International aktive Unternehmen steuern Lieferanten und Dienstleister mit digitalen Verträgen. Fabasoft, Spezialist für die digitale Dokumentenlenkung, erklärt, worauf Unternehmen bei der Auswahl der passenden Managementlösung achten sollten.
Viele Unternehmen haben Standorte auf der ganzen Welt und arbeiten mit zahllosen Partnern rund um den Globus zusammen. Welche Rechte und Pflichten für diese Kooperationen gelten, regeln Händler- und Lieferantenverträge oder Vertraulichkeitsvereinbarungen. Die Verwaltung all dieser Dokumente erleichtern digitale Lösungen für das Vertragsmanagement. Bei der Lösungsauswahl empfiehlt es sich auf die nachgenannten fünf Kriterien zu achten.
1. Immer den Überblick behalten
Eine ideale Lösung für digitales Datenmanagement versetzt die Verantwortlichen in die Lage, auf alle Verträge unabhängig von Zeit, Standort oder Endgerät zuzugreifen. Auch innerhalb eines einzelnen Dokuments sollte die Software schnell einen Überblick ermöglichen. Essenziell sind dafür die Volltextsuche und eine Versionierungsfunktion. Letztere gewährleistet, dass sich schnell die aktuelle Fassung des jeweiligen Vertrags finden lässt und die Rechtsabteilung nachvollziehen kann, wann und wie es zu einer bestimmten Änderung kam.
2. Einfach und schnell implementieren
Im Optimalfall verfügt die Software über ein User-Interface, mit dem sich bestehende Verträge in Papierform schnell und unkompliziert digitalisieren lassen. Die Rahmenbedingungen für derartige Lösungen können die Verantwortlichen in wenigen Tagen festlegen. Dazu gehören zum Beispiel, welche Sprachen unterstützt werden, welche Rollen und welche Such- sowie Sortierkriterien erforderlich sind und welche Inhalte das Formular zum Anlegen einer digitalen Vertragsakte abfragt. Um das anschließende Befüllen der einzelnen Vertragsakten zu erleichtern, sollten Pflichtfelder definiert und unterschiedliche Dateiformate wie E-Mails, gescannte Dokumente oder PDFs hochgeladen werden können. Damit das nicht unnötig lange dauert, sollte die Software über eine hohe Performance verfügen.
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3. Zugriffsrechte unkompliziert verwalten
Verträge sind Dokumente, die verschiedenen Parteien lesen sowie abschließend signieren. Davor sind häufig Genehmigungs- und Prüfprozesse erforderlich. Daher ist es empfehlenswert, wenn das Zugriffs- und Rechtemanagement der gewählten Vertragsverwaltungssoftware die sichere Kommunikation mit externen Ansprechpartnern erlaubt – so dass beispielsweise Rechtsanwälte nur ein Leserecht erhalten, um ihre beratende Funktion zu erfüllen. Was außerdem nicht fehlen darf, ist eine systemeigene, rechtssichere digitale Signatur, die Zeichnungsprozesse mit Ansprechpartnern beschleunigt.
4. Fristen sicher einhalten
Verträge müssen aufgrund sich ändernder rechtlicher Rahmenbedingungen zu bestimmten Terminen angepasst werden. Eine digitalisierte Vertragsverwaltung bringt dabei einen großen Vorteil, wenn sie ein Fristenmanagement bietet, das rechtzeitig an Vertragsabläufe erinnert. Im Hinblick darauf ist es praktisch, bei der gewählten Lösung auf eine durchdachte Nachfolgeregelung zu achten. Dadurch werden Rechte und Pflichten sowie Erinnerungen an einzuhaltende Fristen bei einem Mitarbeiterwechsel unkompliziert an den jeweiligen Nachfolger übergeben.
5. Sicherheit großschreiben
Viele Vorteile von Vertragsverwaltungssoftwares nutzen Cloud-Technologie. Nur so können Mitarbeiter von überall auf der Welt jederzeit auf alle digitalen Vertragsakten zugreifen. Nun enthalten Verträgen oft äußerst sensible Daten. Wer sich beim Datenschutz höchste Sicherheit wünscht, der sollte Anbieter wählen, die entsprechende Zertifizierungen vorweisen und garantieren, dass ihre Server in Europa stehen. jf
Über den Autor
Robin Schmeisser ist Geschäftsführer von Fabasoft International Services.
