen. Unternehmen müssen dabei sicherstellen, dass ihre Daten stets zentral verfügbar, digitalisiert und aktuell sind. Ebenso wichtig sind klar definierte Einkaufsrichtlinien, die standardisierte Prozesse ermöglichen und sogenanntes „Maverick Buying“ – also unautorisiertes Beschaffen außerhalb der vorgegebenen Unternehmensrichtlinien – reduzieren. Erst wenn diese Grundlagen geschaffen sind, können Unternehmen mit der Implementierung in verschiedenen Anwendungsbereichen starten.
Die Gepäckaufgabe am Flughafen als Musterbeispiel
Ein Blick auf moderne Flughäfen zeigt, wie effizient Prozesse heute sein können: Die Gepäckaufgabe läuft oft automatisiert – ganz ohne persönliche Interaktion. Ähnlich lässt sich auch Procurement gestalten. Self-Service-Plattformen ermöglichen es Endnutzern, Waren oder Dienstleistungen regelkonform selbst zu suchen, anzufordern und zu bestellen – ohne direkte Einbindung der Beschaffungsteams, die dadurch deutlich entlastet werden.
Viele Unternehmen streben ein „No-Touch-Buying“ an, bei dem Mitarbeitende Bestellungen eigenverantwortlich und regelkonform durchführen. KI unterstützt dabei gezielt – z. B. bei Warensuche, Lieferantenauswahl und Bestellprozessen. So werden Ressourcen geschont und mehr Zeit für strategische Aufgaben gewonnen. Voraussetzung ist eine Einkaufslösung, die alle Kanäle integriert.
Fünf Bereiche bieten das größte Potenzial
Die größten Chancen, um die Beschaffungsprozesse im indirekten Einkauf zu optimieren, liegen in fünf Bereichen:
- Guided Buying und Einkaufssuche
Suchmaschinen unterstützen Mitarbeiter dabei, die richtigen Produkte und Dienstleistungen schnell und effizient in den Einkaufskanälen zu finden, zum Beispiel in Katalogen, Marktplätzen, Rahmenverträgen oder im eigenen Bestand. Künstliche Intelligenz verbessert die Effizienz und reduziert Fehlerquellen.
- Intelligente Warengruppen- und Lieferantenzuordnung
Künstlicher Intelligenz ermöglicht darüber hinaus die automatische Auswahl und Zuordnung von Warengruppen und Lieferanten, basierend auf historischen Bestellungen und vordefinierten Einkaufsrichtlinien. Dies spart Zeit und erhöht die Genauigkeit, weil manuelle Zuordnungen überflüssig werden.
- Smartes Sourcing
Intelligente Algorithmen helfen im Sourcing dabei, Angebote zu identifizieren, Daten zu analysieren und Lieferanten zu bewerten, und unterbreiten Vorschläge, die auf Analysen basieren. Dies optimiert Ausschreibungsprozesse, indem die besten Angebote schnell ermittelt werden.
- Intelligente Chatbots
Chatbots stehen Endanwendern jederzeit zur Verfügung und bieten sofortige Unterstützung bei verschiedensten Anliegen und Fragen. Durch ihre schnelle Reaktion tragen sie dazu bei, den Einkaufsprozess effizienter und benutzerfreundlicher zu gestalten.
- Assistent für Freitextanfragen
Kann eine Anfrage in den bestehenden Einkaufskanälen nicht beantwortet werden, ist eine Freitextanfrage notwendig. Ein Assistent auf Basis Künstlicher Intelligenz optimiert auch diesen Prozess. Basierend auf historischen Daten schlägt er automatisch passende Warengruppen, Rahmenverträge, Kostenstellen und Lieferanten vor, die der Artikelbeschreibung entsprechen. Das minimiert Fehler beim Ausfüllen.
Zum Erfolg führt ein Langstreckenlauf
Künstliche Intelligenz eröffnet weitreichende Möglichkeiten, um indirekte Beschaffungsprozesse kostensparend und fehlerfrei zu gestalten. „Einkaufslösungen, die sich eng in SAP integrieren, erleichtern den Einstieg und unterstützen den Weg zum „No-Touch-Buying“, berichtet Natalia Parmenova, Chief Revenue Officer beim Softwarehersteller Beneering, der eine digitale Plattform auf Basis Künstlicher Intelligenz anbietet, die den Zugriff auf alle SAP-Daten in Echtzeit ermöglicht. Jürgen Frisch
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