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Gute Stammdaten ölen die Geschäftsprozesse

Daten bilden zwar das Fundament vieler Geschäfte, aber die Pflege dieser Informationen erscheint aufwändig und teuer. zetVisions, Spezialist für Stammdatenmanagement, erklärt den betriebswirtschaftlichen Nutzen derartiger Initiativen.

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Mit der Qualität ihrer Stammdaten haben viele Unternehmen ihre liebe Not. Schlechte Daten können Geschäftsprozesse beeinträchtigen, führen zu falschen Entscheidungen und erschweren das Einhalten von Gesetzen und Richtlinien (Compliance). Unternehmen bekommen daher regelmäßig den Rat, ein professionelles Stammdatenmanagement aufzusetzen. Angesichts der Kosten fragen sich die Verantwortlichen, wie sie den Nutzen einer solchen Initiative berechnen.

Effiziente Prozesse und steigende Transparenz

Grundsätzlich schafft Stammdatenmanagement Mehrwert auf zwei Ebenen: zum einen in den administrativen Bereichen, beispielsweise durch effizientere Stammdatenpflegeprozesse oder auch bei IT-Projekten; zum anderen durch erhöhte Transparenz in den operativen Bereichen und dadurch verbesserte Steuerungsfähigkeit.

Der Nutzen bei Stammdatenpflegeprozessen und IT-Projekten zeigt sich unter anderem durch einen geringeren Aufwand für die Datensuche, weniger internen Abstimmungsaufwand sowie ausbleibende Doppelarbeiten bei Datenänderungen oder Ersteinträgen. Ferner bilden saubere Stammdaten die Grundlage für skalierbare Automatisierungsmöglichkeiten und reduzieren den Aufwand für Migrationen betriebswirtschaftlicher Systeme (ERP). Ein gutes Beispiel dafür ist der vielerorts anstehende Umstieg von SAP ERP auf SAP S/4HANA.


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Der Nutzen der Datenpflege in den operativen Bereichen lässt sich für die einzelnen Domänen wie folgt beschreiben:

  • Für Kundenstammdaten (Vertrieb): Kosteneffizienz bei Mailingaktionen durch aktuellere Daten, Reduzierung von Fehllieferungen, Effizienzsteigerung bei der Datenpflege; transparente Kundenstrukturen/Hierarchien können zu besserer Monetarisierung der Kundenbasis durch Ausschöpfen von Upselling- und Cross Selling-Potentialen führen, aber auch kürzere „time-to-market”.
  • Für Lieferantenstammdaten (Einkauf): Transparenz auf der Beschaffungsseite, beispielsweise welche Materialien werden bei welchem Lieferanten zu welchem Preis beschafft; höhere Kosteneffizienz bei der Beschaffung und Lieferantenmanagement durch Identifikation von Redundanzen; bessere Verhandlungsmöglichkeiten von Volumenverträgen, schnellere Anlage von Lieferantenstammdaten und somit Onboarding von alternativen Lieferanten, schnellerer Bestellprozess, Vermeidung von kostspieligen Fehlern bei der Lieferungsannahme und Zahlung.
  • Für Materialstammdaten (Produktion): optimierter Personaleinsatz durch bessere Planung, höheres Working Capital, Automatisierung, erhöhte Produktivität.

Für alle Domänen gilt: Ein professionelles Stammdatenmanagement schafft die Grundlage, um bessere Entscheidungen treffen zu können, sorgt für reibungslose Prozesse und optimiert die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien (Compliance).


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Stammdaten management
Quelle: blende11.photo | Adobe Stock

Artikel Spezial: Stammdatenmanagement
Sonderteil aus dem IT-Matchmaker.guide Industrie 4.0
Autor: Div.
Erschienen: 2018-04-19
Schlagworte: Industrie 4.0, Master Data Management (MDM), Softwareauswahl, Stammdatenmanagement
Im "DataQuality Center" widmen sich Experten und Forscher der Hochschule Heilbronn, des Forschungsinstitutts für Rationalisierung (FIR) an der RWTH Aachen und des Trovarit Competence Centers Datenmanagement gemeinsam der Frage, mit welchen Werkzeugen und Methoden Unternehmen effizient die Qualität ihrer Stammdaten messen und verbessern können. Der Beitrag liefert erste Ergebnisse sowie eine Marktübersicht zu MDM-Lösungen.
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Projekterfahrung liefert die Business-Kennzahlen

Will man den Nutzen von Stammdatenmanagement in Zahlen ausdrücken, ist man auf Erfahrungswerte angewiesen. Zu den wesentlichen Einflussfaktoren auf den Return on Investment zählen sowohl bei Kunden- und Lieferantenstammdaten als auch bei Materialstammdaten die Anzahl der Stammdaten-Anlagen und Aktualisierungen, die Dauer der Durchlaufzeiten und des manuellen Koordinationsaufwands sowie die Folgekosten bei fehlerhaften Daten und Dubletten. Bei Materialstammdaten kommt die Anzahl der Fertigungsstätten mit werkspezifischen Materialstammsichten hinzu.

