Ausgangsrechnungen digitalisieren: die wichtigsten Fragen und Antworten

Spätestens wegen des Corona-bedingten Homeoffice der letzten anderthalb Jahre stellte sich wohl jedes Unternehmen den großen Digitalisierungsherausforderungen – viele Maßnahmen wurden daher schnell, effektiv und sinnvoll umgesetzt. Während die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander dank verschiedener Co-Working-Tools wie Teams sehr gut lief, kam es an anderen Stellen dagegen zu Schwierigkeiten. Etwa beim Rechnungsausgang. | Kurzinterview mit Tim Roßky, Experte für eInvoicing und digitalisierten Belegausgang

Gerade Rechnungsprozesse gelten als sensibel und sollten keinesfalls ins Stocken geraten. Der Grund ist so einfach wie klar: Funktionierende Ausgangsrechnungen sichern die mittel- bis langfristige Liquidität. Digitalisierungsprojekte in diesem Bereich können daher sehr förderlich sein, zudem werden Verwaltungs- und Arbeitsprozesse ebenfalls beschleunigt.

Doch welche sinnvollen Maßnahmen gibt es, Ausgangsrechnungen zu digitalisieren? Darüber sprechen wir in einem Kurzinterview mit Tim Roßky, Experte für eInvoicing und digitalisierten Belegausgang. Er zeigt, welche Optionen es selbst für (notorische) Digitalisierungs-Nachzügler gibt und welche aufeinander aufbauenden Schritte zu einer raschen Prozessverbesserung führen. Gerade für den Mittelstand gibt es je nach Unternehmensgröße, Branche, Geschäftsmodell und auch Organisationsstruktur nicht nur unterschiedlichste Anforderungen, sondern auch verschiedenste Voraussetzungen, die für passgenaue Lösungsstrategien ausschlaggebend sind.

Georgieva: Herr Roßky, weshalb kann es gerade im Homeoffice dazu kommen, dass Rechnungsprozesse an ihre Grenzen stoßen und der Geldeingang zu lahmen droht?

Roßky: Das hat mehrere Gründe. Meiner Erfahrung nach gab es im Homeoffice der letzten Monate fünf größere Hürden für einen wirklich effizienten Versand von Ausgangsrechnungen. Zum einen kam es durch unzureichende Software-Zugriffsrechte zu Herausforderungen, zum anderen aber auch durch Fehler beim Rechnungsabgleich oder komplizierte Freigabeprozesse. Dann gab es natürlich noch vermeintlich profane Störquellen. So kann man phasenweise auch unzureichende Infrastruktur- und Materialressourcen bei der ortsunabhängigen Remote-Arbeit und logistische Probleme bei der Rechnungserstellung beobachten, was natürlich alles nicht mehr sein müsste.

Georgieva: Wenn Sie sagen, das müsste nicht mehr sein – was meinen Sie genau?

Roßky: Gerade in KMU lassen sich die Herausforderung verhältnismäßig rasch lösen. Denn man kann individuelle, passgenaue Maßnahmen treffen und abstimmen. Durch die darauffolgende Einführung, oder auch Etablierung, von digitalen Prozessen im Rechnungserstellung- und Rechnungsversandprozess kann zudem noch mehr erreicht werden. Wenn das gemeistert wurde, tritt nämlich ein zweiter angenehmer Effekt in dessen Windschatten ein: Die elektronische Optimierung des Rechnungsversands sorgt zugleich für niedrigere Fehlerquoten und reduziert den betrieblichen Materialverbrauch. Es werden also auch drumherum, um es etwas salopper zu formulieren, Kosten eingespart. Neben einem beschleunigten Geldeingang freuen sich auch die eigenen Kunden. In der Regel bedeuten digitalisierte Ausgangsrechnungen nämlich mehr Servicequalität.

Georgieva: Warum ist es gerade im Mittelstand verhältnismäßig anspruchsvoll, das Rechnungswesen effektiv zu digitalisieren?

Roßky: Das liegt daran, dass der eBelegausgang im mittelständisch geprägten Umfeld sehr einzelfallabhängig ist und es hier keine allgemeingültige Blaupause als Lösungsweg gibt. Was ich damit meine? Zum einen variiert die Größe der Unternehmen teils deutlich, zum anderen gibt es eine vielfältige und breite Kundenstruktur. Hier müssen die Betriebe ganz einfach schauen, welchen individuellen Bedarf und Anspruch es gibt – dann kann aber bereits gehandelt und der maßgeschneiderte Lösungsansatz umgesetzt werden.

