Die Finanzplanung ist für Unternehmen zentral, um Liquidität zu sichern und wirtschaftliches Wachstum zu steuern. Sie ermöglicht die Kalkulation von Investitionsrisiken und bildet das Fundament für Wettbewerbsfähigkeit. In unsicheren Zeiten wird dies umso wichtiger, doch Excel-Tabellen stoßen dabei oft an ihre Grenzen. Moderne Software-Lösungen hingegen automatisieren und integrieren die Finanzplanung effektiv.
Die Finanzplanung umfasst unter anderem die Umsatz- und Kostenplanung, die Investitions-, Liquiditäts- und Kapitalbedarfsplanung. Auch Planungserfolgsrechnung und Planbilanz können zu den Teilplänen gehören. Damit ist die Finanzplanung wichtiger Bestandteil des Businessplans, um aufzuzeigen, wohin sich das Unternehmen finanziell entwickelt, wo Investitionen und Budgets zu verteilen und welche Strategien rentabel sind. Eine saubere Datengrundlage zu gewährleisten sowie valide Vorhersagen zu genieren, ist unverzichtbar, damit die sich daraus ableitenden Maßnahmen fundiert getroffen werden. Die Finanzplanung ist damit das zentrale Instrument in der Unternehmenssteuerung und ein wertvolles Werkzeug, um auch ad-hoc auf unvorhergesehene Ereignisse, wie etwa eine Pandemie oder Lieferengpässe mit passenden Maßnahmen reagieren zu können oder auch verschiedenen Szenarien und Aktivitäten miteinander zu vergleichen. Excel-basierte Planungen kommen hier schnell an ihre Grenzen: Denn Excel-Dateien auszufüllen, weiterzuleiten, nachzufassen und zu prüfen, ist eine administrative Aufgabe, die in der Controlling-Abteilung unnötig Ressourcen blockiert – zumindest, wenn sie noch nicht automatisiert erfolgt. Auch der Einsatz von KI-basierten Vorhersagen lässt sich in Excel nur schwer abbilden.
Herausforderungen bei der Excel-basierten Finanzplanung
Häufig gestaltet sich der Finanzplanungsprozess so, dass das Controlling per E-Mail Excel-Tabellen an die jeweiligen Verantwortlichen in Produktion, Verkauf, Personal, Einkauf und anderen Abteilungen übermittelt und deren manuellen Dateneingaben anfordert. Damit einher gehen zahlreiche Abstimmungen und Rückfragen sowie lange Lauf- und Überarbeitungszeiten. Die Arbeit in einzelnen Tabellenblättern für die diversen Teilpläne, das Verknüpfen von Datenzellen, das Weiterleiten und Zusammenführen ist dabei sowohl zeitaufwändig als auch fehleranfällig. Nicht nur das technische Probleme zu Unterbrechungen bei der Datensynchronisation führen können oder Felder unbemerkt überschrieben werden. Auch muss jeder Fehler erst entdeckt, gegebenenfalls mühsam reproduziert und schließlich manuell behoben werden. Dies macht oftmals eine erneute Datenerfassungsschleife erforderlich und sorgt damit für Frust bei allen Beteiligten. Zudem gibt es wenig Hilfestellungen beim Ausfüllen der Datenfelder oder bei der Kalkulation von möglichen Szenarien, wie beispielsweise die Investition in eine zusätzliche Produktionsmaschine oder der Wegfall von Personal durch Renteneintritt oder Elternzeit. All diese Herausforderungen sorgen nicht nur für Ressourcenverschwendung, sondern unter Umständen für zu lange Reaktionszeiten im Management und im schlimmsten Fall für falsche Geschäftsentscheidungen.
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Integrierte und automatisierte Finanzplanung
Die integrierte Finanzplanung bildet den Wertefluss konsequent ab. Das heißt, es sind alle Teilpläne – ob Produktions-, Personal-, Kostenstellenplanung, Bilanz oder Liquiditätsplanung – in einer Softwarelösung dargestellt. Das hat den Vorteil, für den Fall, dass sich in einem der Teilpläne Änderungen ergeben, deren Auswirkungen auf die anderen Teilpläne automatisiert übernommen werden. Plant ein Unternehmen beispielsweise eine Verdopplung im Umsatz, muss die Produktion auch ansteigen. Dafür sind womöglich neue Mitarbeitende (Personalplanung) oder Produktionsanlagen (Investitionsplanung) notwendig, was sich wieder auf den Ertrag der Firma auswirkt.
