KI treibt Enterprise Content Management voran

Der KI-Hype verändert das Enterprise Content Management (ECM) grundlegend. Unternehmen setzen verstärkt auf moderne Content-Plattformen, um KI-gestützte Prozesse zu ermöglichen. Diese Systeme müssen große Datenmengen effizient verarbeiten und nahtlos in bestehende IT-Landschaften integriert werden.

Ein neues Jahr bringt frische Perspektiven, neue Chancen und spannende Herausforderungen – auch für Unternehmen und ihre Technologien. Heinz Wietfeld, Director bei Hyland, wagt einen Blick in die Glaskugel und beleuchtet die Trends, die den DACH-Markt für Enterprise Content Management und Content Services 2025 prägen werden.

Der KI-Hype treibt ECM-Modernisierung voran

Unternehmen möchten „AI-ready“ werden und viele haben inzwischen erkannt, dass Künstliche Intelligenz nur funktioniert, wenn die Datenbasis stimmt. Das bedeutet, dass der Zugriff auf eigenen Content im richtigen Format gewährleistet sein muss. Viele Altsysteme stoßen hier an ihre Grenzen. Hinzu kommt, dass KI eine „Performance-hungrige“ Technologie ist: Anders als klassische Suchmaschinen greift sie auf zahlreiche Repositories und Prozesse gleichzeitig zu, was eine hohe Komplexität und enorme Rechenleistung erfordert. Moderne Content-Plattformen müssen daher nicht nur große Datenmengen effizient verarbeiten, sondern auch als „AI-ready-Repository“ fungieren. Schnittstellen und Integrationen – Stichwort „API first“ – gewinnen hierbei an Bedeutung, um den Anforderungen des Enterprise Content Management mit KI gerecht zu werden.

Größere Offenheit gegenüber Cloudlösungen

Die DACH-Region zeigt eine wachsende Akzeptanz gegenüber Cloudlösungen, auch im Bereich Content Management mit KI. Viele Unternehmen sehen die Vorteile: geringerer Wartungsaufwand, effizientere Ressourcennutzung und bessere Anbindung von Repositories für KI-Anwendungen. Während in Branchen wie dem öffentlichen Sektor oder im Gesundheitswesen, also in Bereichen, in denen große Mengen sensibler Daten verarbeitet werden, oft weiterhin On-Premises-Lösungen bevorzugt werden, setzen sich allgemein zunehmend hybride Modelle durch. Innovative Content-Management-Angebote ermöglichen es Unternehmen, unabhängig davon, ob sie On-Premises oder in der Cloud arbeiten, zusätzliche moderne Content-Tools für die Automatisierung und KI-basierte Insights zu nutzen. Dieses Angebot kann wie eine zusätzliche Anwendungsschicht hinzugeschaltet werden. Es ermöglicht beste Content-Ergebnisse –herstellerunabhängig und über die verschiedenen im Unternehmen genutzten Repositories hinweg.

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ECM/DMS als strategischer Partner der Digitalisierung Vom linearen Prozess zum fortwährenden Kreislauf

25.04.2025 11:00 - 11:45 Uhr

Thema:	Strategie, ECM, Dokumentenmanagement, Digitalisierung
Referent:	Marc Müller, Trovarit AG

Im Rahmen der zunehmenden Digitalisierung oder Business Transformation gewinnt auch das Thema ECM/DMS immer mehr an strategischer Bedeutung. Denn oftmals reichen vorhandene Architekturen und Lösungen nicht aus, um erforderliche unternehmensweite Informations- und Geschäftsprozess-Services digital zur Verfügung zu stellen. Somit ist ECM/DMS ein Thema, welches sämtliche Abteilungen vom Vertrieb und Service über die Produktion und Logistik bis hin zum Rechnungswesen anspricht. Aus einem bislang oftmals - meist durch organisatorische Grenzen bedingt - linearen Prozess entsteht ein fortwährender Kreislauf aus z.B. Entwickeln, Produzieren, Akquirieren, Verkaufen und Betreuen. ECM/DMS hat somit den Anspruch Menschen, Prozesse und Informationen unternehmensweit zu synchronisieren, um so erkenntnisorientiertes Handeln und Denken zu ermöglichen. Unter dieser Voraussetzung ist auch eine Einführung einer entsprechenden Lösung sehr individuell zu betrachten und birgt somit auch seine unternehmenseigenen Herausforderungen.