Beteiligte an Stammdatenmanagement-Projekten schätzen, dass durch derartige Initiativen die Bearbeitungs- oder Durchlaufzeiten um bis zu 50 Prozent sinken. Ein deutlich geringerer Abstimmungsaufwand trägt dazu bei. Ein schnellerer „Go-to-market” lässt sich schwerlich exakt angeben. Das folgende Beispiel lässt aber das Potential erahnen: Wenn ein Unternehmen berichtet, es bräuchte 70 Tage, bis ein neues Material im System vollständig angelegt ist, und man das hochrechnet auf die Anzahl von Teilen, die in einem Produkt verbaut sind, gewinnt man eine Vorstellung davon, was mit einem System erreicht werden kann, das die Materialanlage von 70 auf wenige Tage reduziert.

Ein weiterer Erfahrungswert besagt, dass die Fehlerkosten, die durch Prozessintransparenz entstehen, um 80 bis 90 Prozent verringert werden können. Der Grund: Das Stammdatenmanagement sorgt für vollständige Transparenz entlang der gesamten Prozesskette. Laut Schätzungen lassen sich 53 Prozent der Daten schneller und einfacher finden.

Das Consultinghaus KPMG liefert bei der Frage nach dem Nutzen von Stammdatenmanagement folgende Kennzahlen:

  • 3 bis 8 Prozent reduzierte Prozesszykluszeit: Geringerer Aufwand für die Datensuche und den Datenabgleich, keine Doppelarbeit bei der Dateneingabe, verringerter Abstimmungsbedarf, Möglichkeiten zur Automatisierung von Abläufen.
  • 2 bis 5 Prozent geringeres Ausgabenvolumen: Effiziente Bündelung von Einkaufsvolumina, bessere Verhandlungsposition bei Einkäufen, analysierbare Gläubigerstruktur und Stammbäume; verbessertes Warengruppenmanagement, um zu wissen, was von wem bezogen wird; Informationen, um die Lieferanten zu bewerten; schnelleres Onboarding von Lieferanten.
  • 4 bis 7 Prozent niedrigere IT-Projektkosten: Weniger Datenmigrationsaufwand, da bei einer Übernahme eines anderen Unternehmens oder beim Harmonisieren von Systemen weniger Probleme auftreten, weil nur Daten mit einer hohen Qualität ins ERP-System kommen; weniger Datenbereinigungsaufwand; weniger Systemkomplexität, weil ein Stammdatensystem die Daten übergibt, und schließlich ein sinkender Wartungsaufwand.
  • 1 bis 2 Prozent verbessertes Umsatzwachstum: Bessere Verhandlungsposition, transparente, einheitliche Preiskonditionen, auswertbare Kundenstammdaten und Stammbäume, verbesserte Identifikation von Cross-Selling-Potentialen.
  • 5 bis 10 Prozent weniger Betriebskapital: Effiziente Lagerverwaltung und geringere Inventarkosten, wenn beispielsweise bekannt ist, dass zehn Materialien mit nur geringfügigen Abweichungen bei den Stammdaten ein Material sind, und folglich der erforderliche Bestand nur für ein Material vorgehalten werden muss (weniger Doppelbevorratung), verbesserte Rechnungsprüfung, effizientes Revenue- und Forderungs-Management.

Neben diesen quantitativen Vorteilen des Stammdatenmanagements benennen die KPMG-Experten auch einige qualitative Vorteile. Dazu zählen reduzierte Risiken durch geringere Datenschutzverstöße, weniger Risiken bei Zöllen und Steuern sowie reduzierte Kreditrisiken. Auch bei Analytics bietet Stammdatenmanagement nicht nur Vorteile, sondern ist unerlässlich. Wer beispielsweise Predictive Maintenance anbietet, der muss seine Stammdaten schon so im Griff haben, dass er das Objekt auch findet, das gerade Wartungsbedarf meldet. Weitere Vorteile sieht KPMG in Automatisierungspotentialen, wenn man weiß, was man aus den Stammdaten ableiten kann, und in einer verbesserten Reputation durch reibungslose Lieferungen, weniger Reklamationen und eine korrekte Kundenansprache.

Insgesamt lässt sich festhalten: Stammdatenmanagement ist kein Selbstzweck, sondern hat mittelbaren und unmittelbaren Einfluss auf den Wert des Unternehmens und kann zu einem wettbewerbsdifferenzierenden Faktor werden. Dies gilt insbesondere bei neuen oder modifizierten Geschäftsmodellen, wie etwa bei der Anreicherung traditioneller Geschäftsmodelle um servicefokussierte Geschäftsbereiche. jf


Über die Autorin

Monika Pürsing ist Geschäftsführerin der auf die Softwareentwicklung für Stammdaten- und Beteiligungsmanagement spezialisierten zetVisions GmbH in Heidelberg.