Gerade wenn der Rechnungsausgang noch manuell und analog durchgeführt wird, sollte gehandelt werden. Da gibt es in der Tat verschiedene Optionen: Für kleinere, noch wenig digitalisierte Unternehmen etwa effektive, aber recht einfache und günstige Do-it-Yourself-Methoden wie die Umstellung auf digitale Ausgabeformate und den manuellen Rechnungsversand via E-Mail. Abhängig vom Bedarf gibt es auch technologischere Verfahren. Die sind umfassender, fortgeschrittener. Hier wären zum Beispiel automatisierte Ausgabeformate, die elektronische Rechnungspakete erzeugen, zu nennen.

Georgieva: Wenn ich als kleineres Unternehmen oder Digitalisierungs-Nachzügler in den digitalisierten Rechnungsausgang einsteigen will, was wäre eine erste gute Möglichkeit?

Roßky: Sehr einfach, aber auch sehr effektiv sind zu Beginn Rechnungs-PDFs via E-Mail. Der Einstieg gelingt in der Regel direkt und fast ohne Aufwand. Notwendige Voraussetzungen sind eigentlich nur eine professionelle Anti-Spam-Konfiguration. Durch das Homeoffice ist die jetzt aber eigentlich überall vorhanden. Dazu braucht man dann nur noch ein PDF-Programm und natürlich die E-Mail-Adressen der Rechnungsempfänger. Schwupp – schon ist die erste Digitalisierungsstufe erreicht. Damit entfallen zugleich Kosten für Porto, Papier, Druckerfarbe und so weiter. Auch der Postweg und der Weg zur Post sind plötzlich obsolet. Wenn nicht mehr gedruckt, kuvertiert und gefaltet werden muss, verhilft das auch zu einem effektiveren Zeitmanagement. Die Mitarbeiter können sich dann direkt um – ich sag jetzt einfach mal – Wichtigeres kümmern. Etwa Mahnungen. Mit ähnlich wenig Aufwand kann man das digitale System anschließend auch auf andere Transaktionsdokumente ausweiten – hier fallen mir spontan etwa Angebote oder Lieferscheine ein.

Georgieva: Gibt es hier aus Sicht des Umsatzsteuerrechts keinen Einwand?

Roßky: Seit 2011 tatsächlich nicht mehr. Elektronische Belege sind seither mit konventionellen Papierbelegen umsatzsteuerrechtlich gleichgestellt. Einzige Anforderung dabei ist, dass alle notwendigen Rechnungsdaten vorhanden sind und natürlich später nicht mehr verändert werden können. Aber das ist bei PDF normalerweise der Fall. Wer Rechnungen digitalisieren will, kann diese wenig komplexe Maßnahme kurzfristig umsetzen und wird schnell positive Wirkung erleben.

Georgieva: Als erste Optimierungsstufe haben Sie gerade eine klassische Einsteigervariante erläutert. Wenn ich diese als Unternehmer bereits nutze und nun ausbaue, meinen Rechnungsausgang also weiterführend digitalisieren will, was ist der nächste logische Schritt?

Roßky: Wer die erste Stufe nutzt, kann die Effizienz zum Beispiel durch ein professionelles Software-System weiter vorantreiben. Damit kommen zwei Vorteile hinzu. Sie verwalten nicht mehr nur alleine Rechnungs- und Kundendaten, sondern digitalisieren auch die dann doch recht aufwendigen Debitorenprozesse. Ein Push also bei den Freigaben, Fakturierungen, dem Rechnungsversand und dem Forderungsmanagement. Durch die dedizierte Rechnungssoftware entstehen nicht nur weniger Fehler, man gewinnt zudem an Zeit. Man fängt auch an, den Weg der Rechnungen an die Empfänger systematisch nachzuvollziehen.

Für Unternehmen jeder Größe gibt es hier Software, also auch für Klein- und Kleinstbetriebe. Das steigert sich bis zu leistungsstarken Mittelklasselösungen und endet bei extrem leistungsfähigen Profi-ERP-Systemen.

