Unübersichtliche Prozesse, fehlende Transparenz, hoher Aufwand: Der indirekte Einkauf stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. Guided Buying bringt Struktur in den Prozess, steigert die Compliance und entlastet das Einkaufsteam durch intuitive Nutzerführung und KI-gestützte Assistenz.
Ob Laptops fürs Team, Marketing-Dienstleistungen, das Catering fürs nächste Event oder Wartungsteile für Produktionsmaschinen – die indirekte Beschaffung deckt zahlreiche Bedarfe des Arbeitsalltags eines Unternehmens ab. Schnell, effizient und regelkonform soll es dabei zugehen. Doch in der Realität führen unübersichtliche Prozesse, unterschiedliche Systeme und fehlende Transparenz häufig zu Verzögerungen und hohem Aufwand – sowohl für die Nutzenden als auch für die Einkaufsteams.
Ein Ansatz, der Ordnung in diese Komplexität bringt, ist Guided Buying. Der Gedanke: Der operative Einkauf wird systematisch gesteuert – intuitiv, digital und regelkonform. Ein digitales Tool führt Mitarbeitende durch den Beschaffungsprozess – von der Bedarfserfassung bis zur Bestellung – und ermöglicht so ein strukturiertes und wertschöpfendes Vorgehen. Gerade Guided Buying im indirekten Einkauf bietet hier einen effektiven Lösungsansatz für mehr Effizienz, Compliance und Nutzerfreundlichkeit.
Was Guided Buying im indirekten Einkauf wirklich leistet
Guided Buying im indirekten Einkauf ist weder ein eigenes System noch eine isolierte Technologie. Vielmehr handelt es sich um ein funktionales Modul moderner E-Procurement-Lösungen, das den operativen Einkauf – also die Anforderung und Bestellung von Produkten und Dienstleistungen – digital abbildet und systemgestützt steuert. Der Fokus liegt dabei klar auf den Endanwendern: Statt sich durch unübersichtliche Plattformen und komplexe Regelwerke zu kämpfen, erhalten Mitarbeitende eine strukturierte und zugleich flexible Navigation durch alle Schritte des Einkaufsprozesses.
Guided Buying folgt dabei einem zentralen Prinzip: Selbstbestimmter Einkauf innerhalb definierter Rahmenbedingungen. Nutzende bewegen sich in einer digitalen Einkaufsumgebung, in der Compliance-Regeln, Budgets, Lieferantenverträge und Warengruppen systemisch hinterlegt und automatisch berücksichtigt werden.
Anzeige
IT-Matchmaker®.guide ERP-Lösungen
Standardreferenz und Einkaufsführer für ERP-Software
- Expertenbeiträge
- Anbieterprofile
- Referenzen aus der Praxis
- Produktübersichten
Zum Download des ERP-Guides
Strategischer Überblick trifft operative Realität
Die Digitalisierung des Einkaufs ist in vielen Unternehmen bereits weit fortgeschritten – allerdings meist mit Fokus auf strategische Prozesse wie Sourcing, Vertragsmanagement oder Lieferantenbewertung. Der operative Einkauf – also die tägliche Bestellung von Produkten oder Services – erfolgt dagegen oft noch manuell, uneinheitlich oder mit hohem Koordinationsaufwand.
Gerade hier liegt großes Potenzial: Der operative Einkauf ist in der Regel dezentral organisiert – von der Assistenz bis zur Fachabteilung. Diese Endanwender benötigen intuitive, benutzerfreundliche Lösungen, die sie sicher und effizient durch ihre Bestellungen führen. Guided Buying im indirekten Einkauf bietet dafür den strukturellen Rahmen.
Herausforderungen und Potenziale für Guided Buying im indirekten Einkauf
Die Praxis zeigt: Viele Hürden im indirekten Einkauf sind systemisch bedingt. Häufig fehlt es an:
- Transparenz: Mitarbeitende wissen nicht, wo und wie sie regelkonform einkaufen sollen.
