Für die Optimierung der Zusammenarbeit im Unternehmen sind mehrere Komponenten wichtig: die Arbeitsorganisation, die Fähigkeiten und Einstellungen der Mitarbeiter und – besonders wichtig – die Qualität und Sicherheit der eingesetzten Collaboration-Tools.
Ausgelöst durch die Zwänge der Pandemie verändern sich die Formen und Formate professioneller Zusammenarbeit gerade in unerwarteter Geschwindigkeit. Das betrifft global beispielsweise die Organisation der Lieferketten und auf Ebene der Unternehmen die Art und Weise, wie die Zusammenarbeit intern und mit Partnern gestaltet wird. Der Zwang zum Homeoffice hat viele verkrustete Strukturen aufgebrochen und jahrzehntealte Ressentiments in den Orkus der Geschichte gespült. Das eröffnet nicht nur die Chance zur Neuorientierung. Es stellt sich zunehmend als unabdingbar heraus, neue Formen der Zusammenarbeit für künftige Herausforderungen zu entwickeln, die weit über die temporäre Bewältigung einer Ausnahmesituation hinausgehen.
In diesem Umbruchszenario ist es wichtig, an allen drei relevanten Bausteinen zu arbeiten. Das betrifft die Unternehmensstruktur und -kultur selbst, die Menschen, die dort arbeiten, und die Collaboration-Tools, die ihnen zur Verfügung gestellt werden. Wir haben erfahren, wie hinderlich die starren Grenzen und verschlungenen Pfade von Abteilungsgliederungen und Matrix-Strukturen sind. Viele Unternehmen haben begonnen, sich zu atmenden, lernenden, virtuellen Organisationen weiterzuentwickeln. Das erfordert vom Management eines Unternehmens Mut, Weitsicht, Fehlertoleranz und Innovationsbudgets. Die Führungskräfte müssen die Veränderungen nicht nur organisieren, sondern auch das dafür nötige Mindset vorleben. Denn struktureller Wandel ist immer auch Kulturwandel. Es geht sowohl um die Bildung interdisziplinärer, erfolgsorientierter, sich zumindest teilweise selbst organisierender Teams als auch um neue Formen von Zuständigkeiten, Erfolgsmessung, Bewertung, Aufstiegsmöglichkeiten und Belohnungssystemen für kooperatives Verhalten.
Die für jeden Mitarbeiter verbundenen Einstellungsänderungen sind der vielleicht schwierigste – und damit wichtigste – Teil des Wandels. Der gelingt umso leichter, je besser die dafür zur Verfügung gestellten Tools sind. Silos, Medienbrüche, mangelhafte Interoperabilität und divergierende Bedienlogiken in Collaboration-Tools sind deshalb ein No-Go. Für die inter- und intradisziplinäre Zusammenarbeit von Teams sind Anwendungen nötig, die gängige Arbeitspraktiken wie Kommunikation, Aufgabenverwaltung oder Projektmanagement abbilden und darüber hinaus Raum und Gelegenheit für freie Ideensammlungen bieten. Früher nannte man das einmal Brainstorming – das wurde bevorzugt in einem separaten Meeting pro Quartal geübt. Heute lässt sich so etwas in geeigneten Anwendungen jederzeit praktizieren. Ideen sind schließlich nicht auf fixe Meeting-Stunden begrenzt. Je souveräner Mitarbeiter dank entsprechender Trainings mit den Collaboration-Tools umgehen, desto mehr zahlt das auf die Innovationskraft eines Unternehmens ein. Die wiederum kann am Ende des Tages den Unterschied ausmachen. jf
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Über die Autorin
Andrea Wörrlein ist Geschäftsführerin von VNC in Berlin und Verwaltungsrätin der VNC AG in Zug. Das Unternehmen entwickelt Open-Source-basierte Anwendungen für die Kommunikation und Kollaboration in großen Unternehmen.
