Startseite ECM/DMS Business Dokumente – effizientere Workflows im New Work Zeitalter

Business Dokumente – effizientere Workflows im New Work Zeitalter

Die Post-COVID-Ära ist geprägt vom Digitalisierungsboom, dem Fachkräftemangel und einer branchenübergreifenden Kündigungswelle. Die knappen Ressourcen müssen, wo immer möglich, durch Automatisierung entlastet werden. Dabei wird allerdings häufig ein grundlegender Aspekt außer Acht gelassen: die Erstellung von Business-Content.

Quelle: Khanchit Khirisutchalual | www.istockphoto.com

Business Dokumente sind ein essenzieller Bestandteil der Unternehmenskommunikation und entscheiden maßgeblich über angestrebte Geschäftsabschlüsse und langfristiges Unternehmenswachstum. Für viele Arbeitnehmer*innen gehört die Erstellung von Dokumenten, E-Mails und anderen Business Inhalten zu den tagtäglich anfallenden Routineaufgaben. Eine aktuelle Templafy Studie bestätigt: Knapp die Hälfte der über 600 befragten deutschen Arbeitnehmer*innen halten die Content-Erstellung für die wichtigste Komponente ihres Berufs. Umso alarmierender ist es, dass die Anfertigung, Verwaltung und Freigabe dieser Dokumente noch immer ein größtenteils manueller und ineffizienter Vorgang ist. Für über 40 Prozent der Unternehmen stellt die standardisierte und automatisierte Erstellung eine große Herausforderung dar, so ein weiteres Ergebnis der Templafy Studie. Obwohl der Großteil der Unternehmen die zentrale Bedeutung von Content für den Geschäftserfolg anerkennt, räumen sie der Einführung neuer Content-Infrastrukturen keine Priorität ein. Dabei bleiben enorme Optimierungspotentiale unausgeschöpft.

Millionen von Euro sind an die ineffiziente Contenterstellung geknüpft

In Deutschlands Unternehmen besteht dringender Nachholbedarf in Sachen digitaler Workflow. Im Durchschnitt verbringt ein*e einzige*r Angestellte*r in Deutschland 15 Arbeitsstunden pro Woche, fast zwei volle Arbeitstage, mit der Erstellung von Content. Für zwei Drittel der Befragten bleiben dadurch häufig andere Aufgaben auf der Strecke. In einem Großunternehmen mit 1.000 Mitarbeitenden sind somit jährlich 700.000 Arbeitsstunden und in Summe etwa 15,8 Millionen Euro jährlich an diese Prozesse gebunden. Mit voranschreitender Digitalisierung nimmt auch die Menge an Content, wie E-Mails, Präsentationen und anderen Business Dokumenten als Bindeglied zwischen Unternehmen und seinen Stakeholdern zu. Dabei wird Content über verschiedenste Anwendungen erstellt, geteilt und meist nicht effizient verwaltet. Die Folge: Das Dokumenten-Chaos dominiert den Arbeitsplatz. Mitarbeitende verbringen einen großen Teil der Arbeitszeit mit der Suche, Erstellung und Prüfung von Dokumenten und Inhalten. Zur Einordnung: Knapp 60 Prozent erstellt Content, den es bereits gibt und für die Hälfte der Mitarbeitenden ist es einfacher, das Unternehmenslogo zu googeln, als es im Ablagechaos zu finden.


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ECM/DMS als strategischer Partner der Digitalisierung
Vom linearen Prozess zum fortwährenden Kreislauf

07.10.2022
11:00 - 11:45 Uhr

Thema: Strategie, ECM, Dokumentenmanagement, Digitalisierung
Referent: Marc Müller, Trovarit AG
Im Rahmen der zunehmenden Digitalisierung oder Business Transformation gewinnt auch das Thema ECM/DMS immer mehr an strategischer Bedeutung. Denn oftmals reichen vorhandene Architekturen und Lösungen nicht aus, um erforderliche unternehmensweite Informations- und Geschäftsprozess-Services digital zur Verfügung zu stellen. Somit ist ECM/DMS ein Thema, welches sämtliche Abteilungen vom Vertrieb und Service über die Produktion und Logistik bis hin zum Rechnungswesen anspricht. Aus einem bislang oftmals - meist durch organisatorische Grenzen bedingt - linearen Prozess entsteht ein fortwährender Kreislauf aus z.B. Entwickeln, Produzieren, Akquirieren, Verkaufen und Betreuen. ECM/DMS hat somit den Anspruch Menschen, Prozesse und Informationen unternehmensweit zu synchronisieren, um so erkenntnisorientiertes Handeln und Denken zu ermöglichen. Unter dieser Voraussetzung ist auch eine Einführung einer entsprechenden Lösung sehr individuell zu betrachten und birgt somit auch seine unternehmenseigenen Herausforderungen.
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Die fehlende Kontrolle über Business Dokumente bürgt Risiken