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Artikel Der ECM/DMS-Effekt: Rohstoff Wissen nachhaltig nutzen ECM/DMS-Spezialist oder ERP-Modul

Autor:	Marc Müller, Trovarit AG
Erschienen:	2021-06-09
Schlagworte:	Dokumentenmanagement (DMS/ECM), ECM, ECM-Auswahl, ERP
Bestellungen aufnehmen und einem Vorgang zuweisen, Rechnungen erfassen und anhand anderer Dokumente überprüfen, Kundenanfragen oder aufwendige Projektunterlagen bearbeiten und organisieren – administrative Aufgaben nehmen einen nicht unerheblichen Teil unserer täglichen Arbeitszeit ein. Und in vielen Fällen geschieht das vorwiegend noch manuell.
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Georgieva: Seit Ende 2020 müssen Zahlungsaufforderungen an Behörden und Ministerien von Bund und Ländern mittels echter eRechnung eingereicht werden. Da in fast jedem der 16 Bundesländer – und wohlgemerkt auch beim Bund – dafür andere Regelungen und Richtlinien gelten, ist hier ein wahres eRechnungs-Regelungschaos entstanden. Wie kann ich das Rechnungsproblem umgehen und was ist hier der Hintergrund, könnten Sie das bitte kurz erläutern?

Roßky: Das ist sicherlich eine typische föderalistische Herausforderung, gerade für KMU. Bund und Länder konnten sich hier nie auf gemeinsame Regeln einigen, gerade bei gelegentlichen Rechnungen an die Öffentliche Hand ist das beim betrieblichen Rechnungsausgang kontraproduktiv. Denn wie Sie gesagt haben: Rechnungen an Behörden, Institutionen und Ministerien müssen durch eine umgesetzte EU-Richtlinie nun eben über vorgesehene Rechnungsportale eingereicht werden. Das ist dann das sogenannte eInvoicing. Hier gibt´s eigentlich keine Ausnahmen – wer das falsche Format wählt, bekommt ganz einfach kein Geld.

Rechnungen an den Bund reicht man etwa über das zentrale Rechnungseingangsportal, auch ZRE genannt, ein. In der Hansestadt Bremen über zErika und so weiter. Das bedeutet in der Praxis oftmals leider ein logistisches Chaos bei den Ausgangsrechnungen, vor allem wenn Rechnungskontakte in mehrere Bundesländer bestehen. Beim digitalisierten Rechnungsausgang helfen allerdings spezielle Online-Tools. Als Rechnungsversender kann man die zentralen Rechnungsdaten damit recht einfach in das jeweils geforderte eRechnungs-Format umwandeln und muss sich keine Sorgen mehr um den Geldeingang machen. Selbst eine Validierung ist im Anschluss oft möglich.

Leider hilft dieser „Digitalisierungs-Life Hack“ nur beim gelegentlichen B2G(Business to Government)-Rechnungsaustausch wirklich weiter. Wer häufig Rechnungen an die Öffentliche Hand versendet, verstrickt sich ansonsten in einem zu hohen manuellen Aufwand. Ist das der Fall, sind bereits weitreichendere Digitalisierungsoptimierungen im Mittelstand empfehlenswert. Das geht dann bereits in eine Teilautomatisierung von Rechnungsprozessen über. Das lohnt sich nicht nur bei intensiveren Geschäftsbeziehungen mit der Öffentlichen Hand, sondern auch bei höheren Rechnungsvolumina über alle Kunden gesehen.

Georgieva: Sie sprechen von automatisierten Abrechnungssystemen. Welche Rolle können diese in Unternehmen spielen und ab wann lohnen sie sich wirklich?

Roßky: Das wird interessant, wenn Rechnungen im B2G-Bereich zum täglichen Brot gehören. Dasselbe gilt auch, wenn man als Unternehmen eine höhere dreistellige Anzahl an Rechnungen ausgibt. Für die Optimierungs- und Digitalisierungsstufe ist dann eine leistungsfähigere IT-Basis in der Form eines erprobten ERP- oder Abrechnungssystem notwendig. Ebenfalls sollte ein Konzept vorliegen, dass den teilautomatisierten Rechnungsausgang durchdenkt. Im Anschluss gelingt dann aber der vorgabenkonforme elektronische Rechnungsversand aus dem eigenen dedizierten ERP- oder Abrechnungssystem ohne Probleme.

