Digitale Transformation ist mehr als nur die Einführung neuer Technologien – diese neuen Technologien müssen ins Arbeitsleben der Mitarbeiter integriert werden, sie müssen von den Mitarbeitern gelebt werden. Mit Digital Adoption stellen Unternehmen sicher, dass ihre Mitarbeiter die neuen digitalen Tools, Systeme und Prozesse effektiv nutzen und davon profitieren. Hartmut Hahn von Userlane erläutert im folgenden Interview, wie Digital Adoption die digitale Transformation unterstützen und auf die Erfolgsspur führen kann.
Wie würden Sie Digital Adoption erklären?
Unternehmen sind mittlerweile sehr gut darin, viel Geld für neue Software auszugeben. Leider sind die meisten Unternehmen nicht so gut darin, diese Software dann auch effektiv zu nutzen, weil sie es nicht schaffen, ihre Mitarbeiter zu befähigen und zu motivieren, neue Technologien im Alltag wirklich zu nutzen. Dieses Problem löst Digital Adoption. Eine Digital Adoption Plattform zeigt Unternehmen, welche Software wie gut genutzt wird und bei welchen Prozessen Mitarbeiter noch Probleme haben. Gleichzeitig bieten Technologien, die die digitale Akzeptanz fördern, auch Möglichkeiten, Mitarbeitern direkt in jeder Anwendung interaktive Hilfe bereitzustellen. So funktioniert Digital Adoption quasi als “Navigationssystem” für Software. Dadurch können Mitarbeiter von Anfang an in jeder Software direkt produktiv arbeiten und sind nicht auf stundenlange Schulungen oder die Unterstützung vom IT-Support angewiesen.
Was sind die häufigsten Fehler bzw. warum scheitern viele Digitalisierungs- und Transformationsprojekte?
Unternehmen kaufen Software ein und denken, damit ist die Arbeit getan. Doch eigentlich geht es dann erst richtig los: Eine Softwareinvestition ist nur erfolgreich, wenn die Anwendung von den Mitarbeitenden angenommen und effektiv genutzt wird. Wenn Mitarbeiter ihre Arbeitszeit damit verbringen herauszufinden wie Software und bestimmte Prozesse funktionieren, geht viel Zeit verloren, die Qualität leidet und am Ende kostet das alles Geld. Deshalb befassen sich große Unternehmen mittlerweile nicht nur damit, welche Software angeschafft wird, sondern auch wie sie die Nutzung – insbesondere auch von bereits eingeführter Software – maximieren können.
Welchen Stellenwert hat Digital Adoption für eine erfolgreiche Digitale Transformation?
In erster Linie entscheiden die erzielten Resultate, ob sich die Investition in Digitale Transformation lohnt. Wenn neue Technologien von den Nutzern nicht verstanden und erfolgreich bedient werden können, wird es schwierig werden, die Produktivität zu steigern oder Einsparungen zu realisieren. Entsprechend ist Digital Adoption essentiell, um bei digitaler Transformation nicht nur schöne Powerpoint-Präsentationen und Pressemitteilungen zu produzieren, sondern wirklich messbare Ergebnisse für Unternehmen und Mitarbeiter zu schaffen.
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Wie kann ein Unternehmen wissen, ob es in Sachen Digital Adoption gut aufgestellt ist? Ist Digital Adoption messbar?
Was früher nahezu unmöglich abzubilden war, macht KI heute möglich: Moderne Digital Adoption Lösungen können Unternehmen durch eine Analyse innerhalb von wenigen Tagen Daten zur Verfügung stellen, die zeigen, wie erfolgreich welche Softwareanwendungen genutzt werden. Das Ergebnis hilft Unternehmen dabei zu erkennen, wie es aufgestellt ist und wo Mitarbeitende noch mehr Unterstützung benötigen. Oft zeigt sich, dass zahlreiche Tools den Mitarbeitern wenig oder keinen Nutzen bringen, da sie diese morgens öffnen und abends schließen, ohne sie im Arbeitsprozess zu verwenden. Eine solche Analyse macht sowohl bei der Einführung neuer Software als auch bei schon länger implementierten Anwendungen Sinn – denn mit diesen Erkenntnissen kann man dann strategische Entscheidungen über Budgets informierter treffen und Kosten für ungenutzte Anwendungen reduzieren oder Investitionen in Training und Support dort allokieren, wo Mitarbeiter tatsächlich Unterstützung benötigen.
Was heißt das konkret? Wie beeinflusst eine Investition in Digital Adoption die Zusammenarbeit des IT-Supports mit den Mitarbeitenden im Unternehmen?
In erster Linie entlasten Technologien, die die digitale Aktzeptanz bei den Mitarbeitern fördern, den IT-Support. Probleme bei der Nutzung von Anwendungen werden früher erkannt und können gelöst werden, bevor sie zu zahlreichen Anfragen von Mitarbeiterseite kommen. Somit benötigt es weniger Unterstützung durch Kolleginnen und Kollegen oder einen Anruf im IT-Support. Das führt zu einer Entlastung des IT-Supports, der sich auf andere Aspekte konzentrieren kann.
Wie sind Ihre Erfahrungen – sind Unternehmen bereit in Digital Adoption zu investieren? Gibt es da Standortunterschiede, beispielsweise zwischen Deutschland und den USA?
Die USA ist bei der Digitalisierung weiter als Europa und neue Technologien werden dort schneller angenommen und größer gedacht. In den USA haben unsere Kunden Digital Adoption direkt als strategisches Thema erkannt und investieren zentral, um ihr gesamtes Software-Portfolio zu optimieren und die Produktivität aller Mitarbeiter zu steigern. In Europa wurde Digital Adoption zunächst eher als Lösung für einzelne Anwendungen gesehen, bei denen man vielleicht von Mitarbeiterseite schon von Problemen gehört hatte. Was wir jedoch momentan sehen, ist, dass immer mehr Unternehmen, sowohl globale Konzerne als auch der Mittelstand in Europa zunehmend strategisch in Digital Adoption investieren, da sie erkannt haben, dass Digitale Transformation ohne Unterstützung der Mitarbeiter kaum zu schaffen ist.
Im Interview
Hartmut Hahn ist CEO bei Userlane.
