IT-Roadmap – Die Navigation durch Ihr Software-Projekt

Wollen Unternehmen up-to-date bleiben, müssen sie heutzutage technologisch bestens ausgerüstet sein, um dem Wettbewerb nicht hinterherzuhinken. Vor diesem Hintergrund wird seit einigen Jahren vermehrt in die Modernisierung, Ablösung und/oder Weiterentwicklung der eigenen Software-Landschaft investiert. Um sich hier nicht zu verzetteln, braucht es einen gut ausgearbeiteten Plan: eine IT-Roadmap.

Eine IT-Roadmap mag auf den ersten Blick wie Zeitverschwendung klingen, spart aber letztlich wertvolle Zeit und Geld, da sie Ziele und Meilensteine formuliert und bei der Überwachung des Projektfortschritts hilft.

Wenn die einst ausgewählte Software-Lösung nicht mehr erkennbar ist

Im Schnitt sind ERP-Systeme seit 13 Jahren produktiv in deutschen Unternehmen im Einsatz. So das Ergebnis der aktuellen Trovarit-Befragung „ERP in der Praxis“. Das ist eine lange Zeitspanne, sie ist im Vergleich zu den Ergebnissen der Studie aus 2020 auch weitgehend konstant geblieben. Diese letzten 13 Jahre sind an den ERP-Installationen nicht spurlos vorbeigegangen. Es wurde munter Funktionalität angebaut und teilweise der Kern so stark verändert, dass nur noch mit Mühe das Ursprungsprodukt erkennbar ist. Die Folgen zeigen sich bei jedem Update: Die Anpassungen verzögern und verteuern die Aktualisierung der Software, in manchen Fällen machen sie sie so komplex, dass die Unternehmen es lieber ganz lassen – uphemistisch umschrieben mit „Never touch a running system!“

Evolution schließt sich bei einer solchen komplett verbauten IT-Umgebung eigentlich aus. Bleibt Revolution: Alles neu, radikal denken. Wobei „radikal denken“ in diesem Fall heißt, weitestgehend auf den Software-Standard zu setzen und nur an den wirklich geschäftskritischen Punkten auf den eigenen Weg zu beharren. Ein großer Online-Händler hat es vorgemacht: Innerhalb weniger Wochen schmiss er seine HR-Prozesse komplett um und folgt in diesem Bereich nun dem Software-Standard. Der Prozess war eben nicht unternehmenskritisch – im Gegensatz zum selbstentwickelten Online-Algorithmus, der für volle Warenkörbe sorgen soll.

Doch Vorsicht: Vor dem großen Aufräumen gilt es, erst einmal herauszufinden, welche Prozesse wie unternehmenskritisch sind (aktuell und auch zukünftig, wo will das Unternehmen in 5 oder 10 Jahren stehen?), wo man besonders weit vom Software-Standard entfernt ist und ob das so bleiben muss. Um sich hierbei nicht zu verzetteln, sollten Unternehmen auf bewährte Methoden zurückgreifen. Eine solche Methode ist die Erstellung einer ERP- bzw. IT-Roadmap.

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Clever digitalisieren – Mit Bordmitteln mehr erreichen

Unter dem Motto „Clever digitalisieren – mit Bordmitteln mehr erreichen!“ bietet die Trovarit bewährte Services und Werkzeuge (IT-Matchmaker^®), mit denen Unternehmen

• den Einsatz ihrer vorhandenen Software-Landschaft effizient überprüfen,
• Optimierungspotenziale entdecken,
• eine verlässliche IT-Roadmap erstellen können,

um ihre Prozesse nachhaltig zu optimieren, ohne große Summen zu investieren.

Mit Plan durch das Software-Projekt dank der IT-Roadmap

Im Zentrum der IT-Roadmap steht eine Potenzialanalyse und Einsatzoptimierung, in der seitens des Managements, der Anwender und IT drei zentrale Fragen beantwortet werden:

• Welchen Einfluss haben die Unternehmensprozesse und -funktionen im Hinblick auf den Unternehmenserfolg?
• Welche Reife weisen die Unternehmensprozesse bezüglich Stabilität und Steuerbarkeit auf?
• In welchem Umfang und mit welcher Güte unterstützt die vorhandene Software-Infrastruktur die Abwicklung der Unternehmensprozesse?

Ausgehend von diesen Informationen werden Optimierungspotenziale und Handlungsfelder sowohl für einzelne Unternehmensbereiche als auch für Querschnittsaufgaben ermittelt, konsolidiert und priorisiert. Für relevante Handlungsfelder werden Lösungsansätze erarbeitet und im Hinblick auf Nutzen bzw. Aufwand sowie etwaige wechselseitige Abhängigkeiten grob bewertet.

Als Ergebnis erhält man eine zeitliche und thematische Einordnung aller Maßnahmen zur mittel- bis langfristigen Weiterentwicklung der Business-Software-Infrastruktur rund um die vorhandene Lösungslandschaft. Maßnahmen in der IT-Roadmap können sich z. B. erstrecken auf

• Anschaffung von ergänzenden Software-Lösungen (ggfs. auch Module, Add-ons etc.)
• Austausch von Individual-Anpassungen durch Standard-Lösungen
• Konsolidierung des Lösungsportfolios
• Verschlankung und/oder Standardisierung von Geschäftsprozessen
• Konsolidierung von Stammdaten
• Qualifizierung von Mitarbeitern

Der Betrachtungsraum der IT-Roadmap erstreckt sich von der Unternehmensstrategie bis hinunter zur Ressourcen-Ebene. Dabei gehen Strategie und Systemtechnik als Randbedingungen in die Analyse ein, während Prozesse, Organisation und Business-Software den eigentlichen Gestaltungsraum darstellen. Der Ansatz der IT-Roadmap berücksichtigt dabei sowohl die Sicht des Managements (Top Down) als auch die der Anwender (Bottom Up) und stellt dadurch die Belastbarkeit der Planung ebenso sicher wie die Unterstützung und Akzeptanz auf allen Ebenen.

Der Autor

Dr. Volker Liestmann ist Vorstand des auf Business-Software-Auswahl und -Betrieb spezialisierten Beratungshauses Trovarit AG.