Gerade im hybriden Arbeitsumfeld, welche das Post-Covid Zeitalter prägt, geht die Transparenz und dadurch die Kontrolle über wichtige Business Inhalte zunehmend verloren. In diesem Durcheinander die relevanten Inhalte, wie Markenelemente oder Unternehmensdaten zu finden, kostet Zeit und Energie. Dadurch schleichen sich fatale Fehler ein, beispielsweise durch die Nutzung veralteter oder falscher Inhalte. Das ist auch den Mitarbeitenden bewusst: 85 Prozent der Befragten befürchten Umsatzverluste, zurückzuführen auf fehlerhafte und inkonsistente Dokumente. Auch die Prüfung des erstellten Contents ist ein zeitaufwendiges Unterfangen und bedarf gemäß der Studie bis zu vier Revisionen. Mit zunehmenden Security Regulationen im digitalen Raum und ausgedehnten Branding-Guidelines ist eine manuelle Prüfung schlichtweg unrealistisch und frisst die so sehr benötigten Kapazitäten (Stichwort: Fachkräftemangel).  Gerade der Umgang mit sensiblen Dokumenten ist in diesem Umfeld besorgniserregend: 94 Prozent aller Befragten, die mit sensiblen Daten hantieren, sehen in inkonsistentem und inkorrektem Content Bedrohungen für ihr Unternehmen, wenn dieser an Dritte weitergeben wird. Auch die Weitergabe von vertraulichen Informationen an nicht autorisierte Personen ist ein großes Problem. Ein Viertel gibt an, ihr Unternehmen habe in der Vergangenheit bereits versehentlich ein sensibles Dokument mit einer nicht autorisierten Partei geteilt. Dies ist häufig die Folge eines mangelnden Systems zur sicheren, systemübergreifenden Abstimmung des Contents und zur Klassifizierung der Sensibilität von Dateien und Informationen.

Umso wichtiger ist es, die häufig überlasteten Mitarbeitenden aus der Verantwortung zu ziehen und ihnen durch den Einsatz konsolidierter, unterstützender Technologien einen sicheren, effizienten Workflow ohne lästige Störungen zu ermöglichen und somit mehr Raum für fachlich relevantere Aufgaben freizuschaufeln.

Performance Analyse: Dokumente kontinuierlich weiter verbessern

Egal, ob  Weitergabe von Informationen oder die Überzeugung potenzieller Kunden: Jedes Geschäftsdokument verfolgt ein bestimmtes Ziel. Üblicherweise werden Dokumente so übersichtlich und aussagekräftig wie möglich angefertigt und verlassen mit dem Versand an Dritte schließlich den Verantwortungsbereich des Unternehmens. Die Zukunft der Business-Dokumente sollte jedoch anders aussehen: Innovative Unternehmen orientieren sich an Content Enablement Konzepten, die durch intelligente Dokumentenerstellungs- und Tracking-Funktionen den Workflow der Zukunft zu prägen. Dadurch könnten Dokumente über den eigenen Desktop hinaus verfolgt und anhand diverser Daten, wie beispielsweise der Öffnungsraten oder Verweildauer auf einzelnen Folien oder Inhalten, evaluiert und optimiert werden. Dadurch wird für Unternehmen eine Möglichkeit geschaffen, die allgemeine Content-Performance zu messen und zu verbessern. Davon könnte letztlich die Reputation der Marke nachhaltig profitieren. Beispielsweise könnten die revolutionären Daten nach dem Versand eines Pitch-Decks Aufschluss geben, wie lange bestimmte Grafiken oder Textabschnitte studiert wurden. Wenn eine ausschlaggebende Grafik kaum oder gar keine Beachtung findet, kann durch eine angepasste Positionierung oder ein verändertes Design die Überzeugungskraft des gesamten Dokuments verbessert und die Erfolgschancen des Unternehmens letztlich optimiert werden.


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Es wird Zeit sich von der vorherrschenden Dokumentenanarchie zu befreien und durch intelligente Content Enablement Technologien zentral verwaltete, effiziente Dokumenten-Workflows zu etablieren. Gerade in Zeiten einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt, gewinnt Content als Bindeglied zwischen Unternehmen und Stakeholdern eine zunehmende und komplexere Bedeutung. Das erkennen auch Unternehmensentscheider*innen: 42 Prozent aller Befragten sind überzeugt, dass ihr Unternehmen innerhalb der nächsten zwölf Monate die automatisierte Dokumentenerstellung priorisiert. Damit schaffen die Entscheider*innen die Grundlage für eine neue Generation von Business-Content: Content, der ohne Zutun der Mitarbeitenden direkt in den bestehenden Workflows integriert ist – und dadurch die effiziente Erstellung von qualitativ hochwertigen, aussagekräftigen Dokumenten garantiert.


Der Autor

Quelle: Templafy

Jan Mechtel ist Co-Founder By Acquisition und Geschäftsführer Deutschland bei der innovation Plattform zur Dokumentenerstellung Templafy.