Aufgaben nach Zuständigkeit verteilen und Deadlines in einem gemeinsamen Kalender hinterlegen – so steuert moderne Business-Software. Wiederkehrende Abläufe werden automatisiert, und ein Dashboard zeigt Fortschritte und Engpässe auf.
ERP Automatisierung für KMU Workflows: Im Tagesgeschäft kleiner und mittlerer Unternehmen entscheidet nicht die Zahl der IT-Tools, sondern der schnelle und reibungslose Fluss der Arbeit. Sobald Aufgaben über Abteilungen wandern, entstehen Reibungsverluste: Zuständigkeiten werden unklar, Absprachen kosten Zeit, Deadlines gehen unter, Kapazitäten werden falsch eingeschätzt. Je höher die Auslastung, desto schwerer fällt die Priorisierung – und desto größer wird der Koordinationsaufwand. Genau hier setzt der neue Gold-Standard von ERP-Lösungen (Enterprise Resource Planning) an: Sie orchestrieren Arbeit, schaffen Transparenz über Rollen und Termine und nehmen Teams den Abstimmungsballast ab.
Ein zeitgemäßes ERP-System verteilt Aufgaben dorthin, wo sie hingehören – an Personen oder an definierte Rollen – und versieht sie mit klaren Fristen, Checklisten und Zuständigkeitsregeln. Wer eine Aufgabe übernimmt, sieht sofort, was bis wann zu tun ist und Führungskräfte erkennen auf einen Blick, wo etwas hängt. Die Folge ist Verbindlichkeit ohne Mikromanagement. Manuelle Abstimmungen gehen zurück, weil das System Übergaben dokumentiert, den Status automatisch aktualisiert und nur dann etwas meldet, wenn es relevant ist.
Gemeinsame Kalender zeigen Deadlines
Unabdingbar ist dabei eine tiefe Kalenderintegration. Termine und Deadlines synchronisieren sich bi-direktional mit Microsoft Outlook, gemeinsame Kalender zeigen Verfügbarkeiten, und Erinnerungen helfen, Fristen einzuhalten. Kapazitäten werden planbar, weil Abwesenheiten und Blocker sichtbar sind. Das System weiß, wer Zeit hat, wer Vertretungen wahrnimmt und welche Rollen im System welche Aufgaben übernehmen dürfen. So werden Zusagen belastbarer und Planungen präziser.
Der größte Hebel liegt in der Automatisierung wiederkehrender Vorgänge. Angebots- und Bestellfreigaben, Urlaubsanträge, Rechnungsprüfungen oder Reklamationsläufe werden als Vorlagen hinterlegt. Auslöser, Regeln und Eskalationen starten den nächsten Schritt automatisch, sobald der vorherige erledigt ist. Dashboards zeigen live, wie viele Vorgänge in welcher Stufe befindlich sind, welche Service Level Agreements zu reißen drohen und wo Engpässe entstehen. Ganz wichtig: Verzögerungen werden sichtbar, bevor es kritisch wird.
Aufgaben und Dokumente an einem Ort
Damit Workflows Teams wirklich stärken, braucht es mehr als Technik: Eine zentrale Plattform bündelt Aufgaben, Kommunikation und Dokumente an einem Ort. Kommentare stehen dort, wo die Arbeit passiert, Dateien hängen direkt am Vorgang und Benachrichtigungen landen bei den Menschen, die sie betreffen. Jeder weiß, was zu tun ist und bis wann, Vorgesetzte und das Controlling behalten die Übersicht, ohne ständig nachzufragen. Klar definierte Zuständigkeiten senken den Stress und erhöhen die Motivation.
Für den Einstieg in diese Welt empfiehlt sich Pragmatismus statt „Big Bang“: Zuerst die größten Reibungsverluste identifizieren, dann zwei bis drei Kernprozesse als Workflows abbilden und mit Aufgaben-, Rollen- und Fristenlogik operativ machen. Parallel werden Kalender angebunden, Benachrichtigungen eingeführt und die wichtigsten Team-Dashboards definiert. Aus Erfahrungen entstehen Best Practices, die künftige Prozesse beschleunigen. So wächst die Automatisierung organisch und zeigt rasch Wirkung bei Termintreue und Zusammenarbeit.
Anzeige | kostenloses Webinar der Trovarit Academy
|
|
Das Webinar „Tipps & Strategien für zukunftssichere ERP-Projekte“ richtet sich an Anwenderunternehmen, die vor der (Neu-) Auswahl und Implementierung einer ERP-Lösung stehen. Erfahren Sie, welche Rolle technologische Trends wie künstliche Intelligenz, Cloud Computing und No-Code/Low-Code-Plattformen bei der ERP-Auswahl und -Einführung spielen. Lernen Sie Strategien kennen, die Ihnen helfen, neue und altbekannte Herausforderungen zu meistern. So setzen Sie Ihr ERP-Projekt nachhaltig und erfolgreich um und sichern den langfristigen Nutzen Ihrer Lösung.
Anmeldung
|
ERP Automatisierung für KMU Workflows: Effizienzsteigerung durch smarte Standards und integrierte Tools
Moderne ERP-Plattformen bringen diese Fähigkeiten inzwischen out of the box mit: Aufgabenverteilung an Rollen, Fristenmanagement und Eskalationen, Microsoft-Outlook-Anbindung, zentrale Aufgaben- und Dokumentenablage sowie Live-Dashboards von der Team- bis zur Managementebene. Entscheidend ist, dass all das leicht verständlich bleibt – Automatisierung, die nur auf dem Papier existiert, hilft niemandem.
Ein modernes ERP-System sollte genau dieses Verständnis mitbringen: Es braucht eine integrierte Workflowsteuerung, die Aufgaben klaren Rollen oder Personen zuweist, Verantwortlichkeiten definiert und Fristen transparent macht. Eine tiefe Integration mit Tools wie Microsoft Outlook ermöglicht es, Termine und Verfügbarkeiten automatisch zu synchronisieren. Benachrichtigungen und Erinnerungen sorgen dafür, dass Fristen eingehalten werden. Standardisierte Abläufe – etwa für Angebotsfreigaben oder Urlaubsanträge – lassen sich als Vorlagen hinterlegen und automatisieren. Dashboards bieten dabei in Echtzeit Einblick in Status, mögliche Engpässe und Fortschritte – von der operativen bis zur Managementebene. So entsteht ein flexibles System zur Prozessautomatisierung, das gerade im Mittelstand spürbare Effizienzgewinne ermöglicht. jf
Der Autor
Marco Mancuso ist Chief Financial Officer beim Standardsoftwerker SOU AG.
