Purchase-to-Pay-Systeme automatisieren und optimieren den gesamten Prozess des Einkaufs und der Rechnungsabwicklung in Unternehmen. Einige Lösungen binden Geschäftspartner und Kunden in Unternehmensprozesse ein. Schlüsselkennzahlen bewerten die Durchlaufzeit.
Massenware: Purchase-to-Pay-Prozesse laufen in vielen Unternehmen hundert- oder gar tausendfach im Jahr ab. Vielerorts sind diese Abläufe digitalisiert, aber die Verantwortlichen kämpfen mit dem Datenmanagement. Laut der PwC-Studie Digital Procurement Survey 2022 nutzen 86 Prozent der 800 weltweit befragten Unternehmen eine Purchase-to-Pay-Lösung, und 16 Prozent ein internes System. 81 Prozent haben eine Source-to-Contract-Software im Einsatz, 20 Prozent nutzen hierfür eine interne Lösung. Das Problem dabei: für 55 Prozent der Befragten ist die Qualität der Einkaufsdaten nicht hoch genug, um sie für die Entscheidungsfindung zu nutzen. Eine Datenbereinigung ist demnach unerlässlich, das löst allerdings nicht sämtliche Probleme.
„Wenn Beschaffungsprozesse nicht Ende-zu-Ende digitalisiert sind, fehlt den Unternehmen eine wichtige Basis für sichere Entscheidungen“, berichtet Marcus Nagel, Co-CEO der JobRouter AG. Die Folgen können drastisch ausfallen: Manche Rechnungen werden doppelt ausgestellt, gehen verloren oder werden noch manuell verarbeitet. Lange Freigabeprozesse verzögern Zahlungen an Lieferanten. Das wirkt sich negativ auf die Geschäftsbeziehung aus.
Purchase-to-Pay optimiert die Beschaffung
Digitalisierungsplattformen bieten Abhilfe an: „Ein automatisierter Purchase-to-Pay-Prozess bündelt alle Informationen und gewährleistet einen effizienten und transparenten Ablauf“, erläutert Nagel. „Mitarbeiter sind dann in der Lage, schneller Auskünfte zu erteilen und verbringen weniger Zeit mit administrativen Routineaufgaben.“
In der Plattform JobRouter bilden Unternehmen die Purchase-to-Pay-Prozesse für C-Teile, also Objekte mit geringem Wert und hoher Beschaffungsmenge wie Arbeitskleidung, Büromaterialien oder Dienstleistungen, digital ab. Erfasst werden dabei alle Arbeitsschritte – von der Bedarfsmeldung über den Einkauf bis hin zur Bezahlung. Mitarbeiter melden beim Purchase-to-Pay–Prozess von JobRouter einen Bedarf, den die Einkaufsabteilung prüft und freigibt. Ein Zusteller liefert die bestellte Ware und sendet die Rechnung dann an die Buchhaltung. Diese gleicht die Rechnung mit der Bestellung ab und gibt die Zahlung frei, wenn alles korrekt ist.
Durch Eskalationsregeln warnt das System Mitarbeiter, wenn eine Fristüberschreitung droht, und stellt eine pünktliche Bezahlung sicher. Der Bearbeitungsstand ist jederzeit nachvollziehbar. Für die Rechnungsverarbeitung können Anwender die Plattform an alle gängigen Systeme für ERP (Enterprise Resource Planning), Finanzbuchhaltung oder Warenwirtschaft anbinden, darunter SAP oder DATEV. Unternehmen erfüllen mit JobRouter die Vorgaben für die voraussichtlich ab 01.01.2025 schrittweise eingeführte E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich.
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Schlüsselkennzahlen bewerten die Qualität
Mit der Portal Edition von JobRouter lässt sich eine unbegrenzte Anzahl externer Anwender – beispielsweise Lieferanten – anbinden. Die Partner können Rechnungen übermitteln, den Zahlungsstatus überprüfen oder Rabatte in Anspruch nehmen. Die Informationen befinden sich in einer getrennten Umgebung, sodass sensible interne Daten geschützt bleiben. Die Software prüft Rechnungen automatisiert und leitet sie zur Freigabe weiter – das verhindert Betrug.
Um Optimierungspotenziale aufzudecken, können Anwender Key Performance Indicators generieren und ihre Prozesse anpassen: Ist beispielsweise die Bearbeitungszeit von Bestellungen, Bestellanforderungen oder Rechnungen zu lang, sehen die Verantwortlichen, welcher Schritt besonders viel Zeit beansprucht. Jürgen Frisch