Auch wenn hier die Komplexität auf jeden Fall höher ist, rentiert sich die Umstellung oder Einführung bei höheren Rechnungsvolumina in der Tat sehr rasch. Das hat mehrere Gründe: So gibt es nicht nur einen erneuten Zeitgewinn durch die Automatisierungsmaßnahme. Auch die unbeliebten Medienbrüche in den Geschäftsabläufen bleiben aus und werden durch den IT-gestützten Prozess gewinnbringend unterbunden. Da man als Unternehmen zugleich das Erinnerungs- und Mahnverfahren mit standardisiert, unterstützt man noch einmal die eigene Liquiditäts-Sicherung.

Georgieva: Mit diesen vier Möglichkeiten für die Digitalisierung des Rechnungsversands können sich KMU sicherlich schrittweise und umfassend gut aufstellen. Welche Maßnahme würden Sie größeren Unternehmen nahelegen, bei denen Ausgangsrechnungen bereits eine wahre „Massenaufgabe“ darstellen?

Roßky: Ab 1.000 Rechnungen im Monat lohnt sich im Regelfall bereits das Outsourcing des Rechnungsausgangs. Das wäre dann sozusagen die Königslösung. Die äußerst leistungsfähige Option ist die höchste der Optimierungsstufen und gelingt eben über einen spezialisierten eInvoicing-Dienstleister. Der sorgt dafür, dass Rechnungen zukunftssicher versandt werden, trackt Rechnungen weltweit und sorgt für Medienbruchfreiheit an alle Kunden. Der Rechnungsausgang ist somit komplett automatisiert und wird störungsfrei, crossmedial abgewickelt. Es braucht nicht einmal eine Anfangsinvestition, da man ja auf einen eBeleg-Dienstleister setzt. Der Service-Provider konvertiert in die geforderten Formate und findet den individuellen Übertragungsweg. Damit macht man sich als großes KMU das Leben also durchaus leichter.

Angenehm ist auch, dass sich die Kosten gerade bei höheren Stück- oder Volumenzahlen schnell amortisieren. Für die Mitarbeiter in der Buchhaltung ändert sich zudem de facto nichts im Arbeitsalltag. Man kann den Dienstleister nämlich recht einfach an ein bestehendes ERP-System anschließen und dann bleibt im Grunde alles wie gehabt.

Georgieva: Wenn ich jetzt meinen Rechnungsausgang ressourcen- und kosteneffizient optimieren möchte – welche einleitenden Schritte sind dann für mich und mein Unternehmen wichtig. Woher weiß ich, welche Lösung wirklich passt?

Roßky: Wenn man die Digitalisierung des Rechnungsausgangs nimmt, ist eine Optimierung hier grundsätzlich gut machbar. Das hat einen einfachen Grund: Es gibt ein bewährtes System, an dem sich jeder orientieren kann. Egal ob Unternehmer oder Dienstleister. Wichtig sind im Grunde nur zwei bis drei Grundüberlegungen.

Erstens müssen die Ziele und der Bedarf ermitteln werden. Legen Sie also Probleme offen – Kostenfaktoren, Fehlerquoten, problematische Zahlungseingänge, heterogene Rechnungsanforderungen, also eine B2G- oder B2B-Kundenstruktur etwa. Je nach Kunden sind ja wie im Vorfeld geschildert die Spielregeln hier manchmal einfach unterschiedliche.

Auf dieser Basis können dann im zweiten Schritt aber direkt die Optimierungsmöglichkeiten erkannt und umgesetzt werden. Das ergibt sich nach einer sauberen Analyse häufig fast von selbst. Drittens darf man aber keinesfalls vergessen, dass es bei der Optimierung des Rechnungsausgangs immer um ökonomische Faktoren geht. Es steht also im Vordergrund, dass es sich schlussendlich finanziell rentiert. Hier hilft im Zweifel ein externer Dienstleister mir Rat und Tat weiter, gerade wenn es in den Automatisierungsbereich übergehen soll.

Über den Experten

Tim Roßky ist seit Juli 2021 Geschäftsführer der Ximantix Software GmbH mit Sitz in München. Zuvor arbeitete der erfahrene Manager bereits an zahlreichen Stationen und erfolgreichen Engagements in der Belegdigitalisierungsbranche unter anderem in multikulturellen Umgebungen.