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Neue Geschäftsanforderungen treiben die Ablösung von Altsystemen voran

Besonders im Mittelstand verlief die Ablösung von Altsystemen lange Zeit zögerlich. Das ändert sich jedoch, da auch diese Unternehmen zunehmend unter „Digitalisierungszwang“ geraten und sich mit  immer neuen Herausforderungen konfrontiert sehen: der IT-Fachkräftemangel, der die aufwändige Administration von über Jahre hinweg gewachsener Lösungen weiter erschwert, komplexere Geschäftsprozesse und der Austausch von Daten und Dokumenten mit Partnern und Zulieferern und gestiegene Kundenerwartungen an die digitale Serviceerbringung und -geschwindigkeit – um nur einige zu nennen. Altsysteme können diese Anforderungen häufig nicht mehr erfüllen – entweder fehlt es an Konfigurationsoptionen, oder die Weiterentwicklung ist zu komplex und zeitintensiv. Die Frage ist daher nicht ob, sondern wann die Migration auf moderne Systeme erfolgt, um die Effizienz zu steigern und den operativen Anforderungen gerecht zu werden.

Weg vom Monolithen: Modularität und Flexibilität sind gefragt

Vor zehn bis fünfzehn Jahren noch Standard, haben monolithische ECM-Plattformen heute ausgedient. Die Individualisierung und Komplexität von Geschäftsprozessen erfordern flexible und modulare Lösungen. Standardlösungen reichen vielfach nicht aus, da sie oft nur die gängigsten Prozesse abbilden. Stattdessen gewinnen Systeme an Bedeutung, die sich durch vielfältige Konfigurationsmöglichkeiten und eine einfache Anpassung auszeichnen. Unternehmen profitieren dabei von Plattformen, die verschiedene Anwendungen – von Capture (Erfassung) über Workflow-Management bis hin zur Archivierung – in einer flexiblen Umgebung vereinen und sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lassen.

Fachkräftemangel treibt Nachfrage nach benutzerfreundlichen Lösungen

Der Mangel an IT-Fachkräften bleibt eine zentrale Herausforderung. Lösungen, die ohne oder mit nur minimalem Programmieraufwand auskommen, sind deshalb besonders gefragt – Stichwort Low- und No-Code. Gleichzeitig legen Unternehmen Wert auf einen guten Support von Anbietern, um ihre Teams zu entlasten. Von der Implementierung bis zum laufenden Betrieb ermöglichen solche Lösungen und Angebote effizientere und effektivere Prozesse für einen schnelleren und nachhaltigeren ROI.

Intelligente Content-Tools verbessern die Compliance

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie der DSGVO ist für Unternehmen essenziell – nicht nur aus rechtlichen, sondern auch aus reputationsrelevanten Gründen. Content-Management-Systeme automatisieren die Compliance-Prozesse, etwa durch das Zugangsmanagement auf sensiblen Daten oder durch die automatisierte, fristgerechte Löschung von Informationen. Das stärkt das Vertrauen der Kunden, schafft Rechtssicherheit und verschlankt interne Abläufe.

KI und Machine Learning beschleunigen Content-Prozesse

Eine solide Datenbasis ist die Grundlage für den Einsatz von KI und Machine Learning (ML). Content-Management-Systeme können diese Basis schaffen. Gleichzeitig automatisieren KI und ML viele Prozesse innerhalb des Content Managements – von Freigabeprozessen, über die Dokumentenprüfung bis hin zum Workflow-Management. Ein Beispiel ist die KI-gestützte Überprüfung von Dokumenten auf Compliance mit DORA-Vorgaben im Finanzsektor: Hier können große Dokumentenmengen analysiert und die prüfungsrelevanten Inhalte vorselektiert werden. Der gesamte Prozess wird dadurch erheblich beschleunigt und ressourcenschonender.

Fazit

Die Modernisierung im Bereich Enterprise Content Management mit KI ist für Unternehmen eine Investition in die Zukunft. Sie profitieren nicht nur von einer besseren Datenbasis für KI-gestützte Prozesse, sondern auch von effizienteren und flexibleren Lösungen, die sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lassen. Es ist zu erwarten, dass die Nachfrage nach intelligenten Content-Lösungen steigen wird.

Der Autor

Heinz Wietfeld ist Director bei Hyland.