Künstliche Intelligenz bringt Tempo und Präzision ins Vertragsmanagement: Sie prüft Inhalte automatisiert, erkennt Risiken und erleichtert die Arbeit mit komplexen Dokumenten – bis hin zur Interaktion per Chat.
Wie sich diese Potenziale konkret nutzen lassen, zeigt die Zusammenarbeit von Fabasoft Contracts GmbH und Mindbreeze: Gemeinsam treiben sie die Integration von KI-Technologien im digitalen Vertragsmanagement voran – mit neuen Funktionen für die automatisierte Vertragsprüfung und die intelligente Dokumenteninteraktion per Chat. Mithilfe der neuen Funktionen können Vereinbarungen effizienter verwaltet und so operative Kosten gesenkt werden.
KI im Vertragsmanagement ganzheitlich nutzen
„Die manuelle Erstellung, Verwaltung und Analyse von Verträgen ist oft zeitintensiv und fehleranfällig“, erklärt Robin Schmeisser, Geschäftsführer bei Fabasoft Contracts. „Künstliche Intelligenz bietet Unternehmen die Chance, diese Prozesse grundlegend weiterzuentwickeln.“ Moderne Lösungen für das digitale Vertragsmanagement begleiten den gesamten Lebenszyklus von Vertragsdokumenten – von der Erstellung über die digitale Signatur bis hin zur revisionssicheren Verwaltung und Archivierung. Leistungsfähige Cloud-Plattformen zählen heute zu den zentralen Bausteinen für eine effiziente und transparente Vertragsorganisation.
„Der Schlüssel zum maximalen Nutzen der KI liegt in ihrem gezielten Einsatz: Dort, wo sie präzise Ergebnisse liefert und signifikante Effizienzgewinne ermöglicht“, betont Schmeisser. „Unternehmen profitieren am meisten, wenn sie ihre Geschäftsprozesse ganzheitlich digitalisieren, statt nur Teilaspekte zu automatisieren.“
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Neben einer strukturierten Auswahl der ERP-Software und des Implementierungspartners, bildet insbesondere das Vertragswerk die Basis für ein erfolgreiches Einführungsprojekt. Natürlich spiegelt jeder Vertrag zwischen einem Anwenderunternehmen und einem Software-Lieferanten die individuelle Ausgangssituation (Unternehmensgröße, Komplexität der Installation, Einsatzbereich der Software usw.) wider - trotzdem gibt es einige grundlegende Punkte, auf die man unbedingt achten sollte.
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Verträge automatisiert auf Compliance prüfen
Unternehmen stehen vor der Herausforderung, steigende gesetzliche sowie interne Vorgaben umzusetzen. „Besonders bei neuen Vorschriften wie dem Lieferkettengesetz, der DSGVO oder DORA, ist KI ein wertvolles Tool, um Ressourcen zu schonen und Risiken zu vermeiden“, betont Schmeisser. „Mit KI-gestützten Prüfkatalogen lassen sich sowohl einzelne Verträge als auch der gesamte Vertragsbestand auf verschiedenste Aspekte hin kontrollieren – beispielsweise auf definierte K.-o.-Kriterien oder bestimmte Klauseln. Manuelles Durchsuchen und Abgleichen von Dokumenten entfällt damit.“Nach der Analyse bereitet das System die Bewertungen inklusive der identifizierten Inhalte übersichtlich auf. Bei Handlungsbedarf erstellt die Software automatisch die notwendigen Ergänzungsvereinbarungen auf Basis der Klauselbibliothek und startet optional die definierten Genehmigungs- und Zeichnungsprozesse inklusive integrierter digitaler Signatur. Externe Partner sind direkt in die Workflows eingebunden, um Medienbrüche zu vermeiden. Bewährte Prüfkataloge umfassen beispielsweise NDAs sowie IKT-Verträge für DORA-Compliance.
Mit Verträgen „chatten“
Vor allem bei umfangreichen Vertragsakten und -dokumenten erfordert die Informationsgewinnung viel Zeit. „Die neue Chat-Funktion liefert Verantwortlichen schnelle Antworten zu ihren Vereinbarungen und reduziert damit ihren Arbeitsaufwand spürbar“, so Schmeisser. User können per natürlicher Sprache mit einem oder mehreren Verträgen gleichzeitig interagieren und diese auf semantischer Ebene verstehen. Dank KI im Vertragsmanagement erfolgt die Informationsabfrage nicht nur schneller, sondern auch zielgerichteter – inklusive nachvollziehbarer Quellenangaben. Die KI liefert mithilfe von Large Language Models (LLMs) in wenigen Sekunden passende Antworten direkt aus den Vertragsinhalten.
KI übernimmt Analyse, Verständnis und Handlungsempfehlung
„Künstliche Intelligenz ist für manche Aufgaben und Anwendungsbereiche deutlich besser geeignet als wir Menschen. Aufgaben, wie das Erkennen von Mustern, die Beantwortung von Fragen oder das Ableiten von Handlungsempfehlungen können perfekt automatisiert werden. Mindbreeze liefert mit ihren Insight Services wie Retrieval Augmented Generation die technologische Basis für die KI-Funktionalitäten in Fabasoft Contracts“, ergänzt Daniel Fallmann, Gründer und Geschäftsführer von Mindbreeze.
Der Autor
Robin Schmeisser ist der Geschäftsführer der Fabasoft Contracts GmbH.
