Implementierung von Business-Software mit Methode

Wer schon mal inmitten eines Business Software-Projektes gesteckt hat, weiß mit welchen Tücken man hier zu kämpfen hat. Ist man dazu noch unvorbereitet, hat man eigentlich schon verloren. Nicht umsonst stellt die Studie „ERP in der Praxis“ bei jedem Durchgang aufs Neue fest, dass gerade in ERP-Projekten Termine und Projektbudget oft überschritten werden. ImplAIX^®, das Aachener Implementierungsmodell für Business Software, schafft hier Abhilfe und stellt Software-Projekte von Beginn an auf sichere Beine.

ImplAiX^® wurde im Rahmen eines Konsortialprojektes unter der Leitung des Forschungsinstituts für Rationalisierung (FIR) an der RWTH Aachen und der Trovarit AG entwickelt. Hintergrund und Motivation für diese Entwicklung war nicht zuletzt die in vielen begleiteten Projekten gewonnene Erkenntnis, dass während der Software-Auswahl bereits wichtige Weichen für die Implementierung gestellt werden und dass ein integrierter Ansatz benötigt wird, um die Durchgängigkeit des in den frühen Phasen erarbeiteten Wissens zu gewährleisten. Daher startet ImplAiX^® schon bevor der Dienstleister für das eigentliche Einführungsprojekt beauftragt wird. Es liefert den methodischen Rahmen sowie die benötigten Werkzeuge für das gesamte Projekt – von der Projektinitialisierung bis zur Abnahme des neuen Systems – unabhängig von der gewählten Software-Lösung.

Dabei bildet die so genannte „Initialisierung“ bei ImplAiX^® den Übergang zwischen der Phase „Auswahl- & Beschaffung“ dem eigentlichen Implementierungsprojekt. Die Durchgängigkeit des erarbeiteten Wissens, die Festlegung des methodischen Einführungsansatzes und das damit einhergehende inhaltliche Onboarding des Beraterteams ist eine für den erfolgreichen Projektverlauf signifikante Aufgabenstellung. Die Praxis zeigt, dass in vielen Projekten genau zu diesem Zeitpunkt die Auftraggeber bzw. deren Projektleitung nicht die Führung übernehmen. Somit lassen sie sich schon zu Beginn des Projektes die Verantwortung aus der Hand nehmen.

Durchgängiges Anforderungs- und Testmanagement sichert Projekterfolg

Nach Ansicht des Entwicklungskonsortiums ist das durchgängige Anforderungs- und Testmanagement der Garant für ein erfolgreiches Projekt.  In der Software-Entwicklung liest man im Zusammenhang mit Anforderungsmanagement auch oft Requirements Engineering. Unter Requirements Engineering versteht man das disziplinierte und systematische Vorgehen zur Ermittlung, Dokumentation, Analyse, Prüfung, Abstimmung und Verwaltung von Anforderungen unter kundenorientierten, technischen und wirtschaftlichen Vorgaben. Gemäß IREB (International Requirements Engineering Board) kann Anforderungsmanagement in die Hauptaktivitäten Anforderungsentwicklung und -verwaltung unterteilt werden. Das Ziel der Anforderungsentwicklung ist es, ein gemeinsames Verständnis zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber über ein zu entwickelndes System zu erreichen. Die Anforderungsverwaltung beinhaltet zunächst die initiale Analyse, Bewertung und Aufnahme von Anforderungen. Im Folgenden geht es aber insbesondere darum, die Umsetzung der Anforderungen über den gesamten Entwicklungs-, Realisierungs- und Testprozess hinweg zu planen, zu steuern und zu überwachen.

Werkzeuge des IT-Matchmaker® unterstützen das Projektmanagement

Der Layer Werkzeuge & Vorlagen verbindet die Projektschritte des Methoden-Layers mit den entsprechenden Modulen des IT-Matchmaker®. Der IT-Matchmaker® ist eine Online-Plattform, die speziell zur effizienten Unterstützung von Digitalisierungsprojekten konzipiert und entwickelt wurde. Analog zur ImplAiX-Methodik bieten die Module des IT-Matchmaker® durchgängige Unterstützung von der Einsatz- und Potenzialanalyse bis hin zur Abnahme des Pflichtenheftes. Zusätzlich stellt der IT-Matchmaker® exklusiven Content wie umfassende Marktdaten, fundierte Referenzmodelle und Prozesskataloge sowie Lastenheftvorlagen in unterschiedlicher Detaillierung zur Verfügung. Darüber hinaus können bspw. mittels intuitiv nutzbaren Kanban-Boards die Sprint-Planung, das Monitoring von Anforderungen und Testfällen unterstützt werden.

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Zertifikatskurs: Project Manager Business Software

Das Center Integrated Business Applications (CIBA) aus Aachen hat in Kooperation mit der Trovarit AG den Zertifikatskurs “Project Manager Business Software” entwickelt. Der Fokus der Lernergebnisse liegt dabei auf:

• dem Aufbau von vertiefenden Kenntnissen und der mittelstandsgerechten Vermittlung von Wissen und Methoden in den Phasen und Arbeitspaketen von Implementierungsprojekten komplexer Standard-Software,
• den Kompetenzen in der standardisierten, methodengestützten Durchführung von Implementierungsprojekten. Hierzu zählen Methoden-, Fach- und Sozialkompetenzen sowie persönliche Kompetenzen,
• dem Kennenlernen typischer Anwendungsfälle und Herausforderungen in komplexen Implementierungsprojekten sowie
• der Befähigung zur übergreifenden Anwendung des erworbenen Wissens und Aufbau von Problemlösefähigkeiten in vergleichbaren Projektszenarien.

Nur im Team zum erfolgreichen Projektabschluss

Ein weiterer wichtiger Aspekt im ImplAiX®-Modell wird mit dem Layer „Projektteam“ aufgegriffen. Genauso wie bei der agilen Software-Entwicklung ist ein gut funktionierendes Team die unabdingbare Voraussetzung für ein erfolgreiches Projekt. Bei einer ERP-Implementierung sind Mitarbeiter:innen aus unterschiedlichen Fachbereichen involviert. Häufig haben die Teammitglieder noch nie gemeinsam an einem Projekt gearbeitet und lernen sich zum Teil erst im Kontext des Projektes kennen. Gerade zu Beginn im Rahmen der konzeptionellen Arbeiten sind bei Software-Implementierungen einige richtungsweisende Entscheidungen zu treffen. Da kann eine Überlagerung mit den parallel ablaufenden gruppendynamischen Prozessen den gesamten Projektverlauf, die Projektergebnisse und -kosten nachhaltig negativ beeinflussen. Um dies zu vermeiden, empfiehlt sich ein Team-Setup: hier wird u. a. ein gemeinsames Zielverständnis, die Basis für offene und effiziente Kommunikation, der konstruktive Umgang mit Konflikten und ein gemeinsames Rollenverständnis vermittelt. Des Weiteren müssen im Rahmen des Team-Setups auch die Methoden und Werkzeuge für das kollaborative Anforderungs- und Testmanagement vermittelt und trainiert werden.

Der Autor:

Peter Treutlein, Vorstand der Trovarit AG, begleitet seit mehr als 20 Jahren Unternehmen bei der Auswahl und Einführung von Business Software. Er war maßgeblich an der Entwicklung des Aachener Implementierungsmodells für Business Software (ImplAiX^®) beteiligt, das den methodischen Rahmen sowie die benötigten Werkzeuge für das gesamte Projekt von der Projektinitialisierung bis zur Abnahme des neuen Systems unabhängig von der gewählten Software-Lösung liefert.