In der digitalen Arbeitswelt entwickeln sich KI und maschinelles Lernen zu echten Treibern im Human-Resource-Management. Statt nur Bewerbungen zu verwalten, identifizieren Systeme Talente in sozialen Netzwerken und verhindern proaktiv Mitarbeiterfluktuationen. Dank automatisierter, integrierbarer Lösungen könnte sich das Personalwesen dabei vom Stiefkind zum strategischen Treiber im Unternehmen entwickeln. HR-Workflow-Automation sowie No-Code- und Low-Code-Technologien werden dabei zum entscheidenden Gamechanger.
Digitale Effizienz entscheidet: Warum HR-Workflow-Automation unverzichtbar wird
Digitale Effizienz entscheidet heute mehr denn je über den Unternehmenserfolg. Gerade der Human-Resources-Bereich (HR) steht dabei vor einer Vielzahl von Herausforderungen. Bewerbungen verwalten, neue Mitarbeiter onboarden, Urlaubsanträge bearbeiten – all das bindet wertvolle Ressourcen. Doch viele Personalabteilungen sind immer noch wenig bis gar nicht digitalisiert. Laufzettel werden beispielsweise physisch verteilt und dutzende E-Mails täglich von Hand getippt. Um Abläufe zu digitalisieren, repetitive Aufgaben zu automatisieren und die Effizienz zu steigern, setzen daher immer mehr Unternehmen auf HR-Workflow-Automation. Dabei gibt es jedoch eine entscheidende Hürde: Viele Automatisierungslösungen decken nur einzelne HR-Bereiche ab, sodass sich eine vollständige End-to-End-Automatisierung kaum realisieren lässt.
Digitalisierungsrückstand durch fragmentierte HR-Systeme
In vielen HR-Abteilungen bewegen sich die Mitarbeitenden in einer zersplitterten Softwarelandschaft. So kommt es nicht selten vor, dass beispielsweise die Bewerberverwaltung durch digitale Recruiting-Tools optimiert wird, während die HR-Teams beim Onboarding noch mit Excellisten unterwegs sind und ihre Daten händisch eintragen. Arbeitszeiten werden in vielen HR-Abteilungen bereits automatisiert von Zeitwirtschaftssystemen erfasst, doch die Schnittstelle zur Gehaltsabrechnung fehlt und Mitarbeiter müssen die Überstunden manuell nachtragen. Dies führt nicht nur zu einem enormen zusätzlichen Zeitaufwand, sondern auch zu unnötigen Fehlern und Frustration.
Dabei steht einer durchgängigen Automatisierung der Personalabteilung eigentlich nichts entgegen, verfügt das Personalwesen doch über eine Vielzahl von Prozessen, die sich für die Automatisierung gut eignen. Das gesamte Bewerbermanagement beispielsweise kann vom ersten Kontakt bis zur Einstellung der neuen Mitarbeiter automatisiert ablaufen. Anstatt Hunderte von Lebensläufen manuell durchzugehen, analysieren automatisierte Systeme die Bewerbungen in Sekunden und finden anhand zuvor definierter Kriterien die vielversprechendsten Kandidaten. Die Systeme gleichen dann in Echtzeit die Kalender ab und koordinieren Vorstellungsgespräche direkt nach den Verfügbarkeiten von Bewerbern und Interviewern.
Bei einem automatisierten Onboarding-Prozess erledigt das System Routineaufgaben wie das Bereitstellen von Verträgen oder Formularen durch automatische Generierung und digitale Unterschrift. Durch die direkte Integration mit IT-Systemen sind Zugangsrechte und Software-Tools zudem sofort verfügbar. Auch Urlaubsanträge und -genehmigungen oder Gehaltsabrechnungen lassen sich automatisiert verwalten. Verbleibende Urlaubstage berechnet das System ebenso wie Überstunden und Boni.
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No-Code- und Low-Code-Technologien: Die Antwort auf lückenhafte HR-Workflow-Automation
Der Schlüssel zur vollständigen Digitalisierung des HR-Bereichs liegt in flexiblen Automatisierungslösungen, die sich ohne tiefgehende IT-Kenntnisse an individuelle Prozesse anpassen lassen. Mithilfe von No-Code- und Low-Code-Plattformen können HR-Teams ihre Workflows selbständig digitalisieren und sie nahtlos vom Start bis zum Endpunkt orchestrieren.
