Die Zahl der Unternehmen, die papierbasiert arbeiten, sinkt. Laut einer aktuellen Bitkom-Studie haben 32 Prozent der befragten Firmen in den vergangenen 5 Jahren ihren Papiereinsatz für Geschäfts- und Verwaltungsprozesse deutlich reduziert. Dokumente treffen heute meist über den digitalen Posteingang – etwa per E-Mail – ein. Das anschließende manuelle Sortieren, Zuweisen und Weiterleiten von Rechnungen, Verträgen oder Lieferscheinen ist allerdings aufwändig und kostet Zeit. Genau hier setzt die Kombination aus Künstlicher Intelligenz und Low-Code-Digitalisierungsplattformen an: Intelligente Dokumentenerkennung (Intelligent Document Processing) liest und klassifiziert verschiedene Dokumententypen wie Rechnungen, Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen, während Low-Code-Technologie die nahtlose Integration in nachgelagerte digitale Geschäftsprozesse ermöglicht.
„Optische oder regelbasierte Erkennungslösungen stoßen bei Sonderformaten oft an ihre Grenzen“, berichtet Axel Ensinger, Geschäftsführer der JobRouter GmbH. „Sind die Lösungen nicht lernfähig, wiederholen sich Fehler.“ Lösungen auf Basis Künstlicher Intelligenz hingegen entwickelten sich weiter, lieferten Daten in einer hohen Qualität, die eine direkte Weiterverarbeitung in digitalen Prozessen ermöglichen. „In Kombination mit einer Low-Code-Plattform lassen sich diese Daten flexibel in individuelle Workflows einbinden – ohne komplexe Programmierung“, erläutert Ensinger.
Algorithmen kategorisieren die digitale Post
Die intelligente Dokumentenverarbeitung deckt alle zentralen Schritte vom Eingang bis zur Archivierung automatisiert ab:
- Dokumenterkennung, zum Beispiel Rechnung, Vertrag, Lieferscheine etc
- Dokumententrennung nach Typ: Künstliche Intelligenz erkennt in einer Mail mit mehreren Anhängen die unterschiedlichen Dokumentenarten.
- Datenextraktion für den Abgleich von Bestellung, Auftragsbestätigung und Lieferschein, für die Buchung im ERP-System und schließlich die Weiterleitung zur Freigabe
- Revisionssichere Archivierung mit Löschfrist
