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Process Mining zeigt Lücken in Geschäftsabläufen

In den wenigsten Unternehmen sind die Geschäftsabläufe perfekt. Das Optimieren beginnt mit Process Mining. Business-Transformation-Spezialist Signavio zeigt in fünf Punkten auf, wie Unternehmen von dieser Technologie profitieren.

Quelle: peshkov | istockphoto.com

Wo auch immer Prozesse stattfinden, die einen nachvollziehbaren Fußabdruck in der Unternehmens-IT hinterlassen, ist wahrscheinlich deren Optimierung möglich. Um die Daten aus den Prozessen zu analysieren und so die Grundlage für eine echte Wertschöpfung durch Restrukturierung zu schaffen, setzen Unternehmen Process Mining ein. Der Ansatz lohnt sich, weil die Daten die tatsächlichen Prozesse in allen erwünschten und unerwünschten Varianten aufdecken.

Diese Erfahrung von Signavio bestätigt eine aktuelle Studie von Deloitte. Die folgenden fünf Fakten über das Process Mining sind somit sprichwörtlich Gold wert.

1. Process Mining öffnet die Augen

Bevor Unternehmen mit der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse beginnen können, müssen sie erst einmal wissen, welche Abläufe überhaupt Potenzial zur Verbesserung bieten. Process Mining visualisiert die Daten zu sämtlichen Geschäftsabläufen. Dieser Augenöffner führt unmittelbar zum nächsten Schritt: der Beurteilung der Prozesse.

Ein entscheidender Vorteil des Process Mining gegenüber der rein subjektiven Einschätzung von Mitarbeitern zur Prozessqualität ist die objektive Analyse. Einem Mitarbeiter mag beispielsweise der Workaround innerhalb eines Prozesses, auf den er sporadisch zurückgreift, unwichtig vorkommen. Innerhalb des gesamten Prozesses kann dieser kleine Umweg allerdings weit größere – und kostspielige – Konsequenzen haben. Mit Process Mining kann das Unternehmen einen neuen Prozess definieren, der Workarounds unnötig macht.

2. Process Mining optimiert Prozesse holistisch

Process Mining ist ein holistischer Ansatz, der alle Abteilungen und Teams des Unternehmens einbindet und deren Prozesse in Abhängigkeit voneinander abbildet. Doch nicht nur die Offenlegung der Geschäftsprozesse ist holistisch angelegt, auch deren Optimierung findet gemeinschaftlich statt. Die Transformation in einem Unternehmen sollte immer die Mitarbeiter im Fokus haben. Für den Erfolg einer Prozessoptimierung ist daher die Kollaboration aller an diesen Abläufen Beteiligten unerlässlich. Zahlen und Daten sind wertvolle Anhaltspunkte für Veränderungen. Empathie ist oft genauso wichtig wie die Analyse, um für die angestrebten Optimierungen auch alle Mitarbeiter an Bord zu haben.

3. Process Mining untermauert menschliche Intuition

Bevor Unternehmen mit Process Mining, wissen sie häufig nicht ganz genau, welche Abläufe haken oder Probleme bereiten. In manchen Fällen haben erfahrene Kollegen ein Bauchgefühl, dass ihnen sagt, dass sich ein Ablauf „irgendwie falsch“ anfühlt. Das genügt oft schon als Hinweis, dass wirklich etwas im Argen liegt. Process Mining hilft dabei, diesen Gefühlen entsprechende Daten zugrunde zu legen, indem es die Intuitionen der Mitarbeiter auf Basis von nachvollziehbaren Daten visualisiert.

4. Process Mining fördert die Dynamik

Das Optimieren von Geschäftsabläufen ist ein riskantes Spiel. Der holistische Ansatz senkt zwar die Gefahren, aber gerade tiefgreifende Änderungen in geschäftskritischen Abläufen wollen viele Unternehmen erst einmal simulieren und testen. Process Mining in Kombination mit einem Process Modeling Tool erfüllt diesen Wunsch. Die Verantwortlichen können die Erkenntnisse aus dem Process Mining in einer abgesicherten Umgebung ausprobieren und die Auswirkungen auf den gesamten Prozess einsehen.

5. Process Mining ebnet den Weg in die Zukunft

Process Mining legt Details offen, die Unternehmen für Innovationen nutzen können. Egal ob es um neue Geschäftsmodelle mit digitalen Produkten oder um alternative Wege zur Zusammenarbeit geht: Basierend auf den durch Process Mining offengelegten Daten können Unternehmen die eigene Digitale Transformation vorantreiben. Durch den Weg der kontinuierlichen Optimierung wird das Mindset der Mitarbeiter auch für größere Änderungen – etwa in Sachen Company Culture – geöffnet.

Bei allen Optimierungsaktionen gilt: Sich zu sehr auf interne Prozesse zu konzentrieren, kann die Digitale Transformation hemmen. Unternehmen sollten daher immer auch für neue Ideen ihrer Kunden und aus einem ausgesuchten Kreis marktrelevanter externer Quellen offen sein. jf


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Artikel
Daten als Erfolgsfaktor für Process Mining
Eine neue Technologie schafft alleine keine besseren Prozesse
Autor: Tobias Schröer & Felix Steinlein, FIR an der RWTH Aachen
Erschienen: 2020-04-07
Schlagworte: Anwendermarkt, Datenqualität, ERP, MES, process mining
Process Mining ist eine Technologie, die über Daten den realen Prozessablauf rekonstruieren kann und damit eine umfassende, einfache und objektive Analyse der Prozesse erlaubt. Als Daten dienen hierbei die Aufzeichnungen der Transaktionen, die in betrieblichen Anwendungssystemen wie ERP- und ME-Systemen durchgeführt werden.
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Über den Autor

Gerrit de Veer ist Senior Vice President Middle and Eastern Europe bei Signavio.