Rechnungsbetrug durch KI: Wie Unternehmen neue Bedrohungen abwehren können

Gefälschte Belege auf Knopfdruck: Generative KI erleichtert betrügerische Spesenabrechnungen, die kaum noch zu entlarven sind. Unternehmen müssen reagieren – mit smarter Software, klaren Prozessen und einer Kultur der Transparenz, um sich wirksam vor Rechnungsbetrug durch KI zu schützen.

Unternehmensbetrug entwickelt sich zu einer immer größeren Herausforderung – mit gravierenden Folgen für Finanzen und Reputation. Besonders gefährlich: Generative KI-Modelle wie GPT-4o erstellen Belege und Rechnungen, die täuschend echt wirken. Damit öffnen sich für Betrüger neue Möglichkeiten, Spesenabrechnungen zu manipulieren. Klassische Prüfmechanismen geraten an ihre Grenzen, da KI-erstellte Dokumente von Originalen kaum mehr zu unterscheiden sind.

Verborgene Kosten, unterschätzte Risiken

Was wie ein Randthema klingt, kann Unternehmen teuer zu stehen kommen. Laut der Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) verlieren Firmen im Schnitt 5 % ihres Jahresumsatzes durch internen Betrug. Besonders betroffen sind kleine und mittelständische Unternehmen, die oft über weniger strukturierte Kontrollsysteme verfügen. Gefälschte Spesenabrechnungen, IBAN-Manipulationen und unrechtmäßige Zahlungen gehören zu den häufigsten Betrugsarten – und Rechnungsbetrug durch KI verstärkt diese Gefahr zusätzlich.

Digitale Lösungen gegen Rechnungsbetrug durch KI

Um der Bedrohung zu begegnen, setzen Anbieter von Ausgabenmanagement-Software verstärkt auf intelligente Systeme. Bereits heute prüfen spezialisierte Tools Belege automatisiert und melden Auffälligkeiten an die Buchhaltung. Der Schlüssel liegt in der Datenmenge und in der Qualität der Daten: Je mehr Transaktionen in ein System einfließen, desto zuverlässiger erkennt es Unregelmäßigkeiten. Software-Tools sind dabei in der Lage, die Mitarbeitenden in der Buchhaltung automatisch auf verdächtige Belege hinzuweisen. Sie bieten so eine proaktive Antwort auf den zunehmenden Betrug durch KI-generierte Dokumente. Weitere wichtige Ansätze in Unternehmen hierzu sind:

• Integration von KI: Künstliche Intelligenz analysiert Belege auf Unstimmigkeiten, Richtlinienverstöße und künstlich erzeugte Inhalte. Dadurch können verdächtige Dokumente frühzeitig erkannt und automatisch zur weiteren Prüfung markiert werden.
• Intelligente Warnsysteme: Mitarbeitende werden in Echtzeit über doppelte Einträge, ungewöhnliche Beträge oder verdächtige Muster informiert. So lassen sich Risiken schnell identifizieren und gezielt eingrenzen.
• Präventive Analyse: Jeder Ausgabenvorgang erhält automatisch einen Plausibilitätsindex, der gezielt risikobehaftete Vorgänge hervorhebt. So müssen nicht  sämtliche Vorgänge manuell geprüft werden.
• Verwendung von Firmenkreditkarten: Transaktionen werden automatisch mit Spesenplattformen abgeglichen und sind dadurch leichter nachvollziehbar. So lassen sich Transaktionen schneller zuordnen und transparenter nachvollziehen. Das vereinfacht die Prüfung erheblich und reduziert die Fehlerquote.

Diese Technologien helfen, Rechnungsbetrug durch KI frühzeitig zu erkennen und automatisiert einzudämmen.

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ECM/DMS als strategischer Partner der Digitalisierung Vom linearen Prozess zum fortwährenden Kreislauf

19.09.2025 11:00 - 11:45 Uhr

Thema:	Strategie, ECM, Dokumentenmanagement, Digitalisierung
Referent:	Marc Müller, Trovarit AG

Im Rahmen der zunehmenden Digitalisierung oder Business Transformation gewinnt auch das Thema ECM/DMS immer mehr an strategischer Bedeutung. Denn oftmals reichen vorhandene Architekturen und Lösungen nicht aus, um erforderliche unternehmensweite Informations- und Geschäftsprozess-Services digital zur Verfügung zu stellen. Somit ist ECM/DMS ein Thema, welches sämtliche Abteilungen vom Vertrieb und Service über die Produktion und Logistik bis hin zum Rechnungswesen anspricht. Aus einem bislang oftmals - meist durch organisatorische Grenzen bedingt - linearen Prozess entsteht ein fortwährender Kreislauf aus z.B. Entwickeln, Produzieren, Akquirieren, Verkaufen und Betreuen. ECM/DMS hat somit den Anspruch Menschen, Prozesse und Informationen unternehmensweit zu synchronisieren, um so erkenntnisorientiertes Handeln und Denken zu ermöglichen. Unter dieser Voraussetzung ist auch eine Einführung einer entsprechenden Lösung sehr individuell zu betrachten und birgt somit auch seine unternehmenseigenen Herausforderungen.

Anmeldung

Technologie braucht Kultur

Doch Technik allein reicht nicht aus. Wer betrügerisches Verhalten nachhaltig verhindern will, muss Transparenz und Integrität fest in der Unternehmenskultur verankern. Erst wenn alle Mitarbeitenden Verantwortung übernehmen, entsteht ein stabiles Fundament gegen Betrug. Moderne KI-gestützte Lösungen entlasten dabei die Buchhaltung, indem sie Routineprüfungen übernehmen und so Freiraum für strategisch wichtigere Aufgaben schaffen.

Ausblick: Betrugsmethoden werden raffinierter

Schon heute ist es schwer, echte von gefälschten Belegen zu unterscheiden – und die Weiterentwicklung generativer KI wird diese Herausforderung noch verschärfen. Unternehmen brauchen daher zuverlässige, digitale Lösungen, die auch subtile Manipulationen aufdecken. Nur so lassen sich finanzielle Schäden und Reputationsverluste vermeiden. Rechnungsbetrug durch KI ist keine Zukunftsmusik, sondern längst Realität – und wer jetzt handelt, verschafft sich einen entscheidenden Schutzvorsprung.

Der Autor

Bertrand Muth, General Manager of International N2F, arbeitet seit über 25 Jahren im Bereich Finanzsoftware und hat sich auf die Entwicklung und Implementierung digitaler Lösungen spezialisiert, insbesondere in den Bereichen Buchhaltung, Finanzmanagement und Geschäftsreisekostenmanagement. Er begleitet Unternehmen darin, ihr Ausgabenmanagement effizienter und benutzerfreundlicher zu gestalten.