Die neuen Regelungen des EU-Lieferkettengesetzes (CSDDD) stellen Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen, insbesondere in Bezug auf die Einhaltung strenger Sorgfaltspflichten entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Ein digitales Vertragsmanagement spielt dabei eine entscheidende Rolle, um die komplexen Anforderungen effizient zu erfüllen, Risiken zu minimieren und die notwendige Transparenz zu gewährleisten. Digitale Lösungen sind bei der Umsetzung der neuen gesetzlichen Vorgaben behilflich.
Anfang Juli veröffentlichte die EU den finalen Gesetzestext zur EU-Lieferkettenrichtlinie, die sogenannte Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD). Nun haben die Mitgliedstaaten zwei Jahre Zeit, diese in nationales Recht umzuwandeln. Betroffen sind Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitenden und einem weltweiten Nettoumsatz von mehr als 450 Mio. Euro. Das neue Lieferkettengesetz verschärft die bereits bestehenden Regelungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) und stellt Unternehmen vor große Herausforderungen. Ein digitales Vertragsmanagement für das Lieferkettengesetz ist unerlässlich, um die komplexen Anforderungen effizient und revisionssicher zu erfüllen. Das Gesetz verpflichtet größere Firmen zur Einhaltung von Umweltschutz– und Menschenrechtsstandards über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg. Wesentliche Verschärfungen der CSDDD liegen jedoch u. a. in der zivilrechtlichen Haftung. So sind eine Schadensersatzpflicht und Sanktionen bei Nichteinhaltung vorgesehen, einschließlich namentlicher Nennung des Betriebes oder Geldstrafen bis zu 5 % des weltweiten Nettoumsatzes. Die Verantwortung für die Einhaltung der Sorgfaltspflichten trägt die Geschäftsführung. Zusätzlich sind die Unternehmen dazu verpflichtet, Klimapläne zu erstellen, um sicherzugehen, dass sich ihr Geschäftsmodell mit dem Ziel vereinbaren lässt, die Erderwärmung auf 1,5 Grad im Vergleich zur vorindustriellen Zeit zu begrenzen.
Die Aufgaben, die sich daraus für die Betriebe ableiten, sind manuell nur mehr schwer zu bewältigen. Um schnell und einfach auf die sich ändernden regulatorischen Anforderungen zu reagieren, müssen Unternehmen jetzt das richtige Fundament schaffen – mithilfe von Digitalisierungsmaßnahmen. Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft Contracts GmbH, erklärt, auf welchen Ebenen ein digitales Vertragsmanagement für das Lieferkettengesetz bei der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen unterstützt.
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Erhöhte Anforderungen an die Rolle des digitalen Vertragsmanagements
Die Umsetzung der Vorgaben erfordert drei Handlungsschwerpunkte: Zu Beginn die Analyse des unternehmensweiten Lieferanten- und Vertragsbestands auf Risiken im eigenen Geschäftsbereich sowie entlang der Supply-Chain. Im zweiten Schritt sind den neuen Regelungen entsprechende Zusatzvereinbarungen mit den Zulieferern und Dienstleistern abzuschließen. Letztlich sieht die EU-Richtlinie vor, die Einhaltung der Standards regelmäßig zu überprüfen und die Ergebnisse samt Maßnahmen bei etwaigen Auffälligkeiten revisionssicher zu dokumentieren. Ein digitales Vertragsmanagement für das Lieferkettengesetz unterstützt Unternehmen dabei, alle Verträge in diesem Zusammenhang zentral zu verwalten und die Einhaltung der Standards regelmäßig zu überprüfen. Die Digitalisierung dieser Prozesse reduziert das Fehlerpotenzial und erleichtert die Erfüllung der gesetzlichen Sorgfaltspflichten.
Ein zentraler Ort für alle Verträge: Das digitale Vertragsmanagement
Viele Unternehmen lagern ihre Verträge noch in verschiedenen physischen und digitalen Ablagen. Ein digitales Vertragsmanagement für das Lieferkettengesetz schafft einen „Single Point of Truth“, an dem alle relevanten Informationen gesammelt und sicher verwaltet werden. Intelligente Berechtigungskonzepte stellen sicher, dass nur befugte Personen Zugriff auf sensible Daten haben, was insbesondere im Kontext der Sorgfaltspflichten von entscheidender Bedeutung ist.
Smarte Bestandsanalyse der Verträge
Beim Hochladen der Vereinbarungen ins System erkennt und klassifiziert die künstliche Intelligenz Metadaten wie Vertragspartner, -summe oder Laufzeit und macht damit einen schnellen Überblick über den Vertragsbestand möglich. Zusätzlich liefert die intelligente semantische Volltextsuche schon bei der Eingabe von Schlagwörtern passende Ergebnisse aus den Inhalten des gesamten Archivs. Dieses Feature bewirkt das Beantworten von Fragen zu Lieferanten oder definierten Sorgfaltspflichten in Sekunden.
Einfache Vertragsgestaltung und -anpassung
Bei der anschließenden Erstellung der (Zusatz-)Vereinbarungen liegt der Fokus auf einer gut organisierten und nachvollziehbaren Zusammenarbeit aller Beteiligten. Von der Rechtsabteilung freigegebene Vorlagen und Templates tragen zu einer effizienten Generierung bei und verbessern die Qualität. Wichtige Metadaten gelangen über fertige Textbausteine und Klauselbibliotheken direkt in die Dokumentenvorlagen. Das vereinfacht die Berücksichtigung aller relevanten Passagen in Bezug auf das Lieferkettengesetz. Ist ein Vertrag auf diese Weise generiert oder adaptiert, startet die Software digitale Prüf- und Freigabeprozesse.
Mehr Effizienz durch automatisierte Prozesse
Neuen oder geänderten Vereinbarungen müssen die Partner zustimmen. Mit einem smarten Tool gelingt es nicht nur, die Lieferanten rasch in die digitale Supply-Chain einzubinden, sondern auch die verantwortlichen Personen automatisch in die Prozesse zu integrieren. Darüber hinaus beschleunigt der Einsatz einer systemeigenen fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur gemäß eIDAS-Verordnung den Ablauf signifikant.
Eine weitere bedeutende Komponente ist das integrierte Fristenmanagement mit E-Mail-Remindern und Push-Notifications, um Termine wie die Erneuerung von Nachweisen sicher einzuhalten. Da es sich überwiegend um jährlich wiederkehrende Tätigkeiten handelt, die auf eine Vielzahl von Lieferanten anzuwenden sind, spielt Automatisierung hier eine wichtige Rolle.
Berichterstattung leicht gemacht
Mit einem digitalen Vertragsmanagement für das Lieferkettengesetz wird auch die jährliche Berichterstattung effizienter. Smarte Tools ermöglichen die einfache Erstellung dynamischer Berichte, die individuell angepasst und auf Knopfdruck visualisiert werden können. So behalten Unternehmen den Überblick über alle relevanten Daten und können sicherstellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden.
Der Autor
Robin Schmeisser ist Geschäftsführer der Fabasoft Contracts GmbH, einem europaweit führenden Anbieter von smarter Vertragsmanagement-Software.
