Ein unterschriebener Vertrag für die Implementierung einer ERP-Lösung markiert nicht nur den Abschluss der Auswahlphase, sondern bildet gleichzeitig den Auftakt und Grundton der nächsten Phasen: Wer versteht, wie man den ERP-Vertrag als Steuerungsinstrument während der Implementierung nutzt, spart später Zeit, Geld – und Nerven.
Verträge werden in ERP-Projekten häufig als notwendiger, aber formaler Schlusspunkt der Auswahlphase betrachtet. Erst wird die passende Software gesucht, dann ein Anbieter ausgewählt – und am Ende folgt die Vertragsunterzeichnung. In Wahrheit ist der Vertrag mehr als ein juristisches Dokument und regelt weit mehr als die kommerziellen Konditionen: Der ERP-Vertrag als Steuerungsinstrument hält ein ERP-Projekt inhaltlich, organisatorisch und wirtschaftlich auf Kurs und schafft Klarheit über Leistungen, Zuständigkeiten und Abnahmekriterien. Er reduziert Interpretationsspielräume und sorgt dafür, dass das Projekt in der Umsetzungsphase nicht von Missverständnissen, Erwartungslücken oder unklaren Verantwortlichkeiten ausgebremst wird. Genau deshalb spielt er im Aachener Implementierungsmodell für Business Software (ImplAiX®) eine entscheidende Rolle: Als methodisches Steuerungsinstrument verknüpft er die Ergebnisse der Auswahlphase mit der Umsetzung und sorgt dafür, dass Vereinbarungen nicht auf dem Papier verharren, sondern in der Praxis wirksam werden.
ImplAiX® steht hier für eine nachweislich praxistaugliche Erfolgsformel: Das Implementierungsmodell integriert alle Phasen der Software-Auswahl und –Einführung, verbindet klassische und agile Steuerungsansätze und macht Projektziele vom ersten Tag an durch klare Methoden, Werkzeuge und Vorlagen überprüfbar.
Vom Auswahlprozess zur Steuerungsdisziplin
In der klassischen Projektlogik endet die Auswahlphase mit der Shortlist und der Vergabeentscheidung. ImplAiX® geht hier bewusst einen Schritt weiter. Die Methodik verbindet die Vertragsgestaltung eng mit der Auswahlmethodik und macht sie zu einem integralen Bestandteil des gesamten Projektverlaufs. So wird aus einer juristischen Vereinbarung ein operativer Steuerungsrahmen.
Im Zentrum steht die Übersetzung von Anforderungen und Zielen in einen klar definierten Leistungskatalog. Dieser umfasst nicht nur die Software selbst, sondern auch die damit verbundenen Dienstleistungen – von der Implementierung über Schulungen bis zum Support. Entscheidend ist, dass diese Leistungen präzise beschrieben und nachvollziehbar messbar sind. Denn nur so lassen sich spätere Abnahmen objektiv durchführen und Budgetfreigaben an überprüfbare Meilensteine knüpfen.
Der ERP-Vertrag als Steuerungsinstrument dient damit nicht allein der Absicherung, sondern bildet den festen Rahmen, in dem das Projekt gesteuert wird. Er schafft stabile Leitplanken, innerhalb derer die Umsetzung flexibel gestaltet werden kann. Aufgaben, Tests und Meilensteine werden methodisch auf die im Vertrag definierten Inhalte bezogen, sodass Fortschritte transparent und Ergebnisse überprüfbar bleiben. Der Vertrag selbst bleibt unverändert – aber er ermöglicht eine agile Steuerung im sicheren Rahmen verbindlicher Vereinbarungen.
Klare Leitplanken statt starrer Vorgaben
Ein ERP-Projekt ist ein dynamisches Vorhaben. Anforderungen können sich jederzeit verändern, dann müssen Prozesse angepasst werden. Außerdem erfordern neue gesetzliche Vorgaben oder technische Entwicklungen Flexibilität. Ein guter Vertrag muss dieser Dynamik standhalten, ohne die Steuerbarkeit zu verlieren. ImplAiX® folgt deshalb dem Prinzip „Sicherheit dort, wo sie den größten Unterschied macht“.
Dort, wo Stabilität essenziell ist – etwa bei der Definition von Abnahmekriterien, bei Governance-Strukturen oder bei der Regelung von Entscheidungswegen – sorgt der Vertrag für klare Leitplanken. Gleichzeitig bleibt Raum für Anpassungen, wo diese notwendig und sinnvoll sind. Change-Requests, Tests und Freigaben sind methodisch eingebettet, sodass Änderungen kontrolliert und nachvollziehbar umgesetzt werden können.
Wettbewerb schafft Verhandlungsspielraum
Ein Vertrag kann nur dann die Interessen des Anwenders wirksam schützen, wenn er auf einer echten Wahlmöglichkeit basiert. Wettbewerb ist deshalb eine zentrale Voraussetzung. Erst wenn mehrere Anbieter ernsthaft im Rennen sind, entsteht eine Situation, in der sich Leistungen, Qualität, Organisation und Preis verhandeln lassen. ImplAiX® unterstützt diesen Prozess, indem es auf eine transparente, nachvollziehbare Bewertung der Anbieter und Lösungen setzt.
Diese methodische Vorbereitung stärkt die Position des Anwenders erheblich. Verhandlungen erfolgen auf Basis klar dokumentierter Anforderungen, strukturierter Vergleichsanalysen und definierter Bewertungskriterien. Dadurch verlagert sich der Fokus von der reinen Preisverhandlung hin zu einer Diskussion über Leistung und Qualität. Der ERP-Vertrag als Steuerungsinstrument wird somit zum Ausdruck einer partnerschaftlichen, aber klar geregelten Zusammenarbeit – auf Augenhöhe.
Vom Papier in die Praxis
Ein Vertrag entfaltet seine Wirkung erst dann, wenn er im Projektalltag gelebt wird. ImplAiX® stellt sicher, dass die im Vertrag festgelegten Inhalte in operative Steuerungsprozesse überführt werden. So sind Arbeitspakete, Testfälle und Abnahmekriterien direkt mit den Vertragspositionen verknüpft. Fortschritte werden dokumentiert, Verantwortlichkeiten eindeutig zugewiesen und Ergebnisse überprüfbar gemacht.
Diese Transparenz stärkt die Steuerung und minimiert Risiken. Missverständnisse werden früh erkannt und Nachforderungen können begründet abgelehnt oder sachlich bewertet werden. So bleibt die Zusammenarbeit auf ein gemeinsames Ziel ausgerichtet. Der Vertrag wird so zum Sicherheitsanker, der Orientierung gibt, ohne die notwendige Beweglichkeit einzuschränken.
Fazit: Kontrolle bleibt beim Anwender
In ERP-Projekten entscheidet sich der Erfolg nicht nur an der Qualität der Software oder der Kompetenz des Implementierungspartners, sondern an der Klarheit der Vereinbarungen, die beide Seiten binden. Der ERP-Vertrag als Steuerungsinstrument verbindet Sicherheit mit Flexibilität und schafft eine Grundlage, auf der Projekte planbar, überprüfbar und kontrollierbar bleiben. Der Anwender behält die Kontrolle über Budgets, Qualität und Termine – und der Vertrag wird zum strategischen Werkzeug, das ERP-Projekte zuverlässig in die Erfolgsspur bringt.
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Die Autoren
Peter Treutlein
ist Vorstand und Mitgründer des auf Digitalisierungsprojekten spezialisierten Consultinghauses Trovarit AG.
Dr. Volker Liestmann ist Vorstand der Trovarit AG.