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KI-basierte Dokumenten-Software optimiert die Unternehmensprozesse

Document-Intelligence-Software extrahiert relevante Informationen aus beliebigen textbasierten Dateien und Anwendungen. In interne wie externe Workflows integriert, steigert sie die Effizienz von Unternehmen und Behörden maßgeblich. KI- und Enterprise-Search-Spezialist IntraFind zeigt fünf Use Cases für die intelligente Dokumentenanalyse.​

Quelle: Galeanu Mihai | www.istockphoto.com

Der Wert von Daten erschließt sich nicht immer auf den ersten Blick: Oft sind wichtige Informationen in Dokumenten tief verborgen. Da der Datenfundus in Unternehmen und Organisationen immer schneller wächst, ist der Einsatz KI-basierter Document-Intelligence-Software heute beinahe obligatorisch. Die Software-Lösung stellt Entscheidungsträgern wertvolle Informationen aus allen Dokumenten und Bereichen von Organisationen zur Verfügung und optimiert textbasierte Arbeitsprozesse. IntraFind, Spezialist für Enterprise Search und KI, nennt fünf Aufgaben, bei denen Document Intelligence besonders heraussticht.

1. KI ermöglicht automatische Antragsprüfung​

Behörden und Versicherungen bieten heutzutage das Einreichen von Anträgen über Kunden- oder Bürgerportale im Internet an. Eine Document-Intelligence-Software prüft Antragsunterlagen automatisch auf Korrektheit, Vollständigkeit und Plausibilität. Richtig in das Portal integriert, gibt die Künstliche Intelligenz oft schon während der Dateneingabe in Online-Formulare relevante Hinweise. Sie verhindert so, dass Nutzer ihre Anträge falsch oder unvollständig einreichen und beschleunigt damit die Antragsbearbeitung.


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2. Compliance – Erfüllen gesetzlicher Anforderungen​

Document-Intelligence-Lösungen prüfen auch große Vertragsbestände sehr schnell auf ihre Gültigkeit, etwa wenn Gesetzesänderungen anstehen. Auch bei der Einhaltung der DSGVO hilft die Software: Sie findet schnell und zuverlässig datenschutzrechtlich relevante Informationen. Unternehmen beugen so Verstößen gegen die DSVGO vor und halten ihre Geschäftsdaten frei von nicht-relevanten personenbezogenen Inhalten.

3. Sortieren und Weiterleiten von E-Mails​

Eingehende E-Mails untersucht moderne Document-Intelligence-Software automatisch auf inhaltliche Themen. Anschließend kategorisiert die KI die E-Mails und leitet sie zur Beantwortung an die entsprechende Fachabteilung weiter oder unterstützt bei der automatischen Anfragebeantwortung.

4. Recruiting

In Bewerbungsverfahren müssen Unternehmen viele Dokumente sichten und daraufhin analysieren, ob Bewerber für die ausgeschriebene Stelle qualifiziert sind. Document-Intelligence-Software identifiziert Kenntnisse und Fähigkeiten in Lebensläufen automatisch und gleicht sie mit den Anforderungen aus der Stellenausschreibung ab. Die passendsten Bewerbungen gibt die KI dann nach Übereinstimmungsgrad sortiert an die Personalabteilung für die Fortsetzung des Einstellungsverfahrens weiter und minimiert somit deren Aufwand.

5. Automatisierte Verschlagwortung​

Auch in Redaktionen oder Verlagen bietet sich der Einsatz von Document-Intelligence-Lösungen an, da bei der täglichen Arbeit naturgemäß viele Texte anfallen – egal ob aus eigener Produktion oder für die Recherche. Mühsame organisatorische Aufgaben wie Themenklassifizierung und Verschlagwortung für Nachrichtenarchive übernimmt die KI, sodass Redakteure und Lektoren mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten haben.

„Document Intelligence leitet ein neues Zeitalter ein“, betont Franz Kögl, Vorstand bei IntraFind. „Die Fähigkeiten moderner KI-basierter Document-Intelligence-Software sind vielseitig einsetzbar und beschleunigen dokumentenbasierte Arbeitsprozesse erheblich. Unternehmen steigern mit ihnen ihre Effizienz, verbessern ihren Kundenservice und bleiben wettbewerbsfähig.“