Das automatische Zuordnen von Schriftstücken spart Zeit und schafft Freiräume für Mitarbeiter. Multifunktionsgeräte mit angeschlossener Software sind der Ausgangspunkt dafür.
In jeder Ecke eines Unternehmens suchen Verantwortliche nach Möglichkeiten zur Kosteneinsparung und nach Kapazitäten für innovative Aufgaben. Gleichzeitig wollen sie den laufenden Betrieb optimieren und Fehler so gut es geht vermeiden. Ein Weg, diese Ziele zu erreichen, ist eine intelligentes Dokumentenmanagement. Zum einen soll es hier schnell gehen, zum anderen muss zwingend alles am richtigen Ort landen.
Myrko Rudolph, Geschäftsführer der exapture GmbH und Experte für Automatisierung betrachtet Multifunktionsgeräte als Schnittstelle vom Papier hin zum digitalen Dokument: „Mithilfe von intelligenten Scanlösungen sorgen sie für die entsprechende Weiterverarbeitung und schaffen die Grundlage für anschließende Vorgänge. Gelingt es, Papier schnell und qualitativ hochwertig zu digitalisieren, ist ein großer Schritt getan.“
Schriftstücke finden ihren Weg selbst
Für viele Verantwortliche in Unternehmen sieht es in einer perfekten Welt so aus, dass in den Scanner gelegte Dokumente automatisiert verarbeitet und sortiert werden. Das spart menschliche Kapazitäten ein, weil das Sortieren und Ablegen bislang meist manuell ablaufen. Diese Wunschvorstellung ist laut Rudolph längst Realität. Weiterführende Schritte ließen sich nach festgelegten Regeln gestalten und ohne großen Aufwand automatisieren „Neue Möglichkeiten entstehen beispielsweise durch das Anbringen von Barcodes auf internen Schriftstücken. Somit liegt das Ausmaß der Automatisierung letztlich in der Hand des Unternehmens.“
Ausgangspunkt des Vorganges sind auch hier die Multifunktionsgeräte der Unternehmen, die exapture durch individuell angepasste Software erweitert. Diese liest Informationen bereits während des Scannens aus und sortiert die Dokumente anschließend entsprechend der hinterlegten Regeln. „So wird das Dokument lebendig, bahnt sich seinen Weg an die richtige Stelle im System oder bringt sich selbst in Position für die weitere Verarbeitung“, erklärt Rudolph.
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Personalwesen, Buchhaltung und Lagerlogistik
Fehleranfälligkeit minimieren, Zeit einsparen und die Übersichtlichkeit verbessern: „Mit dem intelligenten Dokument und den darauf abgestimmten Regeln gelingt es der Software, auch hochkomplexe Prozesse schnell und fehlerfrei zu erledigen“, erläutert Rudolph. „Anwenden lässt sich dieses Prozedere in den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen wie beispielsweise dem Personalwesen, der Buchhaltung oder der Lagerlogistik.“
Während Unternehmen Schnelligkeit und Präzision einfordern, suchen Mitarbeiter nach Freiräumen. Ihre Kreativität kommt dann zur Entfaltung, wenn es an anderen Stellen Entlastung gibt. Den Menschen sieht Rudolf trotz aller Automatisierung als Hauptdarsteller: „Bei wichtigen Entscheidungen wird er unverändert die Nase vorn haben. Software erleichtert allerdings die Bedingungen hierfür deutlich.“ Jürgen Frisch
