Höhere Effizienz und Produktivität und ein besserer Cashflow – das bringt die elektronische Rechnungsstellung laut einer Studie von Sage für kleine und mittelständische Unternehmen. Als Hürden gelten die Integration in Finanzsysteme sowie der Know-How-Mangel.
Die Vorteile sind groß: ein jährliches Einsparpotenzial von rund 13.500 EUR bringt die elektronische Rechnungsstellung für kleine und mittelständische Unternehmen. Grund dafür ist, dass sich die für die Bearbeitung von Rechnungen benötigte Zeit nahezu halbiert. Laut den Ergebnissen der Studie „Elektronische Rechnungsstellung: Wegbereiter für eine vernetzte Echtzeit-Wirtschaft“ werden 77 Prozent der Unternehmensleiter monatlich und sogar 40 Prozent wöchentlich selbst aktiv, um pünktliche Zahlungen zu gewährleisten.
Die elektronische Rechnungsstellung reduziert diesen Aufwand drastisch, indem sie den Informationsfluss verbessert und Verzögerungen in diesem Zusammenhang minimiert. Die finanziellen Einsparungen verschaffen den Unternehmen zudem die Möglichkeit, in weitere innovative technologische Lösungen zu investieren.
Produktivität in Europa könnte 2,6 Prozent wachsen
Für die Umfrage hat der Standardsoftwerker Sage im April 2024 mehr als 9.000 kleine und mittelständische Unternehmen zwischen 1 und 999 Mitarbeitern befragt. Die Studienteilnehmer kamen aus sieben europäischen Märkten mit geringer Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung (Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Irland, Portugal, Spanien und Belgien) sowie aus Australien, Finnland und Singapur, wo E-Invoicing häufig zum Einsatz kommt. In Zusammenarbeit mit dem Wirtschaftsberatungsunternehmen Afi hat Sage die wirtschaftlichen Auswirkungen der elektronischen Rechnungsstellung in Europa und im Vereinigten Königreich modelliert.
Die Ergebnisse zeigen, dass die Arbeitsproduktivität in Europa jährlich um bis zu 2,6 Prozent wachsen könnte, wenn Unternehmen ihre Zeit für strategische Tätigkeiten nutzen, anstatt für administrative Aufgaben. Darüber hinaus dient die elektronische Rechnungsstellung Unternehmen laut Studie als Sprungbrett für eine umfassende digitale Transformation. 90 Prozent der befragten Unternehmen berichten, dass sie nach der Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung weitere Technologien implementiert haben. 22 Prozent haben dabei in Künstliche Intelligenz für ihr Rechnungswesen investiert.
Deutsche Unternehmen haben Nachholbedarf
In Deutschland haben Unternehmen laut Sage noch erheblichen Nachholbedarf: So haben im B2B-Bereich vier Prozent der kleinen Unternehmen die elektronische Rechnungsstellung eingeführt. Gleichzeitig geben 57 Prozent der Mittelständler in Deutschland an, dass verspätete Zahlungen ihrer Kunden zu Verzögerungen bei der Bezahlung ihrer Lieferanten führen. Im internationalen Vergleich liegt dieser Wert lediglich bei 40 Prozent.
Beispiele aus Singapur, Australien und Finnland zeigen den internationalen Erfolg: Nach der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung konnte die Zahl der verspäteten Zahlungen um bis zu 20 Prozent reduziert werden. Das unterstreicht die weltweite Anwendbarkeit und die Vorteile dieser Technologie. Für 48 Prozent der deutschen Mittelstandsbetriebe stehen finanzielle Erwägungen ganz oben, wenn es um die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung geht. Im internationalen Vergleich sehen das nur 32 Prozent der Befragten genauso.
Schwierige Integration ins Finanzsystem
Das größte Problem für Mittelstandsbetriebe ist mit 55 Prozent die Integration von E-Invoicing in bestehende Buchhaltungs- oder Finanzsysteme. Eine weitere Hürde ist der Bekanntheitsgrad: 32 Prozent der befragten deutschen Unternehmen (international 26 Prozent) benennen mangelnde Kenntnisse als Hauptgrund dafür, dass sie die elektronische Rechnungsstellung derzeit nicht nutzen. Lange ist das nicht mehr legal. Ab 2026 werden die meisten Länder in der EU entsprechende Regelungen erlassen. In Deutschland müssen alle mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen bereits ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Ausstellen müssen sie elektronische Rechnungen ab 2028.
Dem gegenüber stehen 6 Prozent der deutschen Befragten, die sich sogar erst ab 2030 dazu imstande sehen, die elektronische Rechnungsstellung zu implementieren. Während lediglich 36 Prozent der deutschen Mittelständler mit E-Invoicing allgemein vertraut sind, sehen sich nur 56 Prozent auf die bevorstehenden nationalen Anforderungen vorbereitet. Im europäischen Durchschnitt liegt dieser Wert bei 66 Prozent, und in Portugal sind es sogar 85 Prozent.
„Die elektronische Rechnungsstellung ist der nächste Schritt in Richtung einer vernetzten Wirtschaft und bietet Unternehmen eine enorme Chance, die Digitalisierung zu beschleunigen“, berichtet Christian Mehrtens, Geschäftsführer der Landesgesellschaften in der Region Central Europe bei Sage. „Allerdings lässt bei kleinen und mittleren Unternehmen in Deutschland die Akzeptanz und das Verständnis von E-Invoicing bislang noch zu wünschen übrig.“ Jürgen Frisch
