Homeoffice, Co-Working-Spaces und Workation – immer mehr hybride Modelle prägen die moderne Arbeitswelt. Gleichzeitig verändern sich die gesetzlichen Rahmenbedingungen: Noch in diesem Jahr sollen die Vorgaben des Europäischen Gerichtshofes von 2019 zur Einführung einer objektiven, verlässlichen und zugänglichen Arbeitszeiterfassung in Deutschland gesetzlich verankert werden.
Mit zunehmender Regulierung und Komplexität steigen die Anforderungen an das Zeit- und Zutrittsmanagement von Unternehmen. Entsprechend zeitgemäß und digital sollten sich auch Arbeitgeber aufstellen, um die erforderliche Dokumentation sowie Datenschutz und Sicherheit zu gewährleisten, so Marc Hoffmeister, Geschäftsführer der Miditec Datensysteme GmbH, der drei Voraussetzungen für eine funktionierende Zeiterfassung erwähnt.
Pflicht zur Dokumentation
Zukünftig müssen Unternehmen eine genaue Aufschlüsselung der Arbeitszeit ihres Personals vorweisen können, ansonsten drohen entsprechende Bußgelder – so zumindest der Plan. Im Fokus steht dabei die genaue Erfassung und Dokumentation von Arbeitsbeginn und -ende sowie der exakten Stundenanzahl einschließlich Pausen vonseiten der Betriebe. Wie die systematische Erfassung erfolgt, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, allerdings sollte die Lösung rechtlich sicher sein und sich für jegliche Arbeitsform – mobil oder standortgebunden – eignen. „Für die Zeiterfassung im Betrieb bietet sich in der Regel eine Verknüpfung von Zeit- und Zutrittsmanagement an“, empfiehlt Marc Hoffmeister. Statt analoger Schlüssel setzen moderne Schließsysteme beispielsweise auf elektronische Türterminals sowie Wandleser, die das berührungslose Kartenleseverfahren MIFARE unterstützen oder optional mit Bluetooth Low Energy (BLE) ausgestattet sind. Mitarbeiter erhalten dann über Schlüsselanhänger, Personen- und Systemkarten mit RFID-Transponder oder über eine entsprechende App Zugang zum Gebäude. Auf dem integrierten Chip sowie in der Anwendungssoftware lassen sich dafür sowohl unterschiedliche Berechtigungsprofile als auch personenbezogene Daten speichern. Einmal eingerichtet, bieten derartige Systeme beste Voraussetzungen und Anknüpfungspunkte für die Integration eines zentralen Zeitmanagements.
Smarte Lösungen
Mit einem Terminal im Eingangsbereich kann jedes Kommen und Gehen gebucht werden. „Über eine integrierte Schnittstelle erhalten sowohl Zeit- als auch Zutrittserfassung Anschluss an eine Universalzentrale oder an bereits bestehende Systeme“, erklärt der Experte. Dank zentraler Web-Software haben zugleich Mitarbeiter im Homeoffice Zugriff und können ihre Arbeitszeiten entsprechend festhalten. Voraussetzung für eine optimale und zielführende Umsetzung ist dabei ein mobiles Zeiterfassungstool, das sich zeit- und ortsungebunden einsetzen lässt. So können Angestellte ihre Arbeitszeit flexibel bestimmen und diese entweder per Browserlösung oder über eine gekoppelte App erfassen.
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Effektives Datenmanagement
Smarte Zeitwirtschaftslösungen sind nicht nur effiziente Tools, um Arbeitszeiten zu erfassen, sondern verringern zugleich den Administrationsaufwand und sorgen für mehr Flexibilität. Die gespeicherten Informationen finden beispielsweise Verwendung für die weiterführende Datenverarbeitung in einem entsprechend integrierten Lohn- und Gehaltssystem. „Parametrierbare Software-Module wie MTZ Time lassen sich bezüglich der Arbeitszeitmodelle individuell anpassen“, erklärt Marc Hoffmeister. „Arbeits-, Zuschlags- und Fehlgrundzeiten werden dann automatisch berechnet.“ Auch Mitarbeiter im Außendienst oder Homeoffice sowie externe Abteilungen können sich sicher in den Workflow integrieren. „Bereits bei der Installation sollten klar umrissene Rollenprofile mit Zugriffsrechten festgelegt werden, damit Angestellte nur Zugriff auf für sie relevante Informationen erhalten“, mahnt der Experte. Innerhalb des Betriebsgeländes lässt sich das Programm baukastenartig mit Ein- und Durchgangsterminals mit entsprechender Koppelung an Berechtigungen kombinieren. Wer remote arbeitet, kann nur mit Befugnis auf gewisse Funktionen und definierte Daten zugreifen. Auf diese Weise kommen Unternehmen allen gesetzlichen Anforderungen effizient nach und stellen sich gleichzeitig sicher und flexibler für die Zukunft auf.
