Laut einer Gartner-Umfrage aus dem Jahr 2020 beschäftigen sich 91% der Unternehmen in irgendeiner Form mit einer digitalen Initiative. Der einfachere Weg ist dabei wahrscheinlich die Elektrifizierung bestehender Prozesse – ohne groß zu hinterfragen, ob das dahinterliegende Geschäftsmodell mittelfristig noch tragfähig, die Produkte noch zeitgemäß, der Prozess nicht viel zu teuer ist. Komplizierter wird es, wenn genau diese Fragen gestellt werden: Es könnte ja sein, dass statt Maschinen zukünftig das Ergebnis der Maschinennutzung verkauft wird – Kopiererhersteller kennen das Modell.
Durch die zunehmende echtzeitorientierte Steuerung von Arbeitsinhalten, -prozessen und ‑umgebungen sind insbesondere auch die administrativen Prozesse im Vertrieb, Einkauf, Produktion, Logistik und nicht zuletzt im Controlling einem erheblichen Wandel unterworfen. Was bedeutet das aber im Alltag? Die eingesetzten Systeme zur Kommunikation und Informationsverarbeitung – neudeutsch Collaboration-Tools und naja, IT halt, sollten eng mit der Prozess- und Arbeitsorganisation verzahnt werden. Nach dem Motto „Neue Besen kehren gut“ bietet sich die Einführung von neuen IT-Systemen (sei es ERP, PPS, WWS oder besonderen Expertensystemen) dafür an, eine Analyse der bestehenden Arbeitsorganisation und deren Ausrichtung an den zukünftigen Erfordernissen nicht nur vorzunehmen, sondern höchstwahrscheinlich auch anzupassen. Es hat sich als sinnvoll herausgestellt, so nah am Software-Standard zu bleiben, wie möglich. Die Unternehmen sind immer noch voll von angepassten Systemen, die sich sehr erfolgreich gegen eine Modernisierung sperren, weil niemand mehr durchblickt, welche Änderungen am System vorgenommen werden könnten, ohne den gesamten Betrieb lahmzulegen.
Was also tun? Eine Landkarte malen, die als mindestens mittelfristige Orientierung taugt, in welcher Reihenfolge welche Systeme angefasst werden sollen. Im Zentrum dieser IT-Roadmap, die die Basis der zukünftigen IT-Anwendungen festlegt und auch die Reihenfolge der Implementierung, steht eine Einsatz- und Potenzialanalyse, in der von Management, Anwendern und IT drei zentrale Fragen beantwortet werden:
- Welchen Einfluss haben die Unternehmensprozesse und -funktionen im Hinblick auf den Unternehmenserfolg?
- Welche Reife weisen die Unternehmensprozesse bezüglich Stabilität und Steuerbarkeit auf?
- In welchem Umfang und mit welcher Güte unterstützt die vorhandene Software-Infrastruktur die Abwicklung der Unternehmensprozesse?
Im nächsten Schritt geht es um die Verarbeitung der gewonnenen Erkenntnisse. Ausgehend von diesen Informationen werden Optimierungspotenziale und Handlungsfelder sowohl für einzelne Unternehmensbereiche als auch für Querschnittsaufgaben ermittelt, konsolidiert und priorisiert. Für die als relevant erkannten Handlungsfelder werden Lösungsansätze erarbeitet und im Hinblick auf Nutzen beziehungsweise Aufwand sowie etwaige wechselseitige Abhängigkeiten grob bewertet. Es soll ja kein Wunschkonzert sein, sondern ein umsetzbarer Plan entstehen.
Diversität gewinnt
Die erfolgreichen Unternehmen setzen auf funktionsübergreifende Teams, um die Digitale Transformation ihrer Firma erfolgreich anzugehen, reine IT-Projekte ohne Einbeziehung der Fachabteilungen scheitern in der Regel. Nicht überraschend kommt dennoch dem IT-Leiter eine tragende Rolle zu. Idealerweise arbeitet er mit den Fachabteilungen eng zusammen und führt die Projekte aus IT-Sicht. Die Anwendungsverantwortlichen kümmern sich um die Einführung der neuen Anwendungen, Einführungsmethoden sowie entsprechende Organisationsmodelle und halten den Betrieb am Laufen. Was so einfach klingt, ist es natürlich nicht. Ehrlicherweise wird es Reibungen geben, denn solche Projekte können schon an den Grundfesten des Unternehmens rütteln.
Um die Sache nicht zu einfach zu machen, kommt noch eine weitere Dimension hinzu. Nicht vernachlässigt werden sollte der Bereich Data Analytics: Zunehmend werden durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz, Machine Learning oder Robotic Process Automation Entscheidungen und Prozessabläufe automatisiert. Und diese Systeme generieren nicht nur laufend Daten, sie brauchen diese auch zur Optimierung der eigenen Systeme; entsprechend steigt unternehmensintern die Nachfrage nach Datenmodellierung und entsprechenden Auswertungen. Die technische Infrastruktur darf ebenfalls nicht vernachlässigt werden – die Verlagerung in die Cloud entbindet beispielsweise nicht von Testaktivitäten, Updates und der Überwachung des Zusammenspiels der unterschiedlichen Anwendungen.
Das Jahr 2020 hat schlagartig die IT in den Fokus aller Unternehmen gerückt. Die Versäumnisse und Nachlässigkeiten der letzten Jahre sind genauso sichtbar geworden wie Wettbewerbsvorteile durch beständige Innovation und Investitionen. Ohne ein Nachdenken über die Prozesse brauchen Unternehmen gar nicht erst mit sogenannten Digitalisierungsinitiativen anfangen. Die Digitalisierung des Status-Quo ist kein Mehrwert, sondern Geldverschwendung.
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Über den Autor
Frank Naujoks ist seit August 2021 bei der Avanade als Group Manager Digital Advisory tätig. Davor war er bei der Trovarit als Managing Consultant im Bereich Business Applications beschäftigt. Von 2013 bis 2019 verantwortete er bei Microsoft die Vermarktung von Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations in Deutschland.
