In der Regel gestaltet sich der Arbeitsalltag vieler Angestellter neben dem Tagesgeschäft aus einer Reihe an verschiedenen Projekten. Damit es dabei zum geplanten Abschluss kommt und kein Chaos entsteht, braucht es ein gewisses Maß an Kontrolle und Management. Eine unterstützende Software-Lösung für das Projektmanagement kann sich hier als „fleißiges digitales Helferlein“ entpuppen.
Egal um welche Art von Vorhaben es sich handelt und wie die jeweiligen Vorgaben aussehen, grundsätzlich besteht immer ein fester Zeitradius, um das möglichst klar definierte Projektziel zu erreichen. Gerade in unserer schnelllebigen Zeit folgt jedoch ein Projekt auf das nächste und während beim vorangegangenen manchmal sogar noch der finale Abschluss fehlt, steht das nächste schon in den Startlöchern. Hier fällt es vielen Angestellten und Führungskräften daher immer schwerer, einen Überblick über die Masse an Daten, Teams oder jeweiligen Entwicklungen zu behalten. Eine entsprechende Software-Lösung bietet in diesem Durcheinander eine passende Möglichkeit, um sich der Flut an Informationen und Aufgaben im Projektmanagement besser stellen zu können.
Kommunikation als Schlüssel zum Erfolg
Mit digitaler Unterstützung können alle beteiligten Parteien jederzeit den aktuellen Stand der Entwicklungen im Projekt überprüfen und ihre eigenen Erfolge mit dem restlichen Team teilen. Aufgrund dessen braucht es nicht einmal die persönliche Anwesenheit der Mitarbeitenden oder den gleichen Arbeitsrhythmus, um ein Projekt zum Ziel zu bringen. Hier kann jeder einzelne seine aktuell anstehenden sowie künftigen Aufgaben immer im Blick behalten, eigene Zwischenstände kommunizieren und sich im besten Fall mit anderen unkompliziert zu aktuellen Problemen und Schwierigkeiten austauschen. Dabei macht es auch keinen Unterschied, ob Führungskräfte eher auf die klassische oder agile Form des Projektmanagements setzen. Beide Varianten ziehen ihre Vorteile aus einer solchen digitalen Hilfestellung – vom ersten Brainstorming bis zum letzten gemeinsamen Ausbügeln von möglichen Fehlerquellen. Übersichtliche Visualisierung im digitalen Umfeld bietet ein klares Bild für alle Beteiligten. Im Zuge dessen braucht es aber auch eine Einschätzung des projektbezogenen Ressourcenverbrauchs mit einem speziellen Fokus auf die aktuellen Kosten.
Im digitalen Wandel oft vergessen
Je nach Aufwand und Branche fallen häufig Unmengen an Daten in Form von Papierbergen bei solch einer Aufgabe an. Ohne ein sauberes Konzept gehen sie schnell im Chaos der Prozesse unter. Selbst im Verlauf verworfene Dokumente haben immer noch eine Daseinsberechtigung. Zum einen machen sie wichtige Änderungen sichtbar und zum anderen lassen sich für dieses Projekt unpassende Ideen oder Themen vielleicht in anderen wiederverwenden. Manch eine Software besitzt hier sogar die Möglichkeit, eigene Speicher oder Datenbanken mit dem Projektmanagement zu verknüpfen. Wer auf eine solche Technik zurückgreift, sollte jedoch bestimmte Zugangsvoraussetzungen oder eine spezielle Nutzerverwaltung hinzufügen, um beispielsweise wichtige Informationen im Sinne des Datenschutzes nicht allen Parteien zugänglich zu machen. In der Regel bietet besonders einfache Unterstützungssoftware nur die entsprechenden Grundfunktionen, wie eine Planungsoption inklusive einer grundlegenden Datenverwaltung sowie in manchen Fällen einer Chat- und Brainstorming-Funktion.
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RWTH-Zertifikatskurs: Project Manager Business Software
Das Center Integrated Business Applications (CIBA) aus Aachen hat in Kooperation mit der Trovarit AG den RWTH-Zertifikatskurs “Project Manager Business Software” entwickelt. Der Fokus der Lernergebnisse liegt dabei auf:
- dem Aufbau von vertiefenden Kenntnissen und der mittelstandsgerechten Vermittlung von Wissen und Methoden in den Phasen und Arbeitspaketen von Implementierungsprojekten komplexer Standard-Software,
- den Kompetenzen in der standardisierten, methodengestützten Durchführung von Implementierungsprojekten. Hierzu zählen Methoden-, Fach- und Sozialkompetenzen sowie persönliche Kompetenzen,
- dem Kennenlernen typischer Anwendungsfälle und Herausforderungen in komplexen Implementierungsprojekten sowie
- der Befähigung zur übergreifenden Anwendung des erworbenen Wissens und Aufbau von Problemlösefähigkeiten in vergleichbaren Projektszenarien.
Ziel des Kurses ist es zudem, eine direkte berufliche Verwertbarkeit sowohl für Anwender als auch für Anbieter von betrieblichen Anwendungssystemen sicherzustellen. Dazu werden die Kursinhalte nicht nur theoretisch in Vorträgen, sondern in interaktiven Methodenworkshops behandelt. Die Teilnehmer können die so geschulten Methoden unter Verwendung der im Rahmen des Kurses erhaltenen Vorlagen unmittelbar in der beruflichen Praxis anwenden.
Eine Frage der Planung?
Projekte lassen sich in der Regel in eine Reihe von Prozessschritten unterteilen – von der Vorbereitung über die Steuerung und Ressourcenplanung bis zur Überwachung der einzelnen Prozessabläufe. Dabei hängt es ganz von der individuellen Struktur ab, ob sich hierbei eher eine Gesamt- oder mehrere Einzellösungen als das beste Konzept erweisen. Für eine optimale Vorbereitung braucht es jedoch in jedem Fall eine Reihe an grundlegenden Projektinformationen und -daten, um überhaupt eine grobe Struktur und Aufgabenverwaltung festzusetzen. In Zeiten von Homeoffice, Remote Work und Gleitzeit erweisen sich regelmäßige persönliche Meetings fast als ein „Ding der Unmöglichkeit“. Wer hier in Kontakt tritt und seinen eigenen Workflow mit den Kolleginnen und Kollegen teilt, greift häufig auf Chats oder Videotelefongespräche zurück. Im besten Fall kann die Projektmanagement-Software mit einer solchen Funktion dienen und damit neben einer visuellen Workflowdarstellung so auch für eine direkte Kommunikation sorgen.
Der Autor
Sebastian Dörr-Willken ist Geschäftsführer der Semantic Applications GmbH und Co. KG. Schon früh hat er sich mit Oracle Consulting und Webentwicklung beschäftigt. Im Zuge der wachsenden Unübersichtlichkeit beim Personal- und Projektmanagement hat er auch die eigene Software Ressource Manager entwickelt.
