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Digitale Dokumentenverwaltung ist ausbaufähig

Die Digitalisierung ist hierzulande noch nicht sehr weit. Laut der Mittelstandsstudie von DocuSign gehören Medienbrüche bei 50 Prozent der Befragten zum Arbeitsalltag. Im Branchenvergleich hinken die industrielle Fertigung und das Gesundheitswesen hinterher.

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Quelle: Vladimir Melnikov | Adobe Stock

Von durchgängigen digitalen Prozessen ohne Medienbrüche ist die Hälfte der mittelständischen Unternehmen in den Branchen Fertigung, Finanzen und Gesundheitswesen in Deutschland noch weit entfernt. Das zeigen die Ergebnisse einer Studie zum Thema „Prozessdigitalisierung“, die der Dokumentenmanagement-Spezialist DocuSign durchgeführt hat. Im Branchenvergleich zeigt sich, dass die digitale Entwicklung im Finanzsektor vergleichsweise weit vorangeschritten ist, es im Gesundheitswesen und in der Fertigung hingegen noch Ausbaupotential gibt.

Für die Studie haben Marktforscher von Statista im April und Mai dieses Jahres 300 Deutsche zum Thema Vertragsmanagement telefonisch befragt. Darunter allgemeine Entscheidungsträger, Firmenchefs im Mittelstand, Mitarbeiter in HR, IT, Einkauf, Rechtsabteilung, in Unternehmen von 100 bis 2.000 Mitarbeiter in den Branchen Manufacturing/Engineering, Financial/Insurance, HealthCare/Life Science.

Betriebe schätzen ihre Transformation gut ein

Die Digitalisierung bringt für kleine und mittelständische Unternehmen tiefgreifende Veränderungen: Informationsaustausch und Kundenkontakte finden zunehmend virtuell statt und immer mehr manuelle Arbeitsprozesse laufen elektronisch. 74 Prozent der befragten Mittelständler bewerten die Digitalisierung im eigenen Unternehmen mit gut bis sehr gut, und nehmen sich somit als innovativer wahr als die deutsche Wirtschaft im Allgemeinen (54 Prozent). Am positivsten bewertet die Finanzbranche die eigene Situation (80 Prozent), was auf eine bessere digitale Infrastruktur in der Branche zurückzuführen ist. Eine auffallend negative Einschätzung gab es hingegen im Gesundheitswesen: 13 Prozent der befragten Mittelständler gaben an, dass ihre Branche nicht gut in der Prozessdigitalisierung aufgestellt sei.

Wie weit die Digitalisierung im deutschen Mittelstand tatsächlich vorangeschritten ist, lässt sich anhand des Einsatzes von digitalen Verträgen erkennen. Denn Verträge finden sich in allen Bereichen und Abteilungen eines Unternehmens. Die Studie zeigt, dass zu den Prozessen in den Unternehmen, bei denen es zu einem sogenannten Medienbruch kommt, vor allem Mitarbeiterverträge (69 Prozent) und Kundenverträge (60 Prozent) zählen. In der Fertigungsbranche werden sogar noch über 80 Prozent der Mitarbeiterverträge gedruckt und eingescannt. Medienbruch bedeutet, dass ein digitaler Prozess unterbrochen wird, Daten ausgedruckt und anschließend wieder digital erfasst werden.


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ECM/DMS als strategischer Partner der Digitalisierung
Vom linearen Prozess zum fortwährenden Kreislauf

07.10.2022
11:00 - 11:45 Uhr

Thema: Strategie, ECM, Dokumentenmanagement, Digitalisierung
Referent: Marc Müller, Trovarit AG
Im Rahmen der zunehmenden Digitalisierung oder Business Transformation gewinnt auch das Thema ECM/DMS immer mehr an strategischer Bedeutung. Denn oftmals reichen vorhandene Architekturen und Lösungen nicht aus, um erforderliche unternehmensweite Informations- und Geschäftsprozess-Services digital zur Verfügung zu stellen. Somit ist ECM/DMS ein Thema, welches sämtliche Abteilungen vom Vertrieb und Service über die Produktion und Logistik bis hin zum Rechnungswesen anspricht. Aus einem bislang oftmals - meist durch organisatorische Grenzen bedingt - linearen Prozess entsteht ein fortwährender Kreislauf aus z.B. Entwickeln, Produzieren, Akquirieren, Verkaufen und Betreuen. ECM/DMS hat somit den Anspruch Menschen, Prozesse und Informationen unternehmensweit zu synchronisieren, um so erkenntnisorientiertes Handeln und Denken zu ermöglichen. Unter dieser Voraussetzung ist auch eine Einführung einer entsprechenden Lösung sehr individuell zu betrachten und birgt somit auch seine unternehmenseigenen Herausforderungen.
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Beim Vertragsmanagement dominiert Papier

