Viele Unternehmen scheuen den Aufwand, ihre Abläufe mit Process Mining zu analysieren und zu optimieren. Process Intelligence reduziert die Vorarbeit und legt die Basis für eine datengestützte Optimierung, argumentiert der Automatisierungs-Spezialist SS&C Blue Prism.
Dank Automatisierung minimieren Unternehmen die Kosten, optimieren den Kundenservice und geben Mitarbeitern die Möglichkeit, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren. Die Auswahl der richtigen Prozesse für die Automatisierung ist allerdings äußerst zeit- und ressourcenintensiv. Zudem besteht die Gefahr, dass Unternehmen Automatisierungschancen übersehen und mehr als erforderlich investieren.
Dafür gibt es zwei wichtige Gründe: Unternehmen stehen vor der Herausforderung die geeigneten Prozesse zu priorisieren und beginnen mit der Automatisierung, ohne zu berücksichtigen, wie sie die betreffenden Prozesse optimieren, neu strukturieren oder sogar vollständig eliminieren können. Mit Process Intelligence sind Unternehmen in der Lage, die Vorteile der Automatisierung schneller zu nutzen. Process Intelligence unterstützt die Verantwortlichen dabei, die geeignetsten Prozesse für die Automatisierung zu identifizieren und zu priorisieren, und verhilft ihnen so zu einem schnelleren Return-on-Investment.
Alle Ablauf-Phasen werden visualisiert
Die meisten Unternehmen entwickeln Modelle, um Prozesse abzubilden und speichern diese als Best Practice in Prozessdefinitionsdokumenten. Auch das Dokumentieren von Geschäftsprozessen ist allerdings zeitaufwändig und kostspielig. Meist ist dafür ein Beraterteam notwendig, das verschiedene Interessengruppen befragt – und dennoch ist das Ergebnis oft ein lückenhaftes Verständnis davon, wie ein Prozess von A bis Z funktioniert. Das kann zu Investitionen im Bereich der Automatisierung führen, die nicht den erhofften Geschäftswert bringen oder nicht das volle Potenzial der intelligenten Automatisierung ausschöpfen können.
Hier kommt Process Intelligence ins Spiel, denn sie erstellt einen ungefilterten, unbearbeiteten Ablauf jeder Prozessiteration von Anfang bis Ende. Diese zeitlichen Abläufe werden analysiert und können so verglichen, gefiltert, durchsucht und aggregiert werden. Process Intelligence visualisiert zudem den Workflow in jeder Phase eines Prozesses und zeigt Verzögerungen, Engpässe und Sonderfälle auf. Somit entsteht ein realistischer End-to-End-Einblick in die Abläufe. Diese Methode bietet Anwendern vollständige Transparenz über den gesamten Prozess – selbst wenn einige Schritte von mehreren Systemen ausgeführt werden.
Die numerische Analyse von Process Intelligence funktioniert für alle Arten von Prozessen gleichermaßen gut – egal, ob sich um einfache oder komplexe Abläufe handelt – und verwendet umfassende Filterfunktionen, um erkannte Probleme näher zu untersuchen und Chancen für eine grundlegende Prozessoptimierung auszuwerten. Zugleich ermöglicht Process Intelligence messbare, datengestützte Berechnungen des Return-on-Investment basierend auf der Anzahl der Transaktionen und Prozessschritte, der Prozessdauer und den Kosten pro Transaktion.
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Dysfunktionale Abläufe werden aussortiert
Process Intelligence ist weder aufwändig noch kostspielig und bietet eine durchgängige Prozesstransparenz, damit Unternehmen hochriskante oder kostenintensive Arbeitsweisen identifizieren können, die sonst unbemerkt blieben. Es gibt allerdings auch bei dieser Optimierung einiges zu beachten: Nicht funktionierende oder schlecht umgesetzte Prozesse sollten nicht automatisiert werden.
Mit Process Intelligence lässt sich genau das verhindern, denn Prozesse werden bei der Ausführung genau überprüft. So erkennen Teams bereits vor der Prozessautomatisierung Probleme und können sie beheben. Dysfunktionale Prozesse, die ansonsten die Kosten der Automatisierung erhöhen würden, lassen sich aussortieren oder reparieren.
Process-Monitoring prüft optimierte Abläufe
Auch nach der Inbetriebnahme neuer Prozesse bietet Process Intelligence Vorteile. Denn die Lösung überwacht Prozesse nahezu in Echtzeit – jede Iteration wird beobachtet. Bei Abweichungen, die zu Verzögerungen oder anderen Problemen führen können, werden die Verantwortlichen alarmiert. Außerdem ermöglicht Process Intelligence Unternehmen ein ständiges Optimieren der Prozesse und steigert den Return-on-Investment mit einer schnellen und intelligenten Prozessgestaltung. Beispielsweise trägt das automatisierte Prozess-Monitoring in gemischten Szenarien (Software-Roboter mit Einbindung von Mitarbeitern) zum Schutz der Kapitalrendite bei.
Unternehmen können detaillierte Szenarien oder Bedingungen vorgeben, die zum richtigen Zeitpunkt in Echtzeit einen Alarm an die Verantwortlichen senden. Gestützt werden diese Funktionen durch Daten zu den finanziellen Auswirkungen, die täglich automatisch aktualisiert und überprüft werden. So erhalten Unternehmen eine Argumentationshilfe für künftige Automatisierungsvorhaben.
Compliance-Verstöße lösen einen Alarm aus
Die Compliance ist ein weiterer Bereich, in dem Process Intelligence einen Mehrwert bietet. Anwender haben die Möglichkeit, Prozessregeln im Einklang mit den Compliance-Anforderungen des Unternehmens zu definieren und das System anzuweisen, auf Verstöße zu achten. Wird gegen eine oder mehrere dieser Regeln verstoßen, alarmiert das System die Benutzer. Diese können dann die Abweichung umgehend beheben und derartige Regelverstöße für die Zukunft verhindern.
Mit Process Intelligence lassen sich Alarmregeln auch so einstellen, dass Probleme nach einem ausgelösten Alarm automatisch behoben werden. Damit kann ein Problem rechtzeitig erkannt und gelöst werden, bevor es die Compliance gefährdet. Unternehmen vermeiden damit, dass sie Probleme erst dann bemerken, wenn diese bereits weitere Störungen im Workflow nach sich ziehen – oder noch schlimmer: wenn ein Compliance-Verstoß gemeldet wurde.
Langwieriges Priorisieren ist kaum noch nötig
Auch künftig dürften Unternehmen weiter auf intelligente Automatisierung setzen, um effiziente Modelle zu entwickeln und so die Kundenerwartungen zu erfüllen, aber auch, um sich gegenüber neuen Unternehmen am Markt zu behaupten. Die Möglichkeiten für die digitale Transformation sind kaum begrenzt.
Grundlegende Veränderungen bedeuten jedoch oft einen hohen Arbeitsaufwand und stellen Unternehmen vor große Herausforderungen. Process Intelligence vereinfacht das Automatisieren und macht langwierige Begutachtungen der Funktionsweise und das Priorisieren von Prozessen nahezu überflüssig. Darüber hinaus trägt Process Intelligence im Unternehmen dazu bei, dass auch zukünftige Automatisierungsvorhaben von Erfolg gekrönt sind. jf
Der Autor
Gerd Plewka, Head of Solution Consulting Central, East and North Europe bei SS&C Blue Prism, Anbieter einer Intelligent Automation Platform.
