Elektronische Rechnungen sollen ab dem kommenden Jahr die Buchhaltung optimieren. Unternehmen müssen dazu ihre betriebswirtschaftliche Software anpassen. Eine gute Gelegenheit, sämtliche Dokumentenprozesse zu digitalisieren.
Stichtag: Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung bei Geschäften zwischen Unternehmen verpflichtend. Dabei müssen Datenformate eingehalten werden, die eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglichen. Der Standardsoftwerker Planat hat die speziell für produzierende Betriebe entwickelte ERP-Lösung FEPA mit der Funktion zur elektronischen Rechnungsbearbeitung ausgestattet. So können die Kunden die Rechnungsprozesse jetzt und in Zukunft gesetzeskonform abbilden.
„Die Pflicht zu elektronischen Rechnungen birgt eine Chance“, berichtet Pierre Mayer, kaufmännischer Geschäftsführer von Planat. „Das Digitalisieren der Rechnungsverarbeitung steht für schnellere Prozesse mit mehr Effizienz.“
Dokumentenprozesse werden digital
Generell sollten Unternehmen eine weitreichende Digitalisierung der eigenen Dokumentenprozesse als wichtiges Ziel betrachten: „Daten und ein schneller Zugriff auf Informationen, sind für jedes Unternehmen von sehr hoher Bedeutung“, erläutert Mayer. „Ein ERP-System bildet im Verbund mit einem Dokumentenmanagementsystem eine wertvolle Wissensbasis, um Unternehmensprozesse zu beschleunigen und effizienter zu gestalten.“ Rechnungen zwischen Unternehmen elektronisch abzubilden sorge für Standardisierung. Im gleichen Zuge ließen sich Freigabeprozesse digital abbilden.
Auch die Europäische Union und die Bundesregierung versprechen sich von der Einführung der E-Rechnungspflicht unter anderem Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen und eine bessere Umweltbilanz im Vergleich zu Papierprozessen. Außerdem lassen sich die elektronischen Dokumente maschinell auswerten, was unter anderem die Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug erleichtert.
Unternehmen, die mit einer veralteten ERP-Lösung arbeiten, stehen nun unter Druck: Oft lässt sich hier die E-Rechnung nur mit großem Aufwand abbilden. Nutzer von Altlösungen sollten sich nun darüber informieren, wie es um die Integration der gesetzlichen Anforderungen steht. FEPA-Kunden sind fein raus: „Bereits seit der Einführung der Formate ZUGFeRD und XRechung beschäftigen wir uns damit, digitale Rechnungsprozesse in unsere Softwarelösung zu integrieren, um unseren Kunden neben der Prozessoptimierung auch Zukunftssicherheit zu bieten“, berichtet Mayer.
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PDF-Rechnungen gelten nur bis Ende 2026
Bis zur Umstellung bleibt nicht mehr viel Zeit: Ab Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu verarbeiten und sicher zu archivieren. Bis Ende 2026 gelten einige Übergangsregelungen: Stimmt der Rechnungsempfänger zu, können weiterhin Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen in anderen Formaten wie PDF verwendet werden. Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro haben sogar noch ein Jahr länger Zeit. Trotz dieser Übergangsfristen ist es ratsam, bereits jetzt den Umstieg auf die E-Rechnung vorzubereiten und die ERP-Systeme an diesen Standard anzupassen.
Das strukturierte elektronische Format muss die Anforderungen der europäischen CEN-Norm EN 16931 erfüllen. Das bedeutet, dass eine E-Rechnung nicht einfach als PDF- oder Word-Datei verschickt werden darf, sondern in einem Format, das maschinell weiterverarbeitet werden kann. „Da wir diesen Standard in FEPA integriert haben, können unsere Kunden bereits heute gesetzeskonforme, elektronische Rechnungen erzeugen und verarbeiten“, resümiert Mayer. Jürgen Frisch