Digitales Vertragsmanagement gehört aktuell bei weniger als der Hälfte der mittelständischen Unternehmen (43 Prozent) zur Arbeitsrealität. Vielen Unternehmen planen den Einstieg – allerdings steht die Umsetzung oft noch aus. Der hohe Planungsgrad (38 Prozent) weist darauf hin, dass es bei vielen Unternehmen Bestandteil der Digitalisierungsstrategie ist. Hier soll die Umsetzung vor allem kurzfristig noch im laufenden Quartal (13 Prozent), bis mittelfristig zum Ende des Jahres (48 Prozent) erfolgen.

Der Branchenvergleich zeigt, dass es vor allem in der Fertigungsbranche noch viel ungenutztes Potenzial für digitales Vertragsmanagement gibt: Lediglich 40 Prozent der Befragten haben hier schon eine Lösung im Einsatz. Trotz des hohen Bedarfs sind konkrete Initiativen dazu oftmals erst in der Anfangsphase. Anders sieht es in der Finanzbranche aus, die sich mit 57 Prozent bei Nutzung von digitalem Vertragsmanagement als Vorreiter positioniert. Einen hohen kurzfristigen Bedarf, deren Umsetzung noch im selben Quartal geplant ist, gibt es mit 16 Prozent vor allem im Healthcare-Bereich.

Große Branchenunterschiede beim digitalen Vertragsmanagement: Im Finanzwesen nutzen laut der Mittelstandsstudie von Docusign 57 Prozent der Unternehmen eine derartige Lösung. In der Fertigung liegt dieser Anteil lediglich bei 40 Prozent. (Quelle: Docusign)

Arbeitserleichterung und Effizienz als Treiber

Der wichtigste Grund für die Anschaffung von digitalem Vertragsmanagement sind effiziente Geschäftsprozesse, es gibt aber branchenspezifische Unterschiede. Ziel im Finanzsektor und Gesundheitswesen ist Effizienz – in der Fertigung vor allem der Bürokratieabbau. Die Anschaffung ist dabei auch von der Entscheidung unterschiedlicher Fachabteilungen abhängig. Dabei stehen nach der Geschäftsleitung die IT-Abteilungen (49 Prozent) an zweiter Stelle, gefolgt von der Personalabteilung (32 Prozent) und der Rechtsabteilung (25 Prozent).

53 Prozent der Befragten, die den Einsatz von digitalem Vertragsmanagement verworfen oder (noch) nicht auf der Digitalagenda haben, begründen dies vor allem mit Sicherheitsbedenken. Viele fürchten zudem eine Nichtvereinbarkeit mit etablierten Prozessen (34 Prozent), vor allem im Fertigungs- und Finanzsektor. 28 Prozent könnten sich vorstellen, dass Kunden oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich dagegen sträuben.

„Die Ergebnisse unserer Mittelstandsstudie bestätigen, dass es in Deutschland noch viel Potenzial auf dem Weg zu volldigitalen Vertragsprozessen gib“, berichtet Daniela Becker, Area Vice President EMEA bei DocuSign. „Noch immer behindern bestehende papierbasierte Prozesse die übergreifenden Geschäftsprozesse und digitalen Workflows. Allerdings zeigt unsere Studie auch, dass Unternehmen den hohen Stellenwert von digitalem Vertragsmanagement branchenübergreifend anerkannt haben.“

Die möglichen Erfolge schildert Karl-Heinz Land, Digital Evangelist und CEO der Neuland GmbH & Co. KG: „Nur wer digitalisiert, kann Abläufe vernetzen und sie dann automatisieren. Unternehmen, die automatisieren, haben einen Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz.“ Jürgen Frisch


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