Mit No-Code oder Low-Code erstellen Nutzer ihre digitalen Workflows per intuitiver Drag-and-Drop-Modellierung. Prozessabläufe werden als grafisches Modell beschrieben und stehen bereits Sekunden später als ausführbare Prozess-App zur Verfügung. In dieser App lassen sich dann digitale Formulare, Entscheidungsregeln, Systemintegrationen und E-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren und nach dem Lego-Prinzip zusammenstecken und modellieren. Low-Code-Anwendungen gehen häufig einen Schritt weiter und verarbeiten für komplexere Abläufe zusätzlich Daten aus Drittsystemen wie SAP oder SharePoint und leiten sie bei Bedarf an andere Systeme weiter. Die Daten werden über standardisierte oder selbsterstellte Schnittstellen zwischen den Systemen bewegt. Auf diese Weise verschmelzen Bewerbermanagement und Onboarding zu einem durchgängigen Prozess und Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement werden direkt mit der Gehaltsabrechnung integriert. Automatisierte Genehmigungsworkflows erleichtern die Personalverwaltung und reduzieren Fehlerquellen.
Mehr Zeit, weniger Fehler
HR-Workflow-Automation schafft vor allem eins: Zeitersparnis. Automatisierte Prozesse entlasten HR-Teams von Routineaufgaben und schaffen Raum für strategisch wichtige Themen wie Talententwicklung, Employer-Branding und die Stärkung der Unternehmenskultur. So entwickelt sich die Personalabteilung von einer rein operativen Einheit zu einem strategischen Treiber des Unternehmenserfolgs.
Menschen machen außerdem Fehler, besonders bei sich wiederholenden Aufgaben. Automatisierte Systeme hingegen arbeiten nach festgelegten Regeln und senken das Risiko von Abweichungen erheblich – insbesondere in sensiblen Bereichen wie Gehaltsabrechnungen oder Vertragsverwaltung. Überdies stellen sie sicher, dass alle gesetzlichen und internen Vorgaben eingehalten werden. Das System erinnert automatisch an Compliance-Schulungen, dokumentiert Zustimmungen und sorgt dafür, dass wichtige Dokumente sicher aufbewahrt werden. So behalten Unternehmen die Kontrolle und minimieren das Risiko von Verstößen.
Schritt für Schritt zur optimalen Workflow-Lösung
Die Implementierung von HR-Workflow-Automation will gut geplant sein. Am Anfang steht eine gründliche Prozessanalyse mit der entscheidenden Frage: Welche Abläufe bieten das größte Automatisierungspotenzial? Dabei kommen oft Prozesse ans Licht, die bislang kaum Beachtung fanden, aber enorme Effizienzgewinne ermöglichen.
Im nächsten Schritt folgt die Technologieauswahl. Die neue Lösung muss sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lassen und auf die individuellen Anforderungen zugeschnitten sein – eine falsche Wahl führt zu Reibungsverlusten und unnötigen Hürden.
Ein oft unterschätzter Erfolgsfaktor ist die Schulung der Mitarbeitenden. Selbst die beste Technologie entfaltet ihren Nutzen erst, wenn sie von den Anwendern verstanden und akzeptiert wird. Nach der Implementierung gilt es, die automatisierten Abläufe kontinuierlich zu überwachen und zu optimieren. Denn Automatisierung ist kein statisches Konzept – nur durch regelmäßige Anpassungen stellt sich langfristiger Erfolg ein.
HR-Automation ganzheitlich denken
Mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) als Vorschlagsgenerator oder einer Fancy-Suche mit ChatGPT lässt sich Content noch einfacher finden und eröffnen dem HR-Bereich ganz neue Möglichkeiten. Mit nur wenigen Klicks können Anwender klassische KI-Modelle wie Bilderkennung, Vorhersagen oder Klassifikationen nutzen und so Talente in sozialen Netzwerken identifizieren oder proaktiv Mitarbeiterfluktuationen verhindern. Chatbots könnten rund um die Uhr Anfragen beantworten und komplexe HR-Prozesse in Echtzeit unterstützen.
Doch eines ist klar: Eine isolierte Prozessautomatisierung reicht nicht aus, um HR-Abteilungen zukunftsfähig zu machen. Unternehmen müssen auf flexible, integrierbare Lösungen setzen, die sämtliche HR-Workflows abdecken. No-Code- und Low-Code-Technologien sind hierbei der entscheidende Gamechanger. Mit ihnen können HR-Teams ihre Prozesse eigenständig digitalisieren und legen damit den Grundstein für eine echte End-to-End-Automatisierung. Auf diese Weise kann HR sein volles Potenzial als strategischer Treiber entfalten und die Unternehmenszukunft aktiv mitgestalten.
Der Autor
Gregor Greinke ist CEO der GBTEC Software AG.
