Daten bereinigen, die Prozesse optimieren und dann einen Business Case entwerfen – diese Schritte braucht jede Digitalisierung nach Einschätzung des IT-Consulters Oliver Meinecke. Wo Projekte diese Voraussetzungen nicht erfüllen, drohen Misserfolge.
Ein großer Umbau steht an: Die Zukunft wird digital sein. Prozesse in nahezu allen Branchen laufen IT-gestützt oder von Künstlicher Intelligenz gesteuert“, berichtet Oliver Meinecke, IT-Consultant und Experte rund um die Themen Digitalisierung, IT-Effizienz und Optimierung der IT-Infrastruktur. „Bei der Digitalisierung fehlt es allerdings vielerorts an den Grundlagen, an Struktur und Logik. Aktuell digitalisieren die Unternehmen viel Unsinn und überschätzen die Chancen, während sie gleichzeitig die Gefahren unterschätzen.“
Grundlage jedes Digitalisierungsvorhabens sind die Daten. Die aber seien in den meisten Unternehmen eine Katastrophe. Hier müsse zunächst aufgeräumt werden. Der Beginn dieses Prozesses sei die Reduktion unnötiger Informationen. Die verbleibenden Daten müssten dann sowohl semantisch als auch syntaktisch aufbereitet und in ein valides System gebracht werden. „Da viele Unternehmen über Jahrzehnte hinweg Datenmüll gesammelt haben, ist das eine große Herausforderung“, erläutert Meinecke. „Man muss dieses Problem aber angehen, denn ohne brauchbare Daten entstehen keine vernünftigen digitalen Prozesse.“
Unnötige Abläufe sollten nicht digitalisiert werden
Auch bei den unternehmensinternen Abläufen bestehe Nachholbedarf in Sachen Reduktion und Ordnung. „Viele Prozesse sind überaltert, unnötig oder ineffektiv“, zeigt sich der Projektmanager mit einem Fokus auf IT-Effizienz überzeugt. Diese Prozesse würden dann in Einsen und Nullen abgebildet und in die digitale Welt übertragen. Es sei allerdings nicht sinnvoll, unnötige und letztlich kontraproduktive Prozesse zu digitalisieren. Die Verantwortlichen müssten auch hier zunächst aufräumen und optimieren. „Wer seine Prozesse nicht prüft und optimiert, der sollte mit Digitalisierung erst gar nicht anfangen“, mahnt Meinecke. „Zunächst müssen die Abläufe durchdacht sein und stimmen. Erst dann hat es Sinn, sie digital abzubilden.“
Neben der Optimierung der Abläufe ist eine betriebswirtschaftliche Analyse sinnvoll. „Produkte und Serviceleistungen, die ihren Lebenszyklus bald überschritten haben, brauchen kein digitales Update.“ Ohne vorheriges Downsizing und ohne Klarheit darüber, was die nächsten Jahre überleben werde und was überhaupt eine Zukunft habe, müsse jede Digitalisierungsstrategie scheitern. „Digitalisieren ist aufwändig und kostet Geld. Deswegen sollten Unternehmen nur diejenigen Prozesse und Services digitalisieren, die auch langfristig ertragreich sind und eine nachvollziehbare Verbesserung bringen. Was nichts taugt, muss entsorgt werden und zwar vor, nicht während eines Digitalisierungsprozesses“, erläutert Meinecke.
Risikoanalysen statt unreflektierter Cloud-Euphorie
Als weitere Gefahr für eine erfolgreiche Digitalisierung sieht Meinecke die vielerorts vorherrschende Cloud-Euphorie. „Viele Verantwortliche denken, wenn sie Daten und Prozesse in der Cloud hinterlegen, erhöht sich deren Sicherheit und sie können die Verantwortung dafür abgeben.“ Das aber stimme oft nicht. Die Cloud berge auch Gefahren, die nicht zu unterschätzen seien. Um Prozesse individuell steuern zu können, sollten Unternehmen eine Daten- und Systemautonomie anstreben. Daten und technische Prozesse abzugeben, sei immer auch ein Risiko. „Zu jeder Digitalisierungsstrategie muss es eine Resilienz- und Risikoanalyse geben“, erläutert Meinecke. „Es gibt viele Prozesse, die nicht in die Cloud gehören und die nicht von Providern erledigt werden sollten. Häufig glauben die Verantwortlichen falschen Versprechen, die Chancen maximal überschätzen und schönrechnen, aber die Risiken unterschätzen oder kleinrechnen.“
„Shit in, shit out“, lautet ein bekannter Satz aus dem Projektmanagement. Dieser gelte umso mehr bei technologischen Umbrüchen, wie sie aktuell ablaufen. Meinecke ruft dazu auf, sich zu besinnen, zu reduzieren und zu optimieren bevor man digitalisiert. „Nur wer analog aufräumt, kann digital erfolgreich werden. Alles andere verbrennt nur Geld und andere Ressourcen.“ Es brauche ein Bewusstsein für eine sinnvolle Digitalisierung. Was es nicht brauche, sei Naivität und Begeisterung für alles, was schön klingt, aber in der Praxis noch keine Erfolge gezeigt hat. Jürgen Frisch
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