Software-Projekte sanieren – mit Methode

Software-Projekte sind nötig, um die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen zu erhalten. Doch schon im Vorfeld solcher Projekte ist klar, es wird eine stete Herausforderung, Zeitplan und Aufwand in Grenzen zu halten. Ein Projekt-Audit kann hier wertvolle Unterstützung bieten: Es dient dazu die Effizienz, Wirksamkeit und den Fortschritt eines Softwareprojekts zu bewerten. So ist man sofort am Ball und kann gegensteuern, falls das Projekt aus dem Ruder zu laufen droht.

Unterschätzter Aufwand für die Datenmigration – ein großes Problem in Software-Projekten

Die Studie „ERP in der Praxis“ hat die Probleme untersucht, die sich aus Sicht der ERP-Anwender im Zusammenhang mit der ERP-Implementierung auftun. Ganze 14 Prozent der Studienteilnehmer gaben an, keinerlei Schwierigkeiten bei der Implementierung gehabt zu haben. Probleme äußern sich grundsätzlich in Budget- und Terminüberschreitungen. Sie finden ihre Ursache häufig in der Datenmigration (27 % der ERP-Projekte). Für die Datenmigration ergeben sich im Projektverlauf oft ungeplante Aufwände, die die Problematik eines „Knappen Zeitplans“ (15 %) in Verbindung mit „Ressourcen-Engpässen beim Anwender“ (16 %) noch verschärfen.

Häufige Probleme umfassen auch sich ändernde Anforderungen, fehlende Stakeholder-Unterstützung, menschliche Faktoren wie Konflikte und Kommunikationsprobleme sowie Probleme bei der Qualitätskontrolle. Die Konfrontation mit einer oder mehreren dieser Herausforderungen kann den Projekterfolg gefährden, weil z. B. die inhaltlichen Ziele nicht vollständig erreicht werden oder das Projekt länger dauert und mehr kostet als geplant.

Projekt-Audit als Frühwarnsystem nutzen

Ein Projekt-Audit kann sowohl als Frühwarnsystem dienen, um sicherzustellen, dass ein laufendes Projekt weiterhin auf Kurs ist, als auch als Rettungsanker für Projekte, die bereits Probleme aufweisen. In beiden Fällen bietet es die Möglichkeit, den Projekterfolg sicherzustellen, Risiken zu minimieren und die Qualität der Arbeit zu gewährleisten, sei es bei der Planung, der Durchführung oder der Wiederherstellung von Projekten.

Durch ein gut geplantes und erfahrungsbasiert durchgeführtes Projektaudit ergeben sich eine Reihe erfolgswirksamer Mehrwerte:

Qualitätssicherung: Ein Projekt-Audit bewertet die Qualität der Ergebnisse und Prozesse und zeigt damit, ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist, um die festgelegten Ziele zu erreichen.

Budget- und Kostenkontrolle: Das Audit überprüft die Budgetnutzung und das Kostenmanagement des Projekts. Dies stellt sicher, dass die finanzielle Investition effektiv verwaltet wird und es zu keinen unerwarteten Kostenüberschreitungen kommt.

Inhaltliche Kontrolle: Das Audit überprüft die inhaltliche Zielerreichung und stellt damit Budget- und Kostenkontrolle in einen bewertbaren Zusammenhang.

Methodische Kontrolle: Das Audit überprüft die Verwendung und Anwendung von Methoden und Tools.

Risikominimierung: Das Audit identifiziert und bewertet Risiken im Zusammenhang mit dem Projekt. Durch die frühzeitige Bearbeitung von Risiken trägt das Audit dazu bei, potenzielle Probleme zu verhindern, die sich negativ auf den Projekterfolg auswirken könnten.

Pünktlicher Abschluss: Das Audit überprüft den Projektzeitplan und die Meilensteine. Dadurch wird sichergestellt, dass das Projekt gemäß dem vereinbarten Zeitplan fortschreitet und rechtzeitig abgeschlossen wird.

Effektive Kommunikation: Das Audit bewertet die Kommunikation im Projektteam und mit Stakeholdern. Effektive Kommunikation gewährleistet, dass die Beteiligten über den Projektfortschritt, Änderungen und auftretende Probleme informiert werden und eine frühzeitige Möglichkeit zur Reaktion erhalten.

Mitarbeiterzufriedenheit: Ein gut durchgeführtes Audit führt zu verbesserter Projektleistung, weniger Unterbrechungen und einer insgesamt besseren Projektverwaltung. Dies trägt zu einer reibungsloseren Erfahrung für die Beteiligten bei und erhöht die Zufriedenheit mit dem Projektergebnis.

