Wer heute im Mittelstand wettbewerbsfähig bleiben will, der kommt am Digitalisieren seiner Dokumentenprozesse nicht vorbei. Papierstapel, unübersichtliche Laufwerkstrukturen und fehlende Transparenz bei laufenden Vorgängen kosten Zeit und Geld und bergen erhebliche rechtliche Risiken. Dokumenten-Management-Systeme (DMS) schaffen Abhilfe, indem sie alle dokumentenbasierten Geschäftsprozesse auf einer zentralen Plattform bündeln und Informationen jederzeit standortunabhängig zur Verfügung stellen.
Drei praxisnahe Einsatzszenarien
Für mittelständische Unternehmen sind vor allem solche Lösungen attraktiv, die sich rasch amortisieren und gleichzeitig die Verwaltung entlasten. Drei Anwendungsbereiche stechen dabei besonders hervor:
1. Eingangsrechnungsverarbeitung
Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist einer der wirtschaftlich attraktivsten Einstiegspunkte in ein DMS. Die Applikation erfasst Rechnungen automatisch, leitet sie an die zuständigen Mitarbeiter weiter und startet anschließend definierte Freigabe-Workflows. Das Ergebnis ist eine vollständige Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge: Jede beteiligte Person kann jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstatus einer Rechnung einsehen.
Ein zusätzlicher wirtschaftlicher Vorteil entsteht durch die Wiedervorlagefunktion: DMS-Lösungen erinnern automatisch daran, Rechnungen fristgerecht zu bezahlen, und ermöglichen so das Ausnutzen von Skontooptionen. In der Praxis rechnet sich das Investment in eine DMS-Lösung oft allein durch realisierte Skonti innerhalb kurzer Zeit.
2. Vertragsmanagement
Verträge sind das rechtliche Fundament jedes Unternehmens und gleichzeitig eine häufige Quelle für Fehler, Versäumnisse und Haftungsrisiken. Ein DMS schafft hier Transparenz, Kontrolle und Effizienz auf mehreren Ebenen. Es überwacht automatisch Laufzeiten und Verlängerungsoptionen, sodass keine Fristen unbemerkt verstreichen. Änderungen an Vertragsdokumenten werden lückenlos versioniert und die jeweils gültige Fassung ist stets eindeutig identifizierbar.
Genehmigungs- und Prüfprozesse laufen strukturiert und nachvollziehbar ab, weil Verantwortlichkeiten klar definiert sind. Durch granulare Zugriffsrechte erhält jede Person exakt die für ihre Aufgaben benötigten Berechtigungen, während vertrauliche Informationen zuverlässig geschützt bleiben.
