Künstliche Intelligenz optimiert die Beschaffung

Die Gepäckaufgabe am Flughafen als Musterbeispiel

Ein Blick auf moderne Flughäfen zeigt, wie effizient Prozesse heute sein können: Die Gepäckaufgabe läuft oft automatisiert – ganz ohne persönliche Interaktion. Ähnlich lässt sich auch Procurement gestalten. Self-Service-Plattformen ermöglichen es Endnutzern, Waren oder Dienstleistungen regelkonform selbst zu suchen, anzufordern und zu bestellen – ohne direkte Einbindung der Beschaffungsteams, die dadurch deutlich entlastet werden.

Viele Unternehmen streben ein „No-Touch-Buying“ an, bei dem Mitarbeitende Bestellungen eigenverantwortlich und regelkonform durchführen. KI unterstützt dabei gezielt – z. B. bei Warensuche, Lieferantenauswahl und Bestellprozessen. So werden Ressourcen geschont und mehr Zeit für strategische Aufgaben gewonnen. Voraussetzung ist eine Einkaufslösung, die alle Kanäle integriert.

Fünf Bereiche bieten das größte Potenzial

Die größten Chancen, um die Beschaffungsprozesse im indirekten Einkauf zu optimieren, liegen in fünf Bereichen:

1. Guided Buying und Einkaufssuche

Suchmaschinen unterstützen Mitarbeiter dabei, die richtigen Produkte und Dienstleistungen schnell und effizient in den Einkaufskanälen zu finden, zum Beispiel in Katalogen, Marktplätzen, Rahmenverträgen oder im eigenen Bestand. Künstliche Intelligenz verbessert die Effizienz und reduziert Fehlerquellen.

2. Intelligente Warengruppen- und Lieferantenzuordnung

Künstlicher Intelligenz ermöglicht darüber hinaus die automatische Auswahl und Zuordnung von Warengruppen und Lieferanten, basierend auf historischen Bestellungen und vordefinierten Einkaufsrichtlinien. Dies spart Zeit und erhöht die Genauigkeit, weil manuelle Zuordnungen überflüssig werden.

3. Smartes Sourcing

Intelligente Algorithmen helfen im Sourcing dabei, Angebote zu identifizieren, Daten zu analysieren und Lieferanten zu bewerten, und unterbreiten Vorschläge, die auf Analysen basieren. Dies optimiert Ausschreibungsprozesse, indem die besten Angebote schnell ermittelt werden.

4. Intelligente Chatbots

Chatbots stehen Endanwendern jederzeit zur Verfügung und bieten sofortige Unterstützung bei verschiedensten Anliegen und Fragen. Durch ihre schnelle Reaktion tragen sie dazu bei, den Einkaufsprozess effizienter und benutzerfreundlicher zu gestalten.

5. Assistent für Freitextanfragen

Kann eine Anfrage in den bestehenden Einkaufskanälen nicht beantwortet werden, ist eine Freitextanfrage notwendig. Ein Assistent auf Basis Künstlicher Intelligenz optimiert auch diesen Prozess. Basierend auf historischen Daten schlägt er automatisch passende Warengruppen, Rahmenverträge, Kostenstellen und Lieferanten vor, die der Artikelbeschreibung entsprechen. Das minimiert Fehler beim Ausfüllen.

Zum Erfolg führt ein Langstreckenlauf

Künstliche Intelligenz eröffnet weitreichende Möglichkeiten, um indirekte Beschaffungsprozesse kostensparend und fehlerfrei zu gestalten. „Einkaufslösungen, die sich eng in SAP integrieren, erleichtern den Einstieg und unterstützen den Weg zum „No-Touch-Buying“, berichtet Natalia Parmenova, Chief Revenue Officer beim Softwarehersteller Beneering, der eine digitale Plattform auf Basis Künstlicher Intelligenz anbietet, die den Zugriff auf alle SAP-Daten in Echtzeit ermöglicht.