Ab 2025 wird die E-Rechnung verpflichtend für Unternehmen, die Geschäfte mit anderen Unternehmen abschließen. Im B2B-Bereich müssen Firmen somit elektronische Rechnungen einsetzen. Daher ist es empfehlenswert, sich mit dieser Thematik intensiv auseinanderzusetzen und die verschiedenen Formate frühzeitig kennenzulernen.
Worum handelt es sich bei einer E-Rechnung?
Unter einer E-Rechnung verstehen die meisten eine Rechnung, die in elektronischer Form erstellt und versendet wird. Im gesetzlichen Sinne handelt es sich bei einer E-Rechnung jedoch um eine Rechnung, die im Rahmen eines strukturierten elektronischen Formats ausgestellt, übermittelt sowie empfangen wird. Es muss zudem gewährleistet sein, dass die Rechnung elektronisch verarbeitet werden kann. Dabei muss stets das Format der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung eingehalten werden. Dies hat der Gesetzgeber durch die Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes beschlossen, in dessen Rahmen die neue Regelung ab dem 01.01.2025 greift. Ab diesem Datum gelten alle Rechnungen, welche die neuen Anforderungen des Gesetzgebers nicht erfüllen, nicht mehr als elektronische Rechnung, sondern als sonstige Rechnung. Das gilt auch dann, wenn die Rechnung als PDF per E-Mail versendet wird.
ZUGFeRD-Rechnungen
Zu den Rechnungsformaten, welche den neuen gesetzlichen Anforderungen entsprechen, zählt unter anderem die ZUGFeRD-Rechnung. Bei diesem Begriff handelt es sich um eine Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Dieses Format ist eine PDF-Datei, die mit einem XML-Anhang kombiniert wird. Das Format ist entstanden, um die menschliche Lesbarkeit einer PDF-Datei mit den Vorteilen der elektronischen Verarbeitung durch Einsatz des XML-Formats zu kombinieren. Während sich das PDF-Format maschinell nicht einfach verarbeiten lässt, kann ein XML-Format von Menschen nicht gelesen werden. Durch Einsatz des ZUGFeRD-Formats werden diese Nachteile eliminiert.
Rechnungen, die im Rahmen dieses Formats erstellt und übermittelt werden, gelten auch im Sinne des Gesetzgebers ab 2025 als E-Rechnungen, da das Format den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen entspricht. Dieses standardisierte Rechnungsformat wurde bereits im Jahr 2024 eingeführt.
XRechnungen
Auch die sogenannte XRechnung erfüllt die ab 2025 geltenden Standards, welche der Gesetzgeber beschlossen hat. Dementsprechend können Unternehmen in Zukunft auch auf dieses Rechnungsformat setzen. Es wurde in Deutschland eingeführt, um eine höhere Unabhängigkeit zu erreichen – schließlich handelt es sich bei PDF um eine Marke des US-amerikanischen Konzerns Adobe. Die Grundlage des XRechnung-Formats bildet der internationale Standard UBL (Universal Business Language). Als Beschreibungssprache kommt ebenfalls XML zum Einsatz, womit die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllt werden. Bei der XRechnung wird eine XML-Datei verwendet, welche die erforderlichen Rechnungsdaten enthält und von Maschinen gelesen werden kann. Damit auch Menschen die Möglichkeit haben, die Inhalte zu lesen, wird der XML-Datei ein PDF oder eine Bilddatei hinzugefügt.
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ZUGFeRD und XRechnung – Diese Unterschiede gibt es
Grundsätzlich gilt, dass beide Formate große Ähnlichkeiten aufweisen, weil die gleiche Norm als Basis verwendet wird. Ein großer Unterschied besteht jedoch darin, dass öffentliche Verwaltungen Rechnungen im Format der XRechnung fordern. Dementsprechend sollten Unternehmen, die oft mit Behörden zusammenarbeiten, auf die XRechnung setzen. Rechnungen im ZUGFeRD-Format verfügen allerdings über eine höhere Flexibilität, da dieses Rechnungsformat mehr Anwendungsbereiche bietet. Eine solche Rechnung kann über den Bildanteil in der PDF-Datei auch dann vom Empfänger ausgelesen werden, wenn dieser über keine automatisierte Verarbeitungssoftware verfügt. Bei einer XRechnung hingegen handelt es sich um eine HTML-Datei, sodass Empfänger zwingend eine Software benötigen, welche diese verarbeiten kann.
Wann die Nutzung von ZUGFeRD sinnvoll ist
Der Einsatz dieses Rechnungsformats macht für Unternehmen Sinn, die hauptsächlich im B2B-Bereich aktiv sind. Der große Vorteil bei der Nutzung von ZUGFeRD besteht darin, dass die Rechnungen über einen Bildanteil in der PDF-Datei verfügen, sodass andere Unternehmen die Rechnungen auch ohne spezielle Software verarbeiten können.
Wann Unternehmen auf XRechnungen setzen sollten
Wenn Unternehmen oft mit öffentlichen Verwaltungen zusammenarbeiten, ist der Einsatz von XRechnungen empfehlenswert. Grund hierfür ist, dass diese von Behörden vorausgesetzt wird. Allerdings kann dieses Rechnungsformat nur durch eine spezielle Software ausgelesen werden, sodass sich weniger Anwendungsbereiche ergeben. Dementsprechend ist die Verwendung von XRechnungen hauptsächlich dann geeignet, wenn Rechnungen an Behörden ausgestellt werden.
Welche Vorteile E-Rechnungen bieten
Unternehmen sollten auch dann über die Implementierung von elektronischen Rechnungen nachdenken, wenn dies nicht vom Gesetzgeber vorgeschrieben ist. Denn die Nutzung von E-Rechnungen bringt einige große Vorteile mit sich. Wer Rechnungen schreiben muss, sollte zum Beispiel aufgrund der folgenden Vorteile auf den Einsatz von Papierrechnungen verzichten:
Wenn Unternehmen elektronische Rechnungen in ihren Unternehmensalltag integrieren, erschließen sie sich entsprechende Vorteile gegenüber dem Wettbewerb. Dabei sollten sie allerdings nichts überstürzen, da viele Digitalisierungsprojekte durch übereilte Transformationsprozesse scheitern.
