Start ERP ERP-Auswahl mit Methode: Warum die entscheidenden Weichen früh gestellt werden

ERP-Auswahl mit Methode: Warum die entscheidenden Weichen früh gestellt werden

Die Auswahl eines ERP-Systems legt den Grundstein für den Projekterfolg – oder für spätere Probleme. Viele Stolpersteine entstehen, lange bevor die Implementierung beginnt. Wer bei der ERP-Auswahl mit Methode vorgeht, schafft ein stabiles Fundament und bewahrt die notwendige Flexibilität, um auf Veränderungen souverän zu reagieren.

ERP-Auswahl mit Methode
©hirun, istockphoto.com

Die Auswahl eines ERP-Systems gilt in vielen Unternehmen noch immer als reine Vorarbeit für das eigentliche Projekt. Dabei entscheidet sich der Erfolg einer Einführung in dieser Phase weit stärker, als es vielen bewusst ist. Denn wer an der falschen Stelle Kompromisse eingeht oder auf ein unsystematisches Vorgehen setzt, baut unbemerkt Stolpersteine auf, die später nur schwer zu beseitigen sind. Fehlende Zielklarheit, widersprüchliche Anforderungen oder eine unzureichende Datenbasis wirken in der Implementierung wie ein Bremsklotz – und führen dazu, dass Termine, Budgets oder Qualitätsziele verfehlt werden. Umso wichtiger ist es, die ERP-Auswahl mit Methode anzugehen – nicht als administrativen Schritt, sondern als strategische Steuerungsaufgabe.

Sicherheit und Beweglichkeit in Balance

ERP-Projekte sind komplex, weil sie tief in die Strukturen und Prozesse eines Unternehmens eingreifen. Gleichzeitig verändern sich Rahmenbedingungen, Technologien und Geschäftsmodelle immer schneller. Wer in diesem Umfeld erfolgreich bleiben will, braucht ein Vorgehen, das Sicherheit und Beweglichkeit miteinander verbindet. Genau hier setzt das Aachener Implementierungsmodell für Business Software (ImplAiX®) an. Es übersetzt jahrzehntelange Projekterfahrung in eine Methodik, die Unternehmen einen klaren Rahmen gibt, ohne sie in starre Abläufe zu zwingen. ImplAiX® schafft damit eine Balance zwischen Planbarkeit und Anpassungsfähigkeit – und legt bereits in der Auswahlphase den Grundstein für den Projekterfolg.

Methodik statt Bauchgefühl

Der entscheidende Vorteil eines methodischen Vorgehens liegt in seiner Nachvollziehbarkeit. Entscheidungen basieren nicht auf Bauchgefühl, sondern auf überprüfbaren Kriterien. Eine ERP-Auswahl mit Methode, wie sie ImplAiX® bietet, sorgt dafür, dass jede Entscheidung nachvollziehbar, objektiv und dokumentiert getroffen wird. Dafür definiert ImplAiX® klare Phasen und Meilensteine – von der Vorbereitung über die Anforderungsanalyse bis hin zur Vergabe. Und die IT-Matchmaker®.suite liefert die passenden Werkzeuge: strukturierte Checklisten, digitale Projektmodule und Vorlagen, mit denen Unternehmen ihre Anforderungen dokumentieren, Anbieter vergleichen und die Marktsichtung effizient durchführen können. Statt sich von Anbietern oder internen Vorlieben leiten zu lassen, entsteht so ein objektiver Prozess, in dem jede Auswahlentscheidung begründet und transparent nachvollziehbar ist.

Anforderungen als Fundament des Erfolgs

Zentraler Dreh- und Angelpunkt ist die Definition der Anforderungen. Sie bilden das Fundament für alles, was danach folgt – vom Pflichtenheft über die Testplanung bis zur Abnahme. Doch in der Praxis wird dieser Schritt häufig unterschätzt. Anforderungen werden zu allgemein formuliert, unvollständig dokumentiert oder nicht priorisiert. ImplAiX® verknüpft deshalb das Anforderungsmanagement eng mit dem Projektfortschritt. Jede Anforderung wird bis zu einem definierten Reifegrad entwickelt und mit messbaren Abnahmekriterien versehen. Auf diese Weise lässt sich bereits in der Auswahlphase prüfen, ob eine Lösung die kritischen End-to-End-Prozesse wirklich unterstützt und welche Anpassungen notwendig wären.

Querschnittsthemen früh verankern

Gleichzeitig geht es nicht nur um Funktionen, sondern um die Zukunftsfähigkeit der Organisation. Ein ERP-Projekt ist immer auch ein Veränderungsprojekt. Wer Datenqualität, Governance oder Akzeptanz erst in der Implementierung adressiert, läuft Gefahr, in teure Nacharbeiten zu geraten. ImplAiX® integriert diese sogenannten Querschnittsthemen bewusst von Anfang an. Eine klare Datenstrategie, frühe Testmigrationen und definierte Zuständigkeiten schaffen Transparenz und reduzieren Risiken. Ebenso wichtig ist es, den Wandel aktiv zu begleiten: Schulung, Kommunikation und Change Management sind Erfolgsfaktoren, die über die Akzeptanz der Lösung entscheiden.

Mit Struktur zu nachhaltigem Projekterfolg

Die Kombination aus methodischer Struktur und gezieltem Freiraum ist das, was ImplAiX® besonders macht. Dort, wo Stabilität gefordert ist – etwa bei Vertrag, Governance oder Abnahmekriterien – sorgt die Methodik für klare Leitplanken. Dort, wo Flexibilität gefragt ist – etwa bei Detailanforderungen oder Prozessanpassungen – bleibt Raum für iterative Entwicklung. So entsteht ein „atmender Rahmen“, in dem sich ERP-Projekte kontrolliert, aber dennoch beweglich umsetzen lassen.

Fazit: Die Auswahl als Beginn der Steuerung

Das Ergebnis ist ein Vorgehen, das Unternehmen die Kontrolle über ihr ERP-Projekt sichert – von der ersten Marktanalyse bis zur Abnahme. Eine ERP-Auswahl mit Methode schafft Klarheit über Ziele, Anforderungen und Prioritäten – und bildet damit das Fundament für eine erfolgreiche Implementierung. Wer methodisch vorgeht reduziert Interpretationsspielräume, stellt Entscheidungen auf eine objektive Basis und schafft damit die Voraussetzung, um auch in späteren Phasen flexibel handeln zu können. Denn ein sauber aufgesetztes Auswahlprojekt ist weit mehr als ein administrativer Prozess: Es ist der Beginn einer Steuerungsdisziplin, die Sicherheit und Beweglichkeit zu einem nachhaltigen Projekterfolg verbindet. Kurz gesagt: Wer bei der ERP-Auswahl auf Methode statt Intuition setzt, gewinnt doppelt – an Stabilität im Vorgehen und an Freiheit in der Umsetzung.

→ Wie sich diese Methodik über die Auswahlphase hinaus in der Implementierung fortsetzt und welche Erfolgsfaktoren in den einzelnen Phasen entscheidend sind, lesen Sie in unserem Fachbeitrag Sicher wählen, flexibel implementieren: Mit ImplAiX® ERP-Projekte erfolgreich steuern.“ Er steht ab sofort auf unserer Website zum kostenlosen Download bereit.


Die Autoren

Peter Treutlein ist Vorstand und Mitgründer des auf Digitalisierungsprojekten spezialisierten Consultinghauses Trovarit AG.

 

 

 


Dr. Volker Liestmann ist Vorstand der Trovarit AG.