6 Kniffe optimieren die digitale Dokumentenablage

Die Digitalisierung ändert die Art und Weise, wie wir Informationen verwalten. Eine korrekte Speicherstruktur ist wichtig für eine effiziente und gut organisierte Ablage, argumentiert der Dokumentenmanagement-Experte exapture.

Wissensmanagement macht Daten im Unternehmen verfügbar. Informationen, die in Papierform vorliegen, werden idealerweise über Multifunktionsgeräte in eine digitale Dokumentenablage überführt. Die nachfolgenden Tipps zeigen, wie sich eine solche Anlage effizient organisieren lässt.

1. Eine klare Ordnerstruktur einrichten

Als Grundpfeiler für die gelungene digitale Dokumentenablage dient eine durchdachte Ordnerstruktur. Verantwortliche sollten hier bei null starten und sich im Voraus überlegen, wie sie Dateien kategorisieren und entsprechende Hauptordner auf der obersten Ebene erstellen. Ein in sich logischer Aufbau erleichtert nicht nur das schnelle Finden von Informationen, sondern trägt auch dazu bei, dass sich neue Dokumente einfach in das bestehende System integrieren lassen. Zudem arbeiten sich neue Mitarbeiter sehr schnell ein.

2. Dokumente sinnvoll benennen

Wenn trotz einer ausgefeilten Ordnerstruktur doch manchmal die Suchfunktion herhalten muss, um eine bestimmte Datei zu finden, kommt es vor allem auf die korrekte Benennung der Dokumente an. Vage oder generische Dateinamen sollten möglichst vermieden und Dokumente so benannt werden, dass sich ihr Inhalt klar und schnell erkennen lässt. Datumsangaben oder Nummerierungen schaffen eine chronologische beziehungsweise hierarchische Reihenfolge. Dies erleichtert nicht nur das Identifizieren, sondern auch das Sortieren der Dateien.

3. Veraltete Informationen bereinigen

Wer es an seinem digitalen Arbeitsplatz gerne strukturiert mag, der sollte nicht zu sehr an nicht mehr benötigten Dokumenten hängen. Alte Kundendaten, Verträge, deren Aufbewahrungspflichtzeitraum abgelaufen ist, oder ganz einfach Dateien, die überholte Informationen beinhalten, sollten regelmäßig rigorosen Bereinigungsaktionen zum Opfer fallen. Dies verhindert nicht nur Datenmüll und schafft somit neuen Speicherplatz, sondern macht auch die Navigation effizienter.

4. Metadaten erleichtern die Suche

Bei fortgeschrittenen Nutzern und besonders komplex aufgebauten Ablagesystemen empfiehlt sich die Ergänzung von Metadaten, um den Dateien zusätzliche Informationen zuzuordnen. Dies könnte beispielsweise den Autor, das Erstellungsdatum oder bestimmte Schlagwörter umfassen. Je mehr Parameter einem Dokument zugeschrieben werden, desto leichter lässt sich eine strukturierte Suche durchführen. Anwender finden dann die Dateien auch, wenn sie versehentlich falsch einsortiert wurden.

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ECM/DMS als strategischer Partner der Digitalisierung Vom linearen Prozess zum fortwährenden Kreislauf

03.05.2024 11:00 - 11:45 Uhr

Thema:	Strategie, ECM, Dokumentenmanagement, Digitalisierung
Referent:	Marc Müller, Trovarit AG

Im Rahmen der zunehmenden Digitalisierung oder Business Transformation gewinnt auch das Thema ECM/DMS immer mehr an strategischer Bedeutung. Denn oftmals reichen vorhandene Architekturen und Lösungen nicht aus, um erforderliche unternehmensweite Informations- und Geschäftsprozess-Services digital zur Verfügung zu stellen. Somit ist ECM/DMS ein Thema, welches sämtliche Abteilungen vom Vertrieb und Service über die Produktion und Logistik bis hin zum Rechnungswesen anspricht. Aus einem bislang oftmals - meist durch organisatorische Grenzen bedingt - linearen Prozess entsteht ein fortwährender Kreislauf aus z.B. Entwickeln, Produzieren, Akquirieren, Verkaufen und Betreuen. ECM/DMS hat somit den Anspruch Menschen, Prozesse und Informationen unternehmensweit zu synchronisieren, um so erkenntnisorientiertes Handeln und Denken zu ermöglichen. Unter dieser Voraussetzung ist auch eine Einführung einer entsprechenden Lösung sehr individuell zu betrachten und birgt somit auch seine unternehmenseigenen Herausforderungen.

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5. Multifunktionsgeräte automatisieren die Ablage

Solange Menschen die digitale Ablage händisch durchführen, bindet das Kapazitäten und schafft zudem Raum für Fehler. Automatisierung schafft hier Abhilfe. Mit einem Digitalisierungskonzept – unterstützt durch intelligente Scansoftware für Multifunktionsgeräte – lassen sich analoge Informationen mit nur einem Knopfdruck korrekt in die Ablage einpflegen. Ohne Zwischenstation wird so jede Datei auf Anhieb richtig einsortiert.

6. Texterkennung kategorisiert Dokumente

Mithilfe der angesprochenen Software lassen sich Dokumente schon während des Scanprozesses zusätzlich so modifizieren, dass auch deren Inhalt für das Suchen und Finden relevant wird. Mit der optischen Texterkennung (Optical Character Recognition/OCR) lassen sich inhärente Informationen so effizient auslesen, dass für einen Suchprozess nicht einmal ein Dateiname vorhanden sein muss. Auch Künstliche Intelligenz wird künftig eine große Rolle in der geordneten digitalen Dateiablage spielen und sich eng mit bereits vorhandener Scan-Software verbinden lassen. Mit den richtigen Tools steht einer optimierten Ablage künftig nichts mehr im Wege. jf

Der Autor

Myrko Rudolph ist Geschäftsführer der exapture GmbH, einem Anbieter von Lösungen zur Digitalisierung von Daten, die in Papierform vorliegen.