Neben der Betrachtung der Business-Seite einer integrierten Finanzplanung zeigt sich auf der Prozess-Seite die Bedeutung von Koordination und zeitlichem Ablauf. Funktionell stellt sich das in der Regel so dar, dass es bestimmte Eingabemasken für die verschiedenen Daten gibt, die den Verantwortlichen Hilfestellung bieten. Eingegebene Daten lassen sich in Echtzeit in die Gesamtübersicht synchronisieren oder in verknüpften Teilplänen abbilden, sodass stets überall und zu jeder Zeit eine einzige korrekte und vollständige Datenbasis vorliegt. Die Information, ob Daten einzutragen oder zu prüfen sind, erhalten Verantwortliche automatisch über das System. Das Controlling wiederum hat den optimalen Überblick darüber, wer schon Daten eingegeben hat und wer nicht. Ein integriertes Rollen- und Rechtekonzept stellt zudem sicher, dass nur diejenigen Personen Daten einsehen, erfassen und bearbeiten können, die dazu berechtigt sind. Ferner lassen sich einzelne Datenpunkte kommentieren, sodass Erklärungen direkt in der Datenbasis hinterlegt und bei Bedarf abrufbar sind.
Vorteile durchgängig integrierter und automatisierter Prozesse
Statt verteilter Lösungen und Datensilos profitieren Unternehmen von einer einheitlichen und zentralen Datenhaltung sowie einer automatisierten Retraktion der Daten in die Finanzplanung. Die unterschiedlichen Supportfunktionen bei den Eingabemasken vereinfachen den Datenerfassungsvorgang erheblich. Das reduziert Fehler, spart Zeit und Nerven – und senkt damit auch Kosten. Die Controlling-Abteilung hat mehr Ressourcen für ihre eigentlichen Aufgaben, weil die agile und effektive Planungsumgebung den Finanzplanungsprozess automatisiert und beschleunigt. Durch die Live-Integration gelangen die Daten automatisiert und in Echtzeit in alle verknüpften Teilpläne.
KI-basierte Analysen für bessere Business-Entscheidungen
Bei der integrierten Finanzplanung stehen Informationen jederzeit transparent für die weitere Planung, Datenerfassung oder auch für Szenario-Berechnungen beziehungsweise KI-gestützte Prognosen zur Verfügung. Auch lassen sich auf Basis der letzten Jahre Vorhersagen für die nächsten Monate bis Jahre automatisiert erstellen – und das etwa unter der Berücksichtigung von saisonalen Effekten oder Inflation. So kann das Controlling zum Beispiel mit einer modernen Softwarelösung simulieren, welche Auswirkungen eine Inflationssteigerung auf die einzelnen Teilpläne hätte. Diese Vorhersage kann als „Vorschlag“ dienen und beschleunigt die weitere Planung. Denn wird der „Vorschlag“ angenommen, erfolgt die Anpassung ganz gezielt und automatisiert dort, wo es notwendig ist, beziehungsweise wo sich Auswirkungen ergeben. Es ist nicht nötig, die Planung noch einmal von null zu starten.
Dashboards für maximalen Überblick
Neben der nahtlosen Integration von Teilplänen und auch Quellsystemen sorgt die systemintegrierte Kommunikation für eine deutlich geringere Komplexität in der Finanzplanung. Dies reicht bis hin zum Berichtswesen durch das Controlling, welches sich sehr individuell gestalten lässt – zum Beispiel unterschiedliche Sichtweisen darlegt – und auch ad hoc möglich ist. Anders als komprimierte PowerPoint-Präsentationen und Abstimmungsmeetings mit der Geschäftsführung oder dem Vorstand gestatten übersichtliche Dashboards eine schnellere, zuverlässigere und intuitivere Darstellung von Daten und Erkenntnissen. Dabei sind die oben genannten Kommentierungen von Datenpunkten ein besonderer Vorteil, um bei Bedarf die Erklärung für bestimmte Ergebnisse aufzurufen. Das entlastet das Controlling in der Vorbereitung der Berichte, weil der Kontext nicht separat zu präsentieren ist. Vielmehr können Auswertungen und Visualisierungen mit Tabellen, Grafiken oder Karten in einem virtuellen Boardroom mit Dashboard angezeigt werden. So erkennen Entscheidungsträger auf einen Blick, was aus den Daten hervorgeht.
Die integrierte Finanzplanung einführen: Achtung, Stolpersteine!