Transparenz: Der Auditprozess schafft Transparenz über den Status des Projekts, Herausforderungen und Verbesserungsmöglichkeiten. Diese Transparenz fördert das Vertrauen zwischen dem Projektteam, den verschiedenen Stakeholdern und den Dienstleistern.

Lessons Learned: Durch den Auditprozess werden aus dem Projekt gewonnene Erkenntnisse erfasst und dokumentiert. Diese Informationen können zur Verbesserung zukünftiger Projekte genutzt werden, um sicherzustellen, dass ähnliche Probleme vermieden werden, was sowohl dem Team als auch der Organisation zugutekommt.

Klare Verantwortlichkeit: Das Audit hält das Projektteam und Stakeholder für ihre Rollen und Zuständigkeiten verantwortlich. Dies stellt sicher, dass alle am Projekt beteiligten Personen sich dem Erfolg des Projekts verpflichtet fühlen.

Kontinuierliche Verbesserung: Das Audit identifiziert Bereiche zur Verbesserung der Projektabläufe, der Managementpraktiken und -ergebnisse. Dadurch kann die Organisation ihre Fähigkeiten für zukünftige Projekte verbessern.

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Zertifikatskurs: Project Manager Business Software

Das Center Integrated Business Applications (CIBA) aus Aachen hat in Kooperation mit der Trovarit AG den Zertifikatskurs “Project Manager Business Software” entwickelt. Der Fokus der Lernergebnisse liegt dabei auf:

• dem Aufbau von vertiefenden Kenntnissen und der mittelstandsgerechten Vermittlung von Wissen und Methoden in den Phasen und Arbeitspaketen von Implementierungsprojekten komplexer Standard-Software,
• den Kompetenzen in der standardisierten, methodengestützten Durchführung von Implementierungsprojekten. Hierzu zählen Methoden-, Fach- und Sozialkompetenzen sowie persönliche Kompetenzen,
• dem Kennenlernen typischer Anwendungsfälle und Herausforderungen in komplexen Implementierungsprojekten sowie
• der Befähigung zur übergreifenden Anwendung des erworbenen Wissens und Aufbau von Problemlösefähigkeiten in vergleichbaren Projektszenarien.

Fazit: Ein Projekt-Audit bringt Licht ins Dunkle

Der Erfolg eines Projektes wird nicht nur daran gemessen, ob das Ergebnis überzeugt, sondern auch, wie der Weg dahin verlaufen ist. Sind die einzelnen Projektschritte nicht gut geplant, kann das zu erheblichen Verzögerungen, hohen Kosten und demotivierten Mitarbeitenden führen. Treten innerhalb eines Projektes Probleme auf, führt das oftmals zu weiteren Herausforderungen. Vor allem eine regelmäßige und gute Kommunikationskultur ist im Projektalltag daher enorm wichtig. Je komplexer das Projekt, desto mehr Menschen sind beteiligt. Diese haben unterschiedliche Informationen, Wissensstände und gegebenenfalls andere Erwartungen an das Projektergebnis. Nur wenn regelmäßig über den aktuellen Stand und die nächsten Ziele gesprochen wird, können Aufgaben im gewünschten Umfang umgesetzt werden.

Die Anforderungen an das jeweilige Projekt sollten also klar sein und konkret geplant werden. Dazu gehört unter anderem die Einteilung von personellen, finanziellen und zeitlichen Ressourcen.

Die Dokumentation dieser Anforderungen innerhalb eines Projekt-Audits kann hier unterstützen: Es eignet sich, um den Fortschritt eines Projekts objektiv einzuschätzen, Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und das Projektmanagement, wenn nötig, anzupassen. Es müssen also nicht schon erhebliche Schwierigkeiten innerhalb eines Projektes aufgetreten sein. Ein umfassender Projektbericht ist auch sinnvoll, um „Learnings“ aus dem Projektablauf abzuleiten, auf andere Projekte zu übertragen oder um Budgets nachzuverhandeln.

Der Autor:

Peter Treutlein, Vorstand der Trovarit AG, begleitet seit mehr als 20 Jahren Unternehmen bei der Auswahl und Einführung von Business Software. Er war maßgeblich an der Entwicklung des Aachener Implementierungsmodells für Business Software (ImplAiX^®) beteiligt, das den methodischen Rahmen sowie die benötigten Werkzeuge für das gesamte Projekt von der Projektinitialisierung bis zur Abnahme des neuen Systems unabhängig von der gewählten Software-Lösung liefert.