Elektronische Rechnungen verdrängen mehr und mehr die traditionellen Papierrechnungen. Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen verpflichtend. Unternehmen aller Größen und Branchen sollten daher als Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht Vorkehrungen treffen, um elektronische Rechnungen erstellen und empfangen zu können.
Was ist eigentlich eine E-Rechnung?
Elektronische Rechnungen sind für die Modernisierung von Geschäftsprozessen immens wichtig. Sie rationalisieren Verwaltungsprozesse und ermöglichen eine lückenlose digitale Archivierung. Zudem sind sie kostengünstig zu versenden, können sicher verschlüsselt werden und ermöglichen eine automatisierte und transparente Verwaltung.
Nach der Definition des Bundes für elektronische Rechnungen zeichnen sich E-Rechnungen durch den elektronischen und automatisierten Versand, Empfang und die Weiterverarbeitung von Rechnungsinformationen aus. Darüber hinaus müssen sie den Vorgaben der EU-Richtlinie (2014/55/EU) und der Norm EN 16931 entsprechen und ein strukturiertes elektronisches Format verwenden. Anerkannte Formate sind die XRechnung und die ZuGFeRD-Rechnung. PDF-Rechnungen werden nicht als konform anerkannt.
Elektronische Rechnungspflicht in Deutschland: Die wichtigsten Termine
Im März 2024 hat der Bundesrat im Rahmen des Wachstumschancengesetzes eine Vielzahl von Gesetzesänderungen beschlossen. Eine dieser Änderungen ist die verpflichtende Anpassung der Unternehmen an die Norm EN 16931 für den Empfang und Versand von Rechnungen im B2B-Bereich, also zwischen Unternehmen. Unternehmen sollten im Zuge der Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht folgende Termine beachten:
Ab 01. Januar 2025
- Der Empfang von elektronischen Rechnungen gemäß EU-Standard EN16931* wird für alle deutschen B2B-Unternehmen obligatorisch
- D.h. Daten müssen gemäß EN16931 extrahiert werden können
- Gültige Formate: XRechnung, ZUGFeRD, EDIFACT nach CEN-Norm
- Ausnahmen bestehen in Rechnungen von < 250€ gemäß §33 UsTDV
- Rechnungen an Verbraucher sind nicht betroffen
Übergangsregelungen bis 31. Dezember 2026
- Sonstige Rechnungen (Papier/PDF) sowie E-Rechnungen, die noch nicht dem neuen Format entsprechen, können weiterhin übermittelt werden
- ABER: Die Priorität der Papier-/PDF-Rechnung entfällt
- d.h. Empfänger müssen dem Erhalt von E-Rechnungen nach EU-Standard nicht mehr zustimmen
- d.h. Empfänger müssen dem Empfang anderer elektronischer sowie sonstiger Formate zustimmen
Übergangsregelungen vom 01. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027
- Die genannten Übergangsregelungen gelten nur noch für rechnungsstellende Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von < 800.000€
- EDI-Verfahren, die von den neuen Formatvorgaben abweichen, dürfen bis dahin noch genutzt werden
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Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht: Was bedeutet die Umstellung für Unternehmen?
Für Unternehmen, die ihre Prozesse bereits digitalisiert haben, ist die Umstellung auf die E-Rechnung kein großer Schritt. Für andere Unternehmen bedeutet die Einführung jedoch zunächst eine Umstellung der etablierten Prozesse und ist mit erheblichem Aufwand und Kosten verbunden. Dennoch sollte die E-Rechnung als Chance begriffen werden.
Nicht nur Papier- und Portokosten beim Rechnungsversand werden eingespart, auch die Möglichkeit der automatisierten Weiterverarbeitung, beispielsweise bei der Bezahlung und Verbuchung von Eingangsrechnungen, bringt einen erheblichen Effizienzgewinn.
Warum sollten Unternehmen frühzeitig handeln?
Die Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht erfordert eine strategische Planung. Besonders das Format XRechnung, welches im XML-Format vorliegt, stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen, da es kaum lesbar ist. ZUGFeRD hingegen kombiniert ein lesbares PDF mit einer XML-Datei im Hintergrund, was die Handhabung erleichtert.
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, XRechnungen schnell und praktikabel zu verarbeiten. Andernfalls könnten die Prozesse so verlangsamt werden, dass nicht nur Skonti verloren gehen, sondern auch die Anzahl der Mahnungen deutlich ansteigt. Dies kann sich negativ auf das Rating eines Unternehmens gegenüber Kunden, Investoren und Banken auswirken.
Als Alternative bietet sich das ZUGFeRD-Format an. Dieses Format enthält ein lesbares Belegbild und die XML-Daten im Hintergrund der PDF-Datei. Es ist zu erwarten, dass elektronische Rechnungen mit integriertem Belegbild von den Unternehmen besser angenommen werden.
Moderne DMS/ECM-Systeme interpretieren die XML-Dateien und stellen den Mitarbeitenden eine Vorschau zur Verfügung. Ziel ist es, reibungslose Rechnungsprozesse mit digitalen Stempeln und Anmerkungen zu ermöglichen. Die E-Rechnungspflicht bringt aber nicht nur eine Reihe von Anforderungen mit sich, sondern auch erhebliche Vorteile.
1. Korrekte Rechnungstellung: Eine korrekte Rechnungstellung ist wichtig, damit der Vorsteuerabzug beim Empfänger nicht gefährdet wird und mögliche Strafzinsen des Ausstellers an das Finanzamt vermieden werden.
2. Zeit für Anpassungen nutzen: Frühzeitiges Handeln gibt Unternehmen Zeit, ihre Systeme zu testen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen, ohne unter Zeitdruck zu stehen.
3. Wettbewerbsvorteile sichern: Die frühzeitige Implementierung trägt dazu bei, dass Unternehmen auch im Bereich des Rechnungswesens schneller von den Vorteilen einer umfassenden Digitalisierung profitieren.
4. Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand und beschleunigen die Rechnungsverarbeitung. Durch die beschleunigte Rechnungsverarbeitung können Zahlungen schneller abgewickelt werden und somit die Liquidität von Unternehmen verbessert werden.
5. Kosteneinsparungen: Weniger Papierverbrauch und Portokosten sparen Geld. Unternehmen können durch die Umstellung auf E-Rechnungen laut aktuellen Studien 60 bis 80 Prozent der Kosten für die Rechnungsverarbeitung einsparen.
6. Nachhaltigkeit: Digitalisierte Rechnungsabwicklung führt zu einem geringeren Papierverbrauch und reduziert den CO2-Fußabdruck.
7. Transparenz und Compliance: Elektronische Rechnungen sind einfacher zu verfolgen und zu archivieren, was die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen erhöht und die Einhaltung von Vorschriften erleichtert.
Fazit
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen wird für viele Unternehmen ab 2025 verpflichtend und bietet eine Vielzahl von Vorteilen, darunter Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen und eine verbesserte Nachhaltigkeit.
Durch eine frühzeitige Umsetzung können Unternehmen diese Chancen optimal nutzen und sich Wettbewerbsvorteile sichern. Beginnen Sie daher jetzt mit den notwendigen Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und von den Vorteilen der Digitalisierung im Rechnungswesen zu profitieren.
Der Autor
Jens Büscher ist CEO von Amagno, dem Anbieter der gleichnamigen Digital Workplace Lösung, basierend auf selbstentwickelten Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) Technologien.
