Die Implementierung einer neuen Business Software geht immer mit einschneidenden Veränderungen in den Unternehmensabläufen einher. Menschen reagieren unterschiedlich auf solche Veränderungen, weshalb Projektverantwortliche häufig mit Ablehnung, Verwirrung und Widerständen konfrontiert werden. Ad-hoc eingeleitete Maßnahmen schaffen zwar zum Teil Abhilfe, sind jedoch meist auch „Wasser auf die Mühlen“ der eh schon negativ eingestellten Mitarbeiter. Ein systematisches Change Management hilft, Widerstände zu überwinden.
Wie in der Abbildung dargestellt, kann das Change Management in Business Softwareprojekten generell in zwei Segmente eingeteilt werden, die allgemeinen Gestaltungsfelder des Change Managements und die Aufgaben des operativen Change Managements. Zu den übergeordneten Gestaltungsfeldern zählen die klassischen Change Management-Aspekte, wie beispielsweise die Qualifikation, die Mitarbeiterbeteiligung, die Kommunikation und das Projektmarketing sowie das Coaching der Mitarbeiter. All diese Aspekte sind darauf ausgelegt, die Mitarbeiter auf die Veränderungen durch den Einsatz der neuen Software-Lösung vorzubereiten und sie mit in das Projekt einzubeziehen. Das operative Change Management hingegen identifiziert Veränderungsbedarfe und sorgt für ihre Umsetzung.
Im Rahmen der Projektinitialisierung sollte definiert werden, wie das Change Management in der Projektorganisation verankert wird. Sollen bspw. alle Aufgabenstellungen rund um das Thema Veränderungsmanagement in der Verantwortung der Projektleitung liegen oder wird die Rolle des Change Managers explizit einer anderen Person zugeordnet.
Kommunikations- und Beteiligungsplan
Vor bzw. spätestens mit Projektbeginn sollten konkrete Maßnahmen(-pläne) ausgearbeitet und abgestimmt sein. Hierzu gehört u.a. die Projektkommunikation bzw. das damit einhergehende Projektmarketing und die Art und Weise, wie unterschiedliche Stakeholder(-gruppen) im Projekt beteiligt werden.
Beteiligung von Mitarbeitern
Wichtig für die Strahlkraft des Projektes nach außen ist die Beteiligung von Mitarbeitern, die nicht direkt in dem Projekt mitarbeiten. Um die breite Belegschaft zu interessieren und einzubinden haben sich ein aktives Projektmarketing und eine klare und umfassende Kommunikation über Zweck und Vorteile des Software-Projekts für das Unternehmen bewährt. Hierzu können diverse Medien, wie beispielsweise Newsletter, Projektzeitung, Projekthomepage, Imagefilme, Interviews mit Projektbeteiligten, Projektreportagen etc. genutzt werden. Diese Maßnahmen fördern die spätere Akzeptanz der neuen Software-Lösung durch die Mitarbeiter.
Qualifikation der Mitarbeiter
Die Qualifikation der Mitarbeiter stellt ein weiteres zentrales Gestaltungsfeld des Change Managements dar. Wesentlicher Bestandteil in Business Softwareprojekten sind die Key-User-Schulungen zu Projektbeginn und die Endanwendertrainings rechtzeitig vor dem Produktivstart. In Implementierungsprojekten gibt es aber auch Qualifikationsbedarfe, welche über reine Softwarenutzung hinausgehen. Wenn sich Prozesse ändern, führt dies häufig auch zu Veränderungen von Rollen- oder Tätigkeitsprofilen, wodurch entsprechender Schulungsbedarf entsteht. Es ist die Aufgabe des Change Managements, solche Veränderungen zu identifizieren und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, wie beispielsweise die Planung, Vorbereitung und Durchführung geeigneter Qualifizierungsmaßnahmen für die betroffenen Mitarbeiter.
Operatives Change Management
Zum operativen Changemanagement zählen
- die Methodik zur Identifikation und Umsetzung von Änderungsbedarfen,
- das Change Monitoring sowie
- das Projektmanagement (s. Abbildung).
Die Zielsetzung hierbei ist insbesondere die Verstetigung der implementierten Veränderungen auch nach Go-live bzw. Projektabschluss. Alle relevanten Änderungsbedarfe sollten systematisch erfasst werden. Die Umsetzung der abgeleiteten Maßnahmen erfolgt dann in inhaltlicher und zeitlicher Abstimmung mit dem Verlauf des Gesamtprojektes.
Aus Sicht des Change Monitorings ist Transparenz zum aktuellen Status Quo der eingeleiteten Maßnahmen und im Sinne der Verstetigung der organisatorischen Veränderungen eine Erfolgskontrolle der abgeschlossenen Maßnahmen auch über das Projekt hinaus erforderlich.
So kann die Fokussierung auf das Change Management im Software-Projekt mit Hilfe von einem unternehmensweiten Projektmarketing, der Sensibilisierung des Projektteams für das Thema Change Management, der Schaffung klarer Verantwortlichkeiten und dem methodischen Ansatz zur Überprüfung aller Projektergebnisse hinsichtlich der Identifikation und Abarbeitung von Änderungsmaßnahmen dazu beitragen, das Unternehmen und Mitarbeiter gleichsam von der neuen Software-Lösung profitieren. Durch diesen strukturierten Ansatz werden viele Hindernisse in Softwareprojekten frühzeitig erkannt und können beseitigt werden. Somit wird die Erfolgswahrscheinlichkeit des Software-Projekts insgesamt stark gesteigert.
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Der Autor:
Peter Treutlein
, Vorstand der Trovarit AG, begleitet seit mehr als 20 Jahren Unternehmen bei der Auswahl und Einführung von Business Software. Er war maßgeblich an der Entwicklung des Aachener Implementierungsmodells für Business Software (ImplAiX®) beteiligt, das den methodischen Rahmen sowie die benötigten Werkzeuge für das gesamte Projekt von der Projektinitialisierung bis zur Abnahme des neuen Systems unabhängig von der gewählten Software-Lösung liefert.
