Unternehmen denken darüber nach, wie sie ihre Büros smart machen. Viele Mitarbeiter erwarten eine flexible Umgebung, die sie bei Bedarf aufsuchen. Ein solches Smart Office steigert die Produktivität und erhöht die Zufriedenheit – und die Unternehmen sparen Kosten.
Ein Smart Office verbessert die Employee Experience. Diese wiederum hat direkten Einfluss auf den Erfolg eines Unternehmens. Laut dem Global Customer Experience Report 2023 von NTT sind 91 Prozent der Unternehmen der Meinung, dass zufriedene Mitarbeitende sich auf ihren Gewinn auswirken. Nun stellt sich die Frage, mit welchen Technologien ein Büro smart wird. Der IT-Dienstleister NTT Ltd., der selbst sein Münchner Büro in dieser Art umgestaltet hat, nennt die wichtigsten Aspekte dabei.
1. Vielfältige Arbeitsbereiche
Für unterschiedliche Tätigkeiten benötigen Mitarbeitende in Zeiten von New Work verschiedene Arbeitsumgebungen. Das sollte ein Bürogebäude widerspiegeln. Nötig sind sowohl klassische Bürobereiche und ruhige Einzelplätze für konzentriertes Arbeiten als auch Co-Working Spaces, Lounges, Projekt- und Meeting-Räume, die den Austausch mit anderen erleichtern und eine kreative Zusammenarbeit fördern. Höhenverstellbare Schreibtische und ergonomische Stühle an den Arbeitsplätzen sind Pflicht, Lounges und andere Open Spaces dürfen gerne bunt und wohnlich sein. Hilfreich ist es, wenn sich Flächen leicht umgestalten lassen, sodass sie beispielsweise für Besprechungen, Webinare und Vor-Ort-Veranstaltungen genutzt werden können.
2. Buchungssystem für Arbeitsplätze und Räume
Haben Mitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz, herrscht oft Unsicherheit, ob und wo sich ein freier Schreibtisch finden lässt. Können sie einen Arbeitsplatz oder einen Meeting-Raum vorab über ein Buchungssystem reservieren, verhindert das frustrierende Erlebnisse. Praktisch sind energiesparende E-Ink-Displays, die den Belegungsstatus direkt am Tisch oder Raum anzeigen und spontane Buchungen per Knopfdruck erlauben. Anwesenheitssensoren für Tische und smarte Videokonferenzsysteme liefern Informationen darüber, ob gebuchte Tische und Räume tatsächlich genutzt werden. Diese Daten helfen Unternehmen, die Auslastung zu ermitteln, um etwa Handwerksarbeiten in Zeiten geringerer Auslastung zu verlegen und zu verstehen, ob und wie gut die Räumlichkeiten überhaupt zum Bedarf der Mitarbeitenden passen.
3. Moderne technische Ausstattung
Ein Smart Office ist ein Wireless-only Office, in dem die Mitarbeitenden sofort loslegen können, ohne erst Kabel anzustecken oder Adapter zu suchen. Das erleichtert den Wechsel zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen. Ein modernes Wi-Fi 6 oder 6E garantiert dabei schnelle und zuverlässige Verbindungen bis in den letzten Winkel. Große Monitore an den Arbeitsplätzen erleichtern das Arbeiten, während Smartboards und Videosysteme in den Projekt- und Meeting-Räumen bei Besprechungen unterstützen. Dank der Videosysteme sind auch die remote arbeitenden Kolleginnen und Kollegen gleichberechtigte Teilnehmende und nicht nur kaum wahrnehmbares Beiwerk auf einem kleinen Notebook-Display. Es kann durchaus sinnvoll sein, auch Küche, Pausenraum oder Open Spaces mit Videosystemen auszustatten, sodass verteilt arbeitende Teams ihre Pausen gemeinsam verbringen, um enger zusammenzuwachsen.
4. Infoterminal für Besucher
Ein Infoterminal im Eingangsbereich ist eine praktische Hilfe für Gäste und auswärtige Kolleginnen und Kollegen. Sie können sich dort beispielsweise als Besuchende registrieren, sodass die Mitarbeitenden, die sie erwarten, eine Nachricht bekommen. Oder sie rufen einen Büroplan auf, um sich Meeting-Räume und andere Points of Interest sowie den Weg dorthin anzeigen zu lassen. Via QR-Code oder NFC findet die Route unkompliziert den Weg aufs eigene Smartphone. Insbesondere in großen Büroumgebungen, die sich über mehrere Etagen erstrecken, stellt eine Indoor-Navigation auf Basis von Bluetooth oder WLAN sicher, dass sich niemand verläuft.
5. Gesunde Arbeitsumgebung
Produktives Arbeiten ist nur in einer Umgebung möglich, in der sich die Mitarbeitenden wohlfühlen. Ist es zu warm, zu dunkel oder zu laut, führt dies – manchmal auch unbewusst – zu Stress, und die Leistungsfähigkeit sinkt. In einem Smart Office wachen daher Sensoren über Temperatur, Helligkeit, Lautstärke und Luftqualität (CO2-Gehalt, Luftfeuchtigkeit, Schadstoffgehalt). Zwar haben Unternehmen nicht immer Zugriff auf die Gebäudetechnik, um etwa die Heizung automatisch herunterzudrehen oder das Licht einzuschalten, wenn es notwendig ist. Doch Hinweise, zum Beispiel ein Fenster zu öffnen, lassen sich relativ leicht auf dem Desktop der Mitarbeitenden einblenden. Im einfachsten Fall kann schon eine CO2-Ampel an das regelmäßige Lüften erinnern.
6. Niedriger Energieverbrauch
Ein smartes Büro ist nachhaltig und hilft, Kosten zu senken und die Umwelt zu schonen. Das fängt bei den Shared Desks an, durch die Unternehmen weniger Bürofläche benötigen und dadurch auch weniger Fläche beheizen und beleuchten müssen. Erfassen sie zudem die Belegung der Arbeitsplätze und Räume, können sie ungenutzte Bereiche und Tische gezielt stromlos schalten, sodass Geräte im Stand-by keinen Strom verbrauchen und das Licht nicht dauerhaft brennt. Im Idealfall kann auch die Heizungssteuerung an die Belegung gekoppelt werden. Darüber hinaus gilt es, den Stromverbrauch einzelner Geräte und Bürobereiche möglichst granular zu messen, sei es mittels smarter Steckdosen, Kabelklemmen am Stromkreis oder Fingerprinting am Smart Meter, denn nur so lassen sich große Verbraucher identifizieren und Optimierungspotenziale erkennen. Viele Netzwerkgeräte ermitteln ihren Stromverbrauch selbst. Moderne Access Points reduzieren die Sendeleistung, wenn nur wenig Datenverkehr anfällt.
„Ein Smart Office orientiert sich an den Bedürfnissen der Mitarbeiter“, betont Kai Grunwitz, Geschäftsführer von NTT Ltd. in Deutschland. „Es bietet ihnen immer genau die Arbeitsumgebung, die sie für ihre jeweilige Aufgabe benötigen und sorgt dafür, dass sie sich wohlfühlen.“ Das gesamte Büro ist vernetzt und liefert fortwährend Daten, die sich auswerten lassen und Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen. Genau daran hapere es vielerorts aber noch: „Die meisten Unternehmen erfassen schlicht zu wenig Daten und können deshalb keine gezielten Maßnahmen einleiten, um beispielsweise ihren Energieverbrauch zu senken oder das Büro besser an die Arbeitsvorlieben der Belegschaft anzupassen.“ Jürgen Frisch