- Nutzerfreundlichkeit: Komplizierte Oberflächen oder fragmentierte Systeme schrecken ab.
- Compliance: Einkäufe außerhalb etablierter Kanäle oder ohne Vertragsgrundlage unterlaufen zentrale Einkaufsziele.
- Effizienz: Einkaufsteams werden durch Rückfragen und Genehmigungsprozesse belastet und können sich weniger auf strategische Aufgaben konzentrieren.
In Summe führen diese Faktoren zu unnötigen Kosten, Ineffizienzen und einem inkonsistenten Einkaufserlebnis – sowohl für Nutzende als auch für die Einkaufsabteilung.
Guided Buying als Lösung: Intuitiv, regelkonform, skalierbar
Guided Buying begegnet diesen Herausforderungen mit einem modularen, systemgestützten Ansatz, der den operativen Einkaufsprozess ganzheitlich digitalisiert – und dabei so gestaltet ist, dass er ohne Schulungsaufwand genutzt werden kann:
1. Durchgängiger Prozessfluss vom Bedarf bis zur Zahlung:
Jede Bestellung beginnt mit einer Bedarfsanforderung und endet mit der Rechnungszahlung. Dazwischen liegen Schritte wie Genehmigung, Bestellung, Wareneingang und Prüfung. Guided Buying verknüpft diese Prozesse logisch und systemisch – für maximale Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Compliance.
2. Nahtlose ERP-Integration in Echtzeit:
Die Lösung von BeNeering bindet sich direkt an das führende ERP-System (SAP) an – ohne Middleware, ohne Verzögerung. Budgetverfügbarkeit, Vertragslaufzeiten oder Lieferantenstatus werden in Echtzeit geprüft. Das verhindert Fehlentscheidungen und schafft Sicherheit.
3. Zentrale Oberfläche für alle Einkaufskanäle:
Ob Katalogartikel, Marktplätze, Lagerbestände, Rahmenverträge oder Freitextanforderungen – alle Kanäle sind über eine einheitliche Oberfläche zugänglich. Das System erkennt automatisch den passenden Kanal und führt Nutzende entsprechend durch den Prozess.
4. KI-gestützte Nutzerführung:
Künstliche Intelligenz erhöht die Effizienz weiter: Intelligente Assistenten unterstützen bei Freitextanforderungen, ordnen automatisch passende Warengruppen zu und schlagen geeignete Lieferanten vor – basierend auf historischen Daten. Smarte Such- und Empfehlungsfunktionen beschleunigen die Navigation zusätzlich.
5. Hoher Self-Service-Anteil für Akzeptanz und Entlastung:
Je mehr Bestellungen eigenständig abgewickelt werden, desto stärker werden Einkaufsteams entlastet. Gleichzeitig steigt die Akzeptanz digitaler Lösungen – denn intuitive Systeme, die konkrete Bedarfe erkennen und unterstützen, werden auch genutzt. So entsteht ein nachhaltiger Digitalisierungseffekt.
Fazit: Vom Tool zur Strategie – Guided Buying als Zukunftsmodell
Guided Buying steht für eine neue Generation des operativen Einkaufs: Es bietet intuitiven Zugang statt Prozesskomplexität, ermöglicht strategische Fokussierung statt operativer Belastung – und schafft ein konsistentes, transparentes Einkaufserlebnis.
Mit der BeNeering Digital Procurement Plattform steht eine Lösung bereit, die sich nahtlos in bestehende ERP-Landschaften integriert und moderne Funktionen wie KI, Echtzeitintegration und kanalübergreifende Nutzerführung vereint. So wird aus einem überladenen Prozess ein schlanker, strukturierter Workflow – und aus dem Einkauf ein strategischer Erfolgsfaktor.
Die Autorin
Natalia Parmenova ist Chief Revenue Officer bei BeNeering.
