Shared Services verbessern Organisationen des öffentlichen Sektors und der Dienstleistungsbranche sowie zentrale Geschäftsfunktionen. Außerdem harmonisieren sie die Daten für tragfähige Analysen. Das zeigen zwei Studien von PAC im Auftrag von Unit4.
Der Begriff Shared Services bezeichnet das Konsolidieren und Zentralisieren von Diensten. Dabei bündelt ein Unternehmen ähnliche Prozesse aus verschiedenen Segmenten und betreut sie mit einer zentralen Abteilung, dem Shared Services Center. Sowohl bei Dienstleistungsunternehmen als auch in öffentlichen Einrichtungen ist diese Organisationsform weit verbreitet. Der Fokus der Zentralisierung liegt nicht nur auf Kosteneinsparungen, sondern auch darauf, die betriebliche Leistungsfähigkeit, die Entscheidungsfindung und die Agilität zu verbessern, um widerstandsfähiger zu werden. Das zeigen die beiden Studien „2023 State of the Digital Nation” und “Dienstleistungsunternehmen – Benchmark-Bericht für 2023”, die Pierre Audoin Consultants (PAC) im Auftrag des Standardsoftwerkers Unit4 erstellt hat.
Weltweite Marktstudien weisen die steigende Akzeptanz nach
Die Studie ‚State of the Digital Nation‘ untersucht den Fortschritt bei der digitalen Transformation, den öffentliche Einrichtungen in Großbritannien, Kanada, den Niederlanden und Schweden seit der vorherigen Untersuchung im Jahr 2021 gemacht haben. Für die aktuelle Studie hat PAC 300 Beschäftigte des öffentlichen Sektors in zentralen und lokalen Behörden, Nichtregierungsorganisationen und im Gesundheitswesen befragt. In der Studie von 2021 wurden 600 Personen aus den gleichen Bereichen in den USA, Kanada, Großbritannien, Belgien, Schweden und Australien befragt.
Für die Studie ‚Dienstleistungsunternehmen – Benchmark-Bericht für 2023‘ hat PAC im ersten Quartal 2023 Führungskräfte aus Wirtschaft und Technik in 400 großen und mittelgroßen Dienstleistungsunternehmen in Europa (Großbritannien, Frankreich, DACH, Benelux, Nordics) und den USA befragt. Die Unternehmen haben zwischen 500 und 5.000 Mitarbeitende und kommen aus den Branchen Architektur, Ingenieurswesen, Unternehmensberatung, IT-Dienstleistungen und Finanzdienstleistungen.
Von der Kostensenkung zur Resilienz-Steigerung
Etwa die Hälfte der Dienstleistungsunternehmen in der zweiten PAC-Studie gibt an, dass sie das Projektmanagement, den Kundenservice sowie Vertrieb und Marketing zentralisiert haben. Dies deutet laut PAC darauf hin, dass Shared Services zum Einsatz kommen, um kundenorientierte Prozesse zu optimieren. Ein Fünftel der Dienstleistungsunternehmen konzentriert sich in den nächsten drei Jahren auf das Optimieren der Kernprozesse für Projektmanagement, Vertragsmanagement und Ressourcenmanagement. Dies könnte laut PAC eine Reaktion auf die Auswirkungen der Telearbeit sein, aber auch darauf, dass die Dienstleister das Potenzial für die Entwicklung globaler Liefermodelle erkannt haben, die eine Vereinfachung und eine grenzüberschreitende Koordinierung von Funktionen erfordern. Fast ein Viertel (24 Prozent) will in den nächsten drei Jahren Finanzplanung und -analyse zentralisieren. Dies zeige, dass Dienstleister Shared Services in der Finanzplanung und -analyse nutzen, um eine einheitliche Sicht auf unternehmensweite Daten zu schaffen. Der Shared Services-Ansatz ziele demnach nicht nur auf Kosteneinsparungen, sondern er soll auch die Flexibilität bei Echtzeit-Analysen steigern.
Dienstleister zentralisieren das Projektmanagement
„Dienstleister passen sich schnell an und verstehen, dass sie mit Shared Services widerstandsfähiger gegenüber Marktschwankungen werden“, berichtet Mike Ettling, CEO von Unit4. „Auch mittelständische Unternehmen aus anderen Branchen können sich mit Shared Services vom Wettbewerb abheben.“ Um erfolgreich zu sein, müssten die internen und externen Geschäftsprozesse gestrafft und aufeinander abgestimmt werden. Das Shared Services-Modell schaffe hierbei die Grundlagen für globale Lieferstrategien.
Viele Dienstleister in Deutschland, Österreich und der Schweiz (DACH-Region) nutzen Shared Services. 77 Prozent der Unternehmen aus dem Dienstleistungsbereich haben bereits ihre Projektmanagement-Teams auf diese Arbeitsweise umgestellt und übertreffen ihre Konkurrenten in Bezug auf die termingerechte Projektabwicklung. Dies sei laut PAC auch darauf zurückzuführen, dass sie einen ganzheitlichen Überblick über alle Daten aus ihren Projekten haben. Weltweit haben sich 38 Prozent der Dienstleister zu diesem Weg entschlossen. In Belgien sind dies beispielsweise 37 Prozent und in den skandinavischen Ländern 25 Prozent.
Ein Drittel der Behörden nutzt Zentrale Dienste
Laut der PAC-Studie „State of the Digital Nation“ nutzen im Jahr 2023 rund 33 Prozent der Behörden Shared Services. Im Jahr 2021 lag dieser Wert noch bei null. Bei denjenigen, die bereits zentrale und gemeinsam genutzte Dienste anwenden, war die Vergrößerung ihrer Reichweite eine der drei wichtigsten Veränderungen aus den vergangenen 24 Monaten. Kanadische Befragte legen hierauf den größten Wert, während es bei britischen Befragten nicht zu den Top Drei gehört. Im Gegensatz dazu ist es für die zentrale Regierungsstellen und Gesundheitseinrichtungen eine der drei wichtigsten Prioritäten, während es für kommunale Behörden knapp außerhalb der Top Drei liegt.
Aktuell berichten 29 Prozent der Befragten, dass eine umfassende Verbesserung der Datenkompatibilität nötig ist, und 34 Prozent fordern große Verbesserungen. Kanada hat den höchsten Prozentsatz (41 Prozent) für eine umfassende Änderung im Vergleich zu Großbritannien (35 Prozent) und Schweden (17 Prozent). Die Befragten von zentralen Regierungsstellen (43 Prozent) sind am ehesten der Meinung, dass dieses Thema eine umfassende Verbesserung erfordert, im Vergleich zu staatlichen/kommunalen Behörden (29 Prozent) und Gesundheitsdienstleistern (16 Prozent). Befragte, die über Budgets entscheiden geben auch an, dass der Zugriff auf Echtzeitdaten schwieriger geworden ist (54 Prozent), im Vergleich zur vorherigen Studie von 2021 (40 Prozent). Mit zentralisierten Diensten harmonisieren öffentliche Einrichtungen ihre Daten, um ihre Leistungen zu optimieren. „Behörden kooperieren, um den Bürgern wirksame Leistungen zu bieten“, erläutert Ettling. „Shared Services senken die Kosten und sind zudem ein Weg, Daten aus Altanwendungen zu harmonisieren und für Analysen bereitzustellen.“ Jürgen Frisch
