Kein Festpreis für eine ERP-Lösung
Es gibt keinen Marktpreis für einen ERP-Arbeitsplatz. Die Auswertungen aus der Studie „ERP in der Praxis“ zeigen sehr deutlich, dass sämtliche Kostenpositionen bei ERP-Projekten in extremem Maße schwanken. Dies ist zum großen Teil mit sehr unterschiedlichen Anforderungen und Randbedingungen bei einzelnen Projekten zu erklären: Dazu zählen z.B. unterschiedliche Installationsgrößen (Anzahl der ERP-Arbeitsplätze), der implementierte Leistungsumfang (Komplexität) und auch der Anpassungsaufwand der Lösung an die vorhandenen Unternehmensprozesse. Hier gehören Komplexität und Anpassungsaufwand zu den Kostentreibern. Unter diesem Vorbehalt können auf Basis der Angaben der Studienteilnehmer die Investitionen bei umfassenderen ERP-Projekten ganz grob mit ca. 4.400 EURO je ERP-Arbeitsplatz angesetzt werden. Dabei sind die Hardware-Investitionen ausgeklammert.
Personalaufwand oft unterschätzt
Die Kosten für den Personalaufwand von der Auswahl bis zum Produktivstart der ERP-Lösung sind da noch nicht eingerechnet. Dieser wird seitens der Anwenderunternehmen vielfach falsch eingeschätzt. Hier muss die Zahl der beteiligten Personen über die Dauer der einzelnen Projektphasen bis hin zur Auslastung der Mitarbeiter während des Projektes bzw. des ERP-Betriebs berücksichtigt werden. Die Größe des Projektteams und der Einsatz von externen Beratern hängt ebenso wie die Kosten stark von der Größe (z.B. gemessen an der Anzahl User) und der Komplexität (z.B. gemessen an der Anzahl der eingeführten Module oder an der Zahl der Standorte des Unternehmens) der Projekte ab. Darüber hinaus hat die Größe der Unternehmen einen sehr signifikanten Einfluss auf die Dauer der ERP-Projekte. Bei kleinen Unternehmen vergeht vom Beginn der Projektarbeit bis zum Produktivstart etwas mehr als ein halbes Jahr. Im „klassischen Mittelstand“ bewegt sich die Projektdauer im Bereich zwischen 10,0 und 13,0 Monaten. Bei großen ERP-Projekten steigt die durchschnittliche Projektlaufzeit auf ca. 14 Monate an.
Auch Betriebskosten der ERP-Lösung müssen berücksichtigt werden
Daneben ist auch der Betrieb der Software nicht kostenlos. Wie die Studie zeigt, haben über 90% der befragten ERP-Anwender einen Wartungsvertrag mit dem betreuenden ERP-Anbieter abgeschlossen. Die Gesamtkosten für die Wartung hängen dabei ebenso wie die Projektkosten in erster Linie von der Größe der ERP-Installation und damit von der Unternehmensgröße ab. Dies ist darauf zurückzuführen, dass das branchenübliche Preismodell die jährlichen Wartungskosten als Anteil der Lizenzkosten berechnet, die wiederum an der Anzahl der ERP-User gemessen werden. Marktüblich sind im ERP-Markt jährliche Wartungssätze zwischen 12% und 25% der Lizenzpreise wobei sich die Bezugsgröße von Projekt zu Projekt erheblich unterscheiden kann: In vielen Fällen wird zur Berechnung der Wartungsgebühr der Listenpreis der ERP-Lizenzen herangezogen. Je nach Verhandlungssituation wird aber auch der – meist günstigere – Projektpreis der Lizenzen zugrunde gelegt oder der Wartungssatz völlig frei verhandelt. Während die jährlichen Wartungsgebühren je ERP-Arbeitsplatz bei kleineren ERP-Installationen (5 bis 25 User) durchschnittlich bei rund 600 EURO p.a. liegen, gehen sie in den oberen Größenklassen mit zunehmender User-Zahl kontinuierlich zurück. In der Klasse zwischen 300 und 1.000 ERP-Usern bewegen sich die jährlichen Wartungsgebühren je ERP-User dann noch bei ca. 370 EURO p.a.
Ohne regelmäßige Release-Wechsel ist die ERP-Lösung schnell veraltet
Oben drauf kommen noch Kosten für die regelmäßige Modernisierung der Software. Sie ergibt sich aus der langen Nutzungsdauer von ERP-Lösungen, die im Durchschnitt knapp 13 Jahre beträgt. Dies erfolgt durch (kleinere) Updates sowie von Zeit zu Zeit durch (größere) Release-Wechsel. Der Aufwand für eine umfassende Modernisierung bewegt sich oft in einer ähnlichen Größenordnung wie eine Neueinführung. Die Kosten liegen dagegen zumindest im Hinblick auf die Lizenzkosten oft darunter, da die Anbieter für Bestandskunden oft über Sonderangebote unterschiedlichster Art verfügen (z.B. „Anrechnung der Alt-Lizenzen“). Bei „gelebten“ Kunden-Lieferanten Beziehungen liegt auch der Einführungsaufwand meist unter dem der Neueinführung.
Trotz aller Unterschiede von Projekt zu Projekt und von Unternehmen zu Unternehmen, lassen sich auf Basis der Studienergebnisse die typischen Aufwandsgrößen von ERP-Installationen doch recht konkret beziffern. Im Mittelstand beispielsweise kann man mit ca. 6.000 € Anschaffungskosten pro ERP-Arbeitsplatz, einer Projektdauer von ca. 12 Monaten für Auswahl und Einführung und ca. 5 internen Mitarbeitern im Kernteam rechnen. Hinzu kommen im Durchschnitt „zweieinhalb“ externe Teammitglieder. Während der Betriebsphase zahlt ein Mittelständler ca. 500 € pro Jahr und Arbeitsplatz für den Wartungsvertrag mit dem Software-Partner und muss „eineinhalb“ Mitarbeiter (Vollzeit) für die Administration der Installation abstellen. Grob geschätzt kann man für notwendige Modernisierungsmaßnahmen außerdem alle fünf Jahre ca. ein Drittel der Anschaffungskosten ansetzen.
