Das Homeoffice hat sich etabliert und wird auch nach der Pandemie bleiben. Zoho, Anbieter von Business-Applikationen, nennt fünf Voraussetzungen, um Remote Working sicher und effizient zu implementieren.
New Work: Der Arbeitsplatz der Zukunft wird eine Mischung aus Büroarbeit und Remote Working sein. Homeoffice wird dabei einen festen Platz haben. Die Erfahrungen damit während der vergangenen Monate haben aber Schwachstellen bei der technischen Infrastruktur, der Arbeitsorganisation und der Vorbereitung der Mitarbeiter offengelegt. Für Unternehmen ist es jetzt an der Zeit, sich richtig aufzustellen und aus den meist spontanen Homeoffice-Installationen eine dauerhaft sinnvolle Lösung zu machen. Bei dieser systematischen Umstellung auf Remote-Arbeit gibt es eine Reihe von Aufgaben zu lösen. Zoho nennt die wichtigsten Handlungsfelder:
1. Technische Ressourcen bereitstellen
Nur mit der richtigen Ausstattung lässt sich ein Homeoffice effizient betreiben. Viele Firmen und Mitarbeiter haben in den vergangenen Monaten erlebt, dass Anwendungen wie Videokonferenz-Apps abgestürzt sind. Um das zu verhindern, müssen auf der Client-Seite die Mitarbeiter mit leistungsstarken Computern und hochauflösenden Webcams ausgestattet werden. Alte Endgeräte mit beschränkter Performance behindern die vernetzte Zusammenarbeit. Als Flaschenhals haben sich sowohl für die Endgeräte-, als auch für die Server-Seite die Netzwerkverbindungen erwiesen. Viele Unternehmen haben die Anforderungen an die für Remote Working notwendigen Leitungskapazitäten unterschätzt und müssen Bandbreiten und VPN-Verbindungen (Virtual Private Network) nachrüsten. Gleiches gilt für die Server-Kapazitäten.
2. Tücken der Komplexität vermeiden
Für Remote Working steht ein reichhaltiges Angebot an Software-Lösungen zur Verfügung. Entsprechend groß ist die Verlockung, sich in diesem Pool zu bedienen. Daraus kann sich jedoch rasch ein unübersichtliches Portfolio unterschiedlichster Software-as-a-Service-Lösungen von diversen Anbietern entwickeln, die verschiedene Aufgaben und Workflows abbilden. Das führt oftmals zu Schwierigkeiten beim Management und der Interoperabilität der Applikationen. Dazu kommen potenzielle Probleme bei der Zusammenarbeit über Team- oder Abteilungsgrenzen hinweg. Das Speichern von Informationen in unterschiedlichen Apps erschwert darüber hinaus die Datenanalyse, und dadurch die Entscheidungsfindung auf Management-Ebene.
3. Verständnis für neue Technologien entwickeln
Neue Anwendungsformate lassen sich nur dann sinnvoll nutzen, wenn die Mitarbeiter sie auch verstehen. Auch die Verantwortlichen und Entscheider müssen sich mit den Unterschieden und den jeweiligen Vor- und Nachteilen von Angeboten wie Cloud-Lösungen, Software-as-a-Service, Infrastructure-as-a-Service und Platform-as-a-Service auseinandersetzen und die richtige Wahl für ihr Unternehmen treffen.
4. Schulungen für Mitarbeiter anbieten
Je rascher diese neuen Technologien zum Einsatz kommen, desto schneller entfalten sich ihre Vorteile für die Arbeit im Home- und Remote-Office. Daher ist es wichtig, alle Mitarbeiter in Trainings zu schulen, sodass sie neue Anwendungen möglichst rasch produktiv und sicher einsetzen können. Zur laufenden Unterstützung sollten Online-Ratgeber und Support Hotlines für selbständiges Lernen und Fragen bereitstehen.
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5. Die Sicherheit erhöhen
Diese Trainingsmaßnahmen haben auch positive Auswirkungen auf die Sicherheit. Versierte Anwender sind besser gegen Cyberangriffe geschützt. Cyberkriminelle haben sich mit der raschen Verbreitung von Remote Working neue Angriffsfelder erschlossen. Neben menschlichen Fehlern begünstigen vor allem ungesicherte Verbindungen und Geräte Attacken und Zugriffe auf wertvolle Unternehmensdaten. Sicherheitskritisch ist die Auswahl des Service Providers. Security- und Compliance-Vorgaben verbieten häufig, dass Kundendaten für personalisierte Werbung extern gespeichert werden. Wichtige, unternehmenskritische Informationen sollten daher in einem eigenen Rechenzentrum vorgehalten werden.
„Wir erleben gerade das denkbar größte Homeoffice-Experiment“, erklärt Sridhar Iyengar, Geschäftsführer von Zoho Europe. „Software-as-a-Service sowie Cloud-basierte Kommunikations-Tools haben das möglich gemacht. Sie sind auch der Schlüssel für den zukünftigen Mix aus Büro- und Heimarbeit.“ Jürgen Frisch