Um den Weg hin zu einer integrierten und automatisierten Finanzplanung zu beschreiten, benötigen Unternehmen ein professionelles Change-Management. Denn jede Veränderung hat das Potenzial, auf Widerstand im Team zu stoßen. Mitarbeitende, die schon immer mit Excel gearbeitet haben, trennen sich womöglich nur ungern davon. Dies ist aber essenziell dafür, dass die integrierte Finanzplanung ihren Mehrwert entfalten kann. Daher gilt es, die betroffenen Abteilungen schon frühzeitig mit ins Boot zu holen. Auch sogenannte Friendly Customers oder Corporate Influencer – also wohlgesonnene Teammitglieder – können dabei helfen, die Lösung in einem Dry Run zu testen, und mit ihrem Feedback und ihren Erfahrungen andere Mitarbeitende überzeugen. Zudem empfiehlt sich eine agile Vorgehensweise anstelle einer fixen Konzeption mit anschließender Implementierungsphase. Denn dann wäre die Finanzplanungslösung beim Launch höchstwahrscheinlich bereits anderthalb Jahre alt. Besser ist es, Schritt für Schritt – von der Ist-Analyse über das Steuerungskonzept bis hin zum Go-live – die jeweiligen Teilthemen zu skizzieren und umzusetzen. Dabei kann es sinnvoll sein, auch einmal abzuwarten, etwa weil die Softwarelösung alle drei Monate ein Update bekommt. Bevor man bestimmte Features mit erheblichem Aufwand programmieren lässt, könnte es sich lohnen, auf das nächste Update zu warten, das vielleicht schon die Lösung mit sich bringt.
In 7 Schritten zur integrierten Finanzplanung
- Fachbereiche, Geschäftsführung und Controlling an einen Tisch bringen, um Sichtweisen und Anforderungen zu identifizieren.
- Change-Management-Prozess aufsetzen, der alle Beteiligten involviert.
- Ist-Zustand der bisherigen Prozesse, aktuellen Anforderungen und technischen Möglichkeiten analysieren.
- Steuerungskonzept und Kennzahlen definieren sowie Planungsprozess skizzieren, um festzuhalten, was wie abzulösen ist.
- Datengrundlagen und Eingabeprozesse modellieren, damit der Finanzplanungsprozess für alle Beteiligten reibungslos verlaufen kann.
- Dry Run durchführen und eventuelle Fehler beheben.
- Go-live mit Schulung aller betroffenen Mitarbeitenden sowie entsprechender Hypercare-Phase durch den Anbieter oder IT-Dienstleister realisieren.
Fazit: Finanzplanung jetzt zukunftsfähig machen
Dass die Finanzplanung ein wichtiger Prozess im Unternehmen ist, steht außer Frage. Doch zahlreiche Unternehmen sind immer noch nicht den Weg der Digitalisierung und flächendeckenden Automatisierung gegangen, um die Finanzplanung im Betrieb zu optimieren. „Never touch a running system“ ist als Credo weit verbreitet. Dabei gilt es heute mehr denn je zu überprüfen, wie schnell sich die initialen Aufwände, eine integrierte Finanzplanung zu implementieren, amortisieren. Insbesondere dann, wenn bereits Systeme desselben Herstellers im Einsatz sind. Generell gilt, dass sich die integrierte Finanzplanung schnell amortisiert, weil viele manuelle Administrationsaufwände wegfallen. Zum anderen ist es aber auch unverzichtbar für Unternehmen, saubere schnelle Vorhersagen zu generieren, um das Unternehmen resilient aufzustellen. Ein erfahrener IT-Experte hilft dabei, die Vor- und Nachteile abzuwägen und den Schritt in Richtung integrierte Finanzplanung sorgfältig vorzubereiten sowie zuverlässig umzusetzen. Denn je valider der Finanzplan, desto besser ist das Unternehmen für die Zukunft gewappnet.
Die Einführung einer integrierten Finanzplanung bei Bertelsmann
Der Autor
Marco Koppik ist Lead Consultant Advanced Analytics & Planning bei Arvato Systems. Der Wirtschaftsinformatiker ist bereits seit 2011 beim IT-Spezialisten beschäftigt und verantwortet dort als Portfolio-Business-Owner die Technologieberatung rund um das Themengebiet Unternehmensplanung. Sein Ziel ist es, Unternehmen dabei zu unterstützen, effizient und effektiv mit ihren Datenschätzen umzugehen und sich dadurch digital und zukunftsfähig aufzustellen.
