Weil Unternehmen Strafzahlungen für Datenschutzverletzungen und Verstöße gegen Compliance-Vorgaben tunlichst vermeiden wollen, wächst der Druck auf die Abteilungen. Um den Pflichten nachzukommen, Daten effizient zu identifizieren und für die weitere Bearbeitung zur Verfügung zu stellen, sind moderne Software-Lösungen notwendig.
Der Automatisierung von aufwändigen Prozessen kommt dabei eine entscheidende Rolle zu. Exterro nennt drei Entwicklungen, die für Unternehmen in Bezug auf Legal- und Compliance-Fragen wichtig werden.
1. Rechtsprozesse werden vermehrt inhouse abgewickelt
Das Einhalten von Datenschutzregularien und die Erfüllung der gesetzlich vorgeschriebenen Auskunftspflicht kann schnell ins Geld gehen – besonders dann, wenn Unternehmen auf externe Anwälte und Experten angewiesen sind. Um Ausgaben zu senken, gehen Firmen dazu über, Prozesse aus dem Legal- und Compliance-Bereich mit automatisierter GRC-Software (Governance, Risk und Compliance) selbst durchzuführen. Mit benutzerfreundlichen Lösungen und visuellen Dashboards sind damit auch nicht-juristische Mitarbeiter, etwa aus der Personalabteilung, in der Lage, diese Rechtsfragen zu bearbeiten. Die Software-Hersteller müssen daher den Fokus verstärkt auf Kontrollen und Abgleiche legen, damit das System mögliche Verstöße erkennt und meldet.
2. Automatisierte Software hilft beim Datenschutz
Viele der Lösungen, die seit Einführung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Jahr 2018 im Einsatz sind, bedürfen einer Generalüberholung, wenn nicht sogar eines Austauschs. Auch wenn sie zu Anfangszeiten gute Dienste geleistet haben, die Mehrzahl von ihnen stützt sich auf mühsame manuelle Prozesse. Unternehmen werden sich jetzt, fast fünf Jahre nach dem Start, automatisierten Lösungen zuwenden, die die angesammelten Datenbestände effizient verwalten. Änderungen an den Rahmenbedingungen der DSGVO müssen Unternehmen nicht befürchten, denn ein politischer Wille zu Änderungen an der Grundverordnung ist nicht erkennbar.
3. Hohe Zahl an Auskunftsanfragen überlastet Unternehmen
Der massive Anstieg an Anfragen zur Datenauskunft hat viele Unternehmen unvorbereitet getroffen. Das Recht der Verbraucher auf Auskunft zu ihren persönlichen Daten kann für Personalabteilungen ohne automatisierte DSAR-Lösungen (Data Subject Access Request) zu einer großen Herausforderung werden. Abhilfe schafft eine eDiscovery-Software, die alle personenbezogenen Daten identifiziert und in einem Bericht zur Verfügung stellt.
„Wir erwarten in den kommenden Quartalen einen Anstieg bei Lösungen, die auf das Konzept Privacy-by-Design aufbauen“, erklärt Istvan Puskas, Director Sales DACH Corporate bei Exterro. „Die Entwicklung dieser Tools berücksichtigt von Anfang an den technischen Datenschutz und die relevanten Bestimmungen.“ Unkomplizierte Software zur Automatisierung von Prozessen sei nötig, denn bei den zahlreichen Berührungspunkten zwischen Unternehmen und den Nutzern ihrer Lösung müsse der proaktive Datenschutz eine hohe Priorität einnehmen.“ Jürgen